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Ingentis distribution.list
Dynamische E-Mail-Verteilergruppen

Ingentis distribution.list
Dynamische E-Mail-Verteilergruppen

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Software für das intelligente Management dynamischer Verteilerlisten

Mit der Software Ingentis distribution.list erstellen Sie dynamische E-Mail-Verteiler- und Sicherheitsgruppen schnell und unkompliziert. Die Mitglieder der Gruppen werden anhand von individuellen Filtern und Bedingungen ermittelt. Dabei können die einzelnen Kriterien beliebig miteinander verknüpft werden. Die so erstellten dynamischen Gruppen lassen sich außerdem mit Systemen wie Active Directory, MS Exchange, Microsoft 365, Azure AD oder HCL Notes synchronisieren.

Integrieren Sie unsere Software für E-Mail-Verteiler in Ihre bestehende Infrastruktur

Beschreibung des Workflow in Ingentis distribution.list

Ingentis distribution.list schließt die Lücken zwischen führenden Datenquellen wie Ihrem Personalsystem (z.B. SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday, Oracle HCM, PeopleSoft und viele weitere) und Ihrem Active Directoy, MS Exchange, Microsoft 365, Azure AD, HCL Notes oder anderen Zielsystemen. Dazu werden Daten aus dem führenden System regelmäßig, beispielsweise täglich, von Ingentis distribution.list eingelesen und verarbeitet. Das können Stammdaten eines Nutzers sein oder aber auch strukturelle Zuordnungen.
Nachdem Sie Ihre Regeln festgelegt haben, folgt der Abgleich der aktualisierten Gruppen mit dem Zielsystem. So stehen Ihnen immer die aktuellsten Gruppen zur Verfügung, die Sie dann für den E-Mail-Versand, für Sicherheits- oder für andere Gruppen einsetzen können.

Alle Features von Ingentis distribution.list

Schnittstellen zu führenden Datenquellen

Über zahlreiche Schnittstellen können Sie Ingentis distribution.list schnell und unkompliziert an nahezu jede Datenquelle anbinden. Das können zum Beispiel führende Personalwirtschaftssysteme von SAP, Workday, Oracle, PeopleSoft oder P&I sein.
Aber auch Datenbanken (z.B. Microsoft SQL Server), Verzeichnisdienste (z.B.  LDAP / Active Directory) oder flache Dateien wie Excel und CSV können als Datenquelle dienen.

Im Fall von SAP HCM lassen sich über einen leistungsfähigen Funktionsbaustein Personalstammdaten aus SAP HCM PA und Organisationsstrukturdaten aus dem SAP HCM Organisationsmanagement auslesen. Mit einem eigenen IMG kann der Funktionsbaustein an individuelle Anforderungen angepasst werden. So können Sie auch individuelle Infotypen und Felder auslesen und diese in Ingentis distribution.list als Selektionskriterium nutzen.

Die Synchronisation von Verteilerlisten mit Zielsystem

Die von Ingentis distribution.list generierten E-Mail-Verteiler können automatisch und zeitgesteuert mit Ihrem bestehenden Active Directory oder Mail-System synchronisiert werden. Hierfür stehen Ihnen Schnittstellen zu MS Exchange/Outlook, Active Directory, MS Office 365 / Azure AD und HCL Notes zur Verfügung.

Synchronisation via MS Exchange/Active Directory

Ingentis distribution.list synchronisiert die aktuellste Version Ihrer Verteilergruppen automatisch mit Active Directory. Wie sich distribution.list z.B. bei leeren E-Mail-Verteilern oder noch nicht vorhandenen Gruppen im Active Directory verhalten soll, können Sie völlig flexibel bestimmen. Die Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit, den Typ einer Verteilergruppen zu definieren.

Synchronisation mit HCL Notes

Ingentis distribution.list synchronisiert die aktualisierten E-Mail-Verteiler auf Wunsch automatisch mit HCL Notes. Die aktualisierten E-Mail-Verteiler stehen Ihnen dadurch in Ihrem Lotus Notes-Adressbuch zur Verfügung. Unsere Software verarbeitet zudem problemlos den häufig auftretenden 32k-Fehler: Dabei werden Gruppen in Untergruppen unterteilt, wenn die Mitgliederzahl zu hoch ist.
distribution.list unterstützt darüber hinaus die Erstellung und Pflege von ACL-Gruppen.

Synchronisation mit MS Office 365 / Azure AD

Für die Synchronisation mit Microsoft Office 365/Azure AD nutzt Ingentis distribution.list die MS Graph API. Neu erstellte Verteiler- und/oder Sicherheitsgruppen werden automatisch auch im Zielsystem angelegt und aktuell gehalten. Aus Sicherheitsgründen aktualisiert Ingentis distribution.list nicht bereits vorhandene Gruppen in Azure AD, sondern nur die, die von Ingentis distribution.list erstellt wurden. 

Synchronisation mit anderen Zielsystemen

Mit Ingentis org.manager erstellte Verteilergruppen können also Flat Files wie z.B. CSV oder XML exportiert werden. Diese Dateien können dann in anderen Anwendungen wie etwa Identity Management Systemen eingesetzt werden.

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Dynamische Kriterien

Ingentis distribution.list ermittelt die Mitglieder einer Gruppe anhand von individuellen Kriterien. Nutzer, deren Attributwerte diesen vordefinierten Filtern entsprechen, werden automatisch zu Mitgliedern der Gruppe. Änderungen in den Stammdaten führen damit automatisch zu Änderungen bei den Gruppenzugehörigkeiten der betroffenen User. Die Konfiguration der Bedingungen erfolgt über eine übersichtliche Maske und erfordert keinerlei Programmierkenntnisse.
Durch einen “Struktur von”-Befehl kann Ingentis distribution.list außerdem Berichtslinien berücksichtigen. In diesem Fall fügt unsere Software alle Mitarbeiter zu einer Gruppe hinzu, die direkt oder indirekt an die ausgewählte Person berichten.

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Datensynchronisation - Einheitliche Stammdaten

In Ihrem Personalwirtschaftssystem haben Sie sauber gepflegte Daten und Ihre IT-Abteilung überträgt diese manuell in das Active Directory? Mit Ingentis distribution.list läuft auch dieser Prozess vollautomatisch!
Sie müssen lediglich definieren, welche Attribute auf Ihrem führenden Quellsystem im Active Directory aktualisiert werden sollen. Mögliche Attribute sind beispielsweise Abteilung, Stellenbezeichnung, Standort, Gebäude oder Projektteam.

E-Mail Versand

Mit Ingentis distribution.list können Sie den Versand von E-Mails direkt aus der Anwendung heraus starten. Wie bei Ihrem E-Mail-Programm sind Betreff, Inhalt und Anhang der Nachricht frei gestaltbar. Durch die Verwendung von individuellen E-Mail-Vorlagen können z.B. die Corporate Identity-Richtlinien Ihres Unternehmens immer eingehalten werden.
Eine Serienbrieffunktionalität ermöglicht Ihnen ein personalisiertes Anschreiben. Der E-Mail-Versand wird in einem Protokoll aufgezeichnet, sodass Sie jederzeit nachverfolgen können, ob die E-Mail zugestellt wurde.

SMTP Proxy

Die in Ingentis distribution.list erstellten E-Mail-Verteiler sind über eine eigene E-Mail-Adresse im SMTP Proxy erreichbar. E-Mails an diese E-Mail-Verteiler können so auch ohne eine Synchronisation mit dem Mailsystem über den vorhandenen E-Mail Client versendet werden. Auf diese Weise lassen sich die Anzahl der im Active Directory gepflegten Gruppen sowie die Gruppenzugehörigkeiten eines jeden Nutzers reduzieren.

Zugriffs- und User-Management

Ingentis distribution.list ist eine web-basierte, via Internet Browser zugängliche Anwendung mit nativer Nutzerverwaltung. Dank dieser ist nicht nur eine detaillierte Konfiguration von Features möglich, sondern auch die Zugriffsverwaltung für Daten und Aktionen pro Nutzer problemlos durchführbar.

Ereignisbasiertes PowerShell Plug-In

Ingentis distribution.list beinhaltet ein PowerShell Plug-In, welches immer dann maßgeschneiderte Skripte anstößt, wenn die Software ein bestimmtes Ereignis meldet. Dadurch ist sichergestellt, dass Ingentis distribution.list sich so verhält, wie von der IT-Abteilung vorgegeben.

Ingentis distribution.list auf einen Blick

Beliebte Anwendungsbeispiele von Ingentis distribution.list

Im Unternehmen soll ein E-Mail-Verteiler mit den Mitarbeitern aus Personal- und IT-Abteilung erstellt werden

In Ingentis distribution.list definieren Sie dafür z.B. folgende Kriterien:

  • Abteilung des Mitarbeiters = Personal oder
  • Abteilung des Mitarbeiters = IT.

Folgende Personen befinden sich daraufhin im E-Mail-Verteiler: Emily Müller (HR), Tina Schmidt (IT) und Jan Maier (IT). Jan Maier wechselt zu einem späteren Zeitpunkt in die Finanzabteilung. Die Änderung wird von der zuständigen Sachbearbeiterin nachmittags im Personalwirtschaftssystem erfasst. Über Nacht gleicht Ingentis distribution.list die Daten automatisch ab und ermittelt die Empfänger neu. Am darauffolgenden Morgen befinden sich nun nur noch Emily Müller (HR) und Tina Schmidt (IT) im E-Mail-Verteiler.

Aufgrund von Sanierungsarbeiten sollen die Mitarbeiter eines Gebäudes über ihren Umzug informiert werden

Dieses Beispiel betrifft all Mitarbeiter, die in einem bestimmten Gebäude ansässig sind. Dabei kann ein Gebäude bzw. sein Name auf verschiedene Arten im Hauptsystem hinterlegt sein, z.B. über den Straßennamen oder einen fiktiven Namen. Geben wir dem Gebäude in diesem Beispiel den Namen “Gebäude A”. Damit gilt als Kriterium für die Verteilerliste:

  • Name des Gebäudes, in dem der Mitarbeiter sitzt = Gebäude A

Nachdem dieses Kriterium ausgewählt wurde, erstellt distribution.list die entsprechende Mailingliste.

Alle Ersthelfer des Unternehmens sollen Informationen zum bevorstehenden Auffrischungskurs erhalten

Abhängig von Ihrem Hauptsystem, gibt es verschiedenen Möglichkeiten zu hinterlegen, ob ein Mitarbeiter Ersthelfer ist. Vielleicht lässt sich das entsprechende Feld bei Ihnen mit “Ja”, “+” oder “1” befüllen, wenn das der Fall ist. Die gegenteiligen, negativen Werte wären dann “Nein”, “-” oder “0”. Um nun also eine Verteilerliste zu generieren, die alle Ersthelfer anspricht, muss der positive Wert gewählt sein, z.B.:

  • Ersthelfer = Ja

Weitere Beispiele zur Erstellung und Verwaltung dynamischer Verteilergruppen

Verteilergruppen basierend auf geographischen Informationen, zum Beispiel eine Gruppe je Land, Region, Standort usw. 

 

 

Verteilerlisten auf Basis von Mitarbeitergruppen, beispielsweise eine Gruppe für alle Festangestellten, eine für alle Teilzeitkräfte usw. 

Verteilerlisten basierend auf der Hierarchie, zum Beispiel Mitarbeiter unterhalb eines bestimmten Managers oder alle Mitarbeiter aus einer Organisationseinheit und darunter

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