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Effektiver Umgang mit einer alternden Belegschaft

Wie Organigramme und die Visualisierung von HR-Daten dabei unterstützen

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Drei wesentliche Trends formen heute die Arbeitswelt von morgen: Der alternde Personalbestand, die in den Arbeitsmarkt eintretenden Millennium-Generation sowie die kulturelle Vielfalt der Arbeitskräfte auf dem Markt. In diesem Artikel möchten wir uns auf die alternde Belegschaft fokussieren. Warum dieses Thema wichtig ist, zeigt sich, wenn man sich folgende Zahlen ansieht.
Seit 2011 werden jedes Jahr zehntausende von Babyboomern 65 Jahre alt. Dieser Trend wird bis 2030 anhalten. Im Jahr 2020 ist bereits einer von vier Mitarbeitern 55 Jahre oder älter. Im Jahr 2024 hat außerdem einer von vier Mitarbeitern ein Alter von 65 Jahren oder mehr erreicht. Dieses wird standardmäßig für Messungen der zu erwartenden Rentenaustritte in Unternehmen genutzt.

In einer Studie von Willis Towers Watson (cf. Umfragereport “Working late: Managing the wave of U.S. retirement”1) gaben 80% der befragten Organisationen an, dass die Verwaltung des älter werdenden Personalbestands eine wichtige Unternehmensfrage ist. Allerdings machten nur 25% die Angabe, dass sie das Gefühl haben, dieser Aufgabe auch wirklich gerecht zu werden. Dabei geht es nicht nur um die Stellenbesetzung und Personalplanung. Besonders kritisch ist der Verlust von intellektuellem Kapital, welcher erhebliche Kosten verursachen kann, wenn sich ein Unternehmen nicht rechtzeitig damit beschäftigt. Um zukünftige Rentenaustritte effektiv verwalten und rechtzeitig Pläne für die Nachfolge machen zu können, müssen Firmen verstehen, wie sich ihr Personal zusammensetzt.

Im Hinblick auf die berufliche Entwicklung und der gleichzeitigen Reduzierung des Risikos geistiges Kapital zu verlieren, haben sich Mentorenprogramme als effektive Maßnahme erwiesen. Indem ein neuer und häufig auch junger Mitarbeiter einen älteren, erfahrenen Angestellten an die Seite bekommt, findet ein Erfahrens- und Wissensaustausch statt, von dem am Ende nicht nur die Mitarbeiter, sondern vor allem auch das Unternehmen profitiert.

1 | Quelle: https://www.willistowerswatson.com/en-US/Insights/2018/12/working-late-managing-the-wave-of-us-retirement

Ansätze für den Umgang mit dem alternden Personalbestand

Um effektiv mit den Konsequenzen einer älter werdenden Belegschaft umgehen zu können, ist es für Unternehmen unverzichtbar zu wissen, zu welchem Zeitpunkt es welchen Mitarbeitern möglich ist in Rente zu gehen. Wir zeigen Ihnen, wie Ingentis org.manager dabei helfen kann, die Personalstruktur zu analysieren und somit unter anderem folgende Fragen zu klären:

1. Welche Teile des Unternehmens sind am stärksten für eine Fluktuation aufgrund rentenbedingter Austritte anfällig?

2. Wissen wir, wann Babyboomer, die eine Schlüsselposition in der Organisation einnehmen, in Rente gehen?

3. Wie können wir besonders wichtige Babyboomer davon überzeugen, erst später in Rente zu gehen?

4. Gibt es einen Nachfolgeplan für die interne Nachbesetzung von Stellen, die aufgrund von Rentenaustritten frei werden?

5. Wie können wir das Wissen, die Fähigkeiten und die Erfahrung von Babyboomern auf jüngere Mitarbeiter übertragen?

6. Wie entwickeln wir eine Belegschaft, in der alle Altersklassen vertreten sind?

7. Wie können wir jüngere Mitarbeiter für uns gewinnen, stärker einbeziehen und halten?

Die Zusammensetzung der Belegschaft skizzieren

Initiativen wie Nachfolgepläne und Mentorenprogramme sind wichtige Faktoren für den Erfolg von Unternehmen mit einem alternden Personalbestand. Die Visualisierung und Beobachtung der Zusammensetzung des Personals in einem Unternehmen bildet eine grundlegende Voraussetzung dafür, besser bestimmen zu können welche Mitarbeiter als potenzielle Nachfolger in Frage kommen oder welche älteren Arbeitnehmer als Mentoren dienen sollen. Gleichzeitig kann so auf einen Blick festgestellt werden, welche Mitarbeiter in naher Zukunft rentenbedingt aus dem Unternehmen ausscheiden. 

Ingentis org.manager - Die alternde Belegschaft verwalten - Rentenaustritte in Jahren

Ingentis org.manager stellt ein Organigramm dar, das den Anteil der Mitarbeiter berechnet, die innerhalb der nächsten fünf Jahre in Rente gehen können. Außerdem zeigt es die Anzahl der Angestellten, die jetzt, in einem Jahr, in zwei bis drei, in vier bis fünf oder nach mehr als fünf Jahren in Rente gehen können. 

Ingentis org.manager – Die alternde Belegschaft verwalten – Personalzusammensetzung

Ingentis org.manager berechnet nicht nur einen Prozentsatz von Angestellten, die innerhalb der nächsten Jahre in Rente gehen können, die Software visualisiert auch zusätzliche Daten wie beispielsweise Dienstjahre oder Performance-Level, um besser einschätzen zu können, wer für welche Stelle als Nachfolge dienen könnte. Auf diese Weise wird die Nachfolgeplanung erheblich erleichtert.
Das Organigramm auf der linken Seite zeigt eine einfache Visualisierung, die dabei hilft, die Zusammensetzung der Belegschaft in Bezug auf deren Alter und zukünftige Rentenaustritte besser zu verstehen. Die Prozentzahlen zeigen an, wie groß der Anteil der Mitarbeiter, die innerhalb der nächsten fünf Jahre rentenbedingt ausscheiden könnten, in der jeweiligen Abteilung ist.

Einblicke in die alternde Belegschaft bis hin zum einzelnen Mitarbeiter

Unternehmens- oder abteilungsweite Kennzahlen können dabei helfen, die gesamte Personalstruktur zu verstehen und nachzuvollziehen, wo am meisten Fluktuation aufgrund von rentenbedingten Austritten stattfindet. Allerdings ist es genauso hilfreich für Unternehmen, diese Kennzahlen auch für einzelne Mitarbeiter zu betrachten. Ingentis org.manager bietet eine Organigramm-Perspektive, die diese KPIs zu jedem einzelnen Arbeitnehmer liefert. Das kann zum Beispiel beinhalten, wann sie das gesetzliche Rentenalter erreicht haben, ob sie wesentliche Leistungsträger sind und deren Dienstjahre.

Ingentis org.manager - Die alternde Belegschaft verwalten - Dashboard view

Ingentis org.manager kann mehr als nur Organigramme darstellen. Hier sehen Sie ein Beispiel unserer Dashboard-Ansicht, die die Zusammensetzung der alternden Belegschaft nach Abteilungen zeigt.

Ingentis org.manager - Die alternde Belegschaft verwalten - Kennzahlen im Organigramm

Ingentis org.manager kann für jeden Mitarbeiter visualisieren, wann er in Rente gehen kann, wie viele Dienstjahre er bereits hat und ob er ein wesentlicher Leistungsträger (blaues Icon mit Stern) ist. Die Ansichten können leicht gefiltert werden, um zum Beispiel nur die Angestellten anzuzeigen, die in drei oder weniger Jahren rentenbedient ausscheiden könnten. Basierend auf den Attributen, die sie wählen, entscheiden Sie selbst, welche Mitarbeiter angezeigt werden. 

Einfache Berichterstattung zum Thema alternder Personalbestand

Ingentis org.manager unterstützt Ihr Unternehmen durch die automatische Erstellung von Organigrammen und Dashboards ganz ohne manuellen Aufwand. Organigramme können in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Außerdem bietet die Software Optionen für Druck und Datenexport, sodass ein schnelles und einfaches Teilen der Informationen ermöglicht wird. Neue Erkenntnisse können so zum Beispiel in Form von einer PDF-Datei oder als Abschnitt in einer Präsentation zur Verfügung gestellt werden.
Für Unternehmen ist es essenziell Geschäftsentscheidungen auf Basis fundierter Daten zu treffen – das gilt auch in Bezug auf Rentenaustritte. Mentorenprogramme dienen dazu, das intellektuelle Kapital in der Organisation aufzubauen und zu erhalten, was wiederum zu einem Wettbewerbsvorteil und einer höheren Profitabilität des Personalbestands beitragen kann. Durch die Einführung von Ingentis org.manager können Sie sich bei wichtigen Entscheidungen auf eine solide Datenbasis verlassen und so Ihre Initiativen zur Verwaltung der alternden Belegschaft erfolgreich gestalten.

Informierte Entscheidungen im Hinblick auf eine alternde Belegschaft

Wenn Sie die Bedeutung und die Auswirkungen eines alternden Personalbestands verstanden haben, ist eine Lösung wie Ingentis org.manager sehr hilfreich, um die Belegschaft effektiv visualisieren und erfassen zu können. Unsere Lösung unterstützt Sie u.a. bei den folgenden Use Cases rund um dieses Thema:

  • Messen und visualisieren, wann welche Mitarbeiter das gesetzliche Rentenalter erreichen
  • Jüngere Mitarbeiter gewinnen und im Unternehmen halten
  • Dienstjahre der Mitarbeiter bestimmen und visualisieren
  • Feststellen, in welchen Abteilungen dir größte Fluktuation aufgrund rentenbedingter Austritte herrschen wird
  • Nachfolgepläne für Stellen schaffen, die ein Mitarbeiter besetzt, der innerhalb der nächsten Jahre in Rente geht
  • Mentorenprogramme etablieren, um intellektuelles Kapital im Unternehmen zu halten
  • Bestimmen, ob es Möglichkeiten/Programme gibt, die den Renteneintritt besonders wichtiger Mitarbeiter verzögern könnten
  • Voreingenommenheit gegenüber älteren Mitarbeitern eindämmen

Alle diese Fälle können Sie mithilfe des Ingentis org.manager-Features für People Analytics schnell angehen. Auf diese Weise sind Sie für zukünftige Rentenaustritte wichtiger Mitarbeiter bestens gewappnet.

Erleben Sie Ingentis org.manager– Melden Sie sich für ein kostenfreies Webinar an

Erstellen Sie Ihre Organigramme mit Ingentis org.manager und sparen Sie Zeit.
Wir freuen uns Ihnen Einblicke in unsere Organigramm-Lösungen zu geben.

 

Sehen Sie hier, wie Ingentis org.manager Sie bei der Verwaltung zukünftiger Rentenaustritte unterstützt

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In dieser Video-Demo sehen Sie Visualisierungsoptionen für den effektiven Umgang mit einer alternden Belegschaft mit Ingentis org.manager (in Englisch).

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