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Ingentis distribution.list

E-Mail Verteilerlisten

Ingentis distribution.list

E-Mail Verteilerlisten

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Intelligentes Management dynamischer Verteilergruppen

Mit Ingentis distribution.list erstellen Sie dynamische E-Mail Verteilergruppen oder Sicherheitsgruppen schnell und unkompliziert. Die Mitglieder dieser Gruppen werden anhand von Filtern und Bedingungen ermittelt. Die einzelnen Kriterien können beliebig miteinander verknüpft werden. Schließlich können die dynamischen Gruppen mit Systemen wie Active Directory, Exchange oder IBM / Lotus Notes synchronisiert werden.

Integrieren Sie distribution.list in Ihre bestehende Infrastruktur

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Ingentis distribution.list schließt die Lücken zwischen führenden Datenquellen wie etwa Ihrem Personalsystem und Ihrem Active Directoy, IBM / Lotus Notes oder anderen Zielsystemen. Dazu werden Daten aus dem führenden System regelmäßig, beispielsweise täglich, von distribution.list eingelesen und verarbeitet. Das können unter anderem Stammdaten eines Nutzers sein oder strukturelle Zuordnungen.
Nachdem die von Ihnen festgelegten Regeln angewendet werden, können die aktualisierten Gruppen mit dem Zielsystem abgeglichen werden. So stehen Ihnen immer die aktuellsten Gruppen zur Verfügung, die für den E-Mail-Versand, für Sicherheits- oder andere Gruppen eingesetzt werden können.

Alle Features von Ingentis distribution.list

Schnittstellen zu führenden Datenquellen

Über zahlreiche Schnittstellen können Sie Ingentis distribution.list schnell und unkompliziert an nahezu jede Datenquelle anbinden. Dies können zum Beispiel führende Personalwirtschaftssysteme wie etwa von SAP, Workday, Oracle, PeopleSoft oder P&I sein.
Daneben können auch Datenbanken (z.B. Microsoft SQL Server), Verzeichnisdienste (z.B.  LDAP / Active Directory) oder flache Dateien wie Excel und CSV als Datenquelle dienen.

Im Fall von SAP HCM lassen sich über einen leistungsfähigen Funktionsbaustein Personalstammdaten aus SAP HCM PA und Organisationsstrukturdaten aus dem SAP HCM Organisationsmanagement auslesen. Mit einem eigenen IMG kann der Funktionsbaustein an individuelle Anforderungen angepasst werden. So können Sie auch individuelle Infotypen und Felder auslesen und diese in distribution.list als Selektionskriterium nutzen.

Die Synchronisation von Verteilerlisten mit Zielsystem

Die von Ingentis distribution.list generierten E-Mail-Verteiler können automatisch und zeitgesteuert mit Ihrem bestehenden Active Directory oder Mail-System synchronisiert werden. Hierfür stehen Ihnen Schnittstellen zu MS Exchange/Outlook, Active Directory und Lotus Notes zur Verfügung.

Synchronisation via MS Exchange/Active Directory

Ingentis distribution.list synchronisiert die aktuellste Version Ihrer Verteilergruppen automatisch mit Active Directory. Wie sich distribution.list z.B. bei leeren E-Mail-Verteilern oder noch nicht vorhandenen Gruppen im Active Directory verhalten soll, können Sie völlig flexibel bestimmen. Die Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit, den Typ einer Verteilergruppen zu definieren.

Synchronisation mit Lotus Notes

Ingentis distribution.list synchronisiert die aktualisierten E-Mail-Verteiler auf Wunsch automatisch mit IBEM / Lotus Notes. Die aktualisierten E-Mail-Verteiler stehen Ihnen dadurch in Ihrem Lotus Notes-Adressbuch zur Verfügung. Unsere Software verarbeitet zudem problemlos den häufig auftretenden 32k-Fehler: Dabei werden Gruppen in Untergruppen unterteilt, wenn die Mitgliederzahl zu hoch ist.
distribution.list unterstützt darüber hinaus die Erstellung und Pflege von ACL-Gruppen.

Synchronisation mit anderen Zielsystemen

Mit Ingentis org.manager erstellte Verteilergruppen können also Flat Files wie z.B. CSV oder XML exportiert werden. Diese Dateien können dann in anderen Anwendungen wie etwa Identity Management Systemen eingesetzt werden.

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Dynamische Kriterien

Ingentis distribution.list ermittelt die Mitglieder einer Gruppe anhand von vordefinierten Kriterien. Nutzer, deren Attributwerte dem jeweiligen Filter entsprechen, werden so automatisch zu Gruppen hinzugefügt oder entfernt. Änderungen in den Stammdaten führen damit automatisch zu Änderungen bei den Gruppenzugehörigkeiten der betroffenen User. Die Konfiguration der Bedingungen erfolgt über eine übersichtliche Maske und erfordert keinerlei Programmierkenntnisse.

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Datensynchronisation - Einheitliche Stammdaten

In Ihrem Personalwirtschaftssystem haben Sie sauber gepflegte Daten und Ihre IT-Abteilung überträgt diese manuell in das Active Directory?
Mit Ingentis distribution.list läuft auch dieser Prozess vollautomatisch! Sie müssen lediglich definieren, welche Attribute auf Ihrem führenden Quellsystem im Active Directory aktualisiert werden sollen. Mögliche Attribute sind beispielsweise Abteilung, Stellenbezeichnung, Standort, Gebäude oder Projektteam.

E-Mail Versand

Mit Ingentis distribution.list können Sie den Versand von E-Mails direkt aus der Anwendung heraus starten. Wie bei Ihrem E-Mail-Programm sind Betreff, Inhalt und Anhang der Nachricht frei gestaltbar. Durch die Verwendung von individuellen E-Mail-Vorlagen können z.B. die Corporate Identity – Richtlinien Ihres Unternehmens immer eingehalten werden.
Eine Serienbrieffunktionalität ermöglicht Ihnen ein personalisiertes Anschreiben. Der E-Mail-Versand wird in einem Protokoll aufgezeichnet, so dass Sie jederzeit nachverfolgen können, ob die E-Mail zugestellt wurde.

SMTP Proxy

Die in Ingentis distribution.list erstellten E-Mail-Verteiler sind über eine eigene E-Mail-Adresse im SMTP Proxy erreichbar. E-Mails an diese E-Mail-Verteiler können so auch ohne eine Synchronisation mit dem Mailsystem über den vorhandenen E-Mail Client versendet werden. Auf diese Weise lassen sich die Anzahl der im Active Directory gepflegten Gruppen sowie die Gruppenzugehörigkeiten eines jeden Nutzers reduzieren.

Zugriffs- und User-Management

Ingentis distribution.list ist eine web-basierte, via Internet Browser zugängliche Anwendung mit nativer Nutzerverwaltung. Dank dieser ist nicht nur eine detaillierte Konfiguration von Features möglich, sondern auch die Zugriffsverwaltung für Daten und Aktionen pro Nutzer problemlos durchführbar.

Ereignisbasiertes PowerShell Plug-In

Ingentis distribution.list kommt inklusive PowerShell Plug-In, welches immer dann maßgeschneiderte Skripte anstößt, wenn distribution.list ein bestimmtes Ereignis meldet. Dadurch ist sichergestellt, dass distribution.list sich so verhält, wie von der IT-Abteilung vorgegeben.

Ingentis distribution.list auf einen Blick

Anwendungsbeispiele

Im Unternehmen soll ein E-Mail-Verteiler mit den Mitarbeitern aus Personal- und IT-Abteilung erstellt werden

In Ingentis distribution.list definieren Sie dafür z.B. folgende Kriterien:

  • Abteilung des Mitarbeiters = Personal oder
  • Abteilung des Mitarbeiters = IT.

Folgende Personen befinden sich daraufhin im E-Mail-Verteiler: Emily Müller (HR), Tina Schmidt (IT) und Jan Maier (IT). Jan Maier wechselt zu einem späteren Zeitpunkt in die Finanzabteilung. Die Änderung wird von der zuständigen Sachbearbeiterin nachmittags im Personalwirtschaftssystem erfasst. Über Nacht gleicht Ingentis distribution.list die Daten automatisch ab und ermittelt die Empfänger neu. Am darauffolgenden Morgen befinden sich nun nur noch Emily Müller (HR) und Tina Schmidt (IT) im E-Mail-Verteiler.

Aufgrund von Sanierungsarbeiten sollen die Mitarbeiter eines Gebäudes über ihren Umzug informiert werden

Dieses Beispiel betrifft all Mitarbeiter, die in einem bestimmten Gebäude ansässig sind. Dabei kann ein Gebäude bzw. sein Name auf verschiedene Arten im Hauptsystem hinterlegt sein, z.B. über den Straßennamen oder einen fiktiven Namen. Geben wir dem Gebäude in diesem Beispiel den Namen “Gebäude A”. Damit gilt als Kriterium für die Verteilerliste:

  • Name des Gebäudes, in dem der Mitarbeiter sitzt = Gebäude A

Nachdem dieses Kriterium ausgewählt wurde, erstellt distribution.list die entsprechende Mailingliste.

Alle Ersthelfer des Unternehmens sollen Informationen zum bevorstehenden Auffrischungskurs erhalten

Abhängig von Ihrem Hauptsystem, gibt es verschiedenen Möglichkeiten zu hinterlegen, ob ein Mitarbeiter Ersthelfer ist. Vielleicht lässt sich das entsprechende Feld bei Ihnen mit “Ja”, “+” oder “1” befüllen, wenn das der Fall ist. Die gegenteiligen, negativen Werte wären dann “Nein”, “-” oder “0”. Um nun also eine Verteilerliste zu generieren, die alle Ersthelfer anspricht, muss der positive Wert gewählt sein, z.B.:

  • Ersthelfer = Ja

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