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Visualisierung von HR-Daten

Identifizieren Sie die Bedeutung Ihrer Daten

Wie jeder andere Unternehmensbereich beschäftigt sich auch die Personalabteilung mit einer großen Menge an Daten. In ihrem Fall handelt es sich um personenbezogene Daten. Je größer das Unternehmen, desto größer ist auch die Menge an verfügbaren Informationen. Dazu zählen Stammdaten wie Name, Personalnummer, zugeordnete Organisationseinheit, Urlaubstage aber auch Informationen zu den jeweiligen Aufgaben und besonderen Qualifikationen der Mitarbeitenden sowie Details zu Planstellen. All diese Fakten und Zahlen werden jedoch nicht grundlos im HR-System des Unternehmens oder in einer Excel-Tabelle gespeichert. Im Gegenteil: HR-Daten liefern wichtige Botschaften. Sie enthalten von der Organisation festgelegte Kennzahlen (KPIs), um Trends aufzuzeigen und zu erkennen, ob sich die Dinge in die richtige Richtung entwickeln. Die für Sie relevanten KPIs zu finden, kann jedoch eine echte Herausforderung sein. Die Frage ist: Wie kann jeder Ihre Personaldaten, egal wie komplex oder umfangreich sie auch sein mögen, am schnellsten verstehen? Wie lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Informationen wichtig sind und welche nicht? Wir sind überzeugt: Die Visualisierung von HR-Daten ist der Schlüssel.

Wir sind visuelle Wesen

Der Mensch ist ein visuelles Wesen. Bei der Beobachtung unserer Umwelt verlassen wir uns hauptsächlich auf unser Sehvermögen – die anderen Sinne nutzen wir erst danach. Erhebungen haben ergeben, dass etwa 83 % der menschlichen Wahrnehmung auf dem Sehen beruht, gefolgt vom Hören mit 11 %.1

 .Die Geruchs-, Tast- und Geschmacksempfindungen liegen zwischen 3 und 1 %. Diese Zahlen verdeutlichen bereits das große Potenzial visueller Reize. Darüber hinaus gibt es auch die Theorie des so genannten Bildüberlegenheitseffekts, die besagt, dass Bilder eher in Erinnerung bleiben als Worte. Auch wenn es bis heute keine endgültige Erklärung für seine Existenz gibt, wurde der Effekt in mehreren Experimenten wiederholt nachgewiesen.2 Auf Grundlage dieser Ergebnisse sind wir überzeugt, dass visuelle Reize zur Darstellung und damit zum Einprägen von Informationen beitragen.

Wie beschreibt man einen Kreis - HR Daten Visualisierung mit Ingentis org.manager

Wie beschreibt man … einen Kreis?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Daten visuell darzustellen, entweder durch Text oder mit Hilfe von Bildern. Häufig haben Bilder den Vorteil, dass sie Botschaften sehr schnell vermitteln, da alles auf einen Blick sichtbar und leicht zu verstehen ist. Aus eigener Erfahrung werden Sie vielleicht zustimmen, dass eine komplexe Situation leichter zu verstehen ist, wenn sie in Form einer Grafik oder eines Bildes dargestellt wird.

Wie lange brauchen Sie zum Beispiel, um die folgende Beschreibung zu verstehen? Eine geschlossene ebene Kurve, die aus mehreren Punkten besteht, welche sich in einem bestimmten Abstand von einem weiteren Punkt befinden, der als Mittelpunkt bezeichnet wird.

Wäre es nicht einfacher, einen Kreis einfach aufzuzeichnen, während man ihn erklärt?

1| Siehe zum Beispiel Florack, Scarabis, Primosch (2012, S. 325) oder Braem (2004, S. 192).
2| Siehe zum Beispiel Curran und Doyle (2011), Shepard (1967) oder McBride und Dosher (2002).

Die Dos and Don‘ts der HR-Datenvisualisierung

Bei der Visualisierung von Daten gibt es einige Richtlinien, die Orientierung bieten können und dabei helfen, brauchbare und aufschlussreiche Darstellungen zu kreieren.

Visualisieren Sie nicht nur, um zu visualisieren

Die Visualisierung von Daten bietet sich nicht für jede Situation an und sollte daher nicht in übertriebenem Maße angewendet werden. Ihr Publikum ist in der Lage, einfache und alltägliche Sachverhalte zu verstehen. Daher sollten Datenvisualisierungen nur zur Darstellung komplexer Daten und/oder umfangreicher Datenmengen verwendet werden, um ein schnelles und anhaltendes Verständnis zu ermöglichen.

Ziehen Sie die richtigen Schlüsse

Auch wenn einige Dinge gleichzeitig geschehen, stehen sie nicht unbedingt miteinander in Verbindung. Achten Sie bei der Visualisierung Ihrer Personaldaten darauf, dass tatsächlich eine Korrelation zwischen den jeweiligen Faktoren besteht, um falsche Schlussfolgerungen zu vermeiden. Das folgende Schaubild versucht beispielsweise zu belegen, dass eine Zunahme an Piraten die globale Erderwärmung beenden könnte. Unserer Ansicht nach ist das unschlüssig.

Globale Durchschnittstemperatur vs. Anzahl der Piraten - HR Daten Visualisierung mit Ingentis org.manager

Globale Durchschnittstemperatur vs. Anzahl der Piraten Bildquelle: http://www.venganza.org

Keep it simple

Ist Ihre Visualisierung leicht zu verstehen? Schließlich ist das der Grund, warum sie überhaupt kreiert wurde. Denken Sie daran, ihre Darstellung so simpel wie möglich zu gestalten. Das folgende Beispiel zeigt, warum das so wichtig ist. Das Diagramm soll fünf verschiedene Werte darstellen. Dies wird mit Hilfe mehrerer Farben, einer unnötigen 3D-Perspektive und einer geteilten Achse sowie anderen verwirrenden Merkmalen umgesetzt.

Altersstruktur der College-Einschreibungen - HR Daten Visualisierung mit Ingentis org.manager

Altersstruktur der College-Einschreibungen (1972-1976) Bildquelle: American Education Magazine, 1970er Jahre

Organigramme – Das optimale Tool zur Visualisierung von HR-Daten

Komplexe Inhalte auf einen Blick

HR-Systeme eignen sich zwar hervorragend für die Verwaltung von Personaldaten, aus der überwältigenden Menge der dort gespeicherten Informationen sinnvolle Schlüsse zu ziehen, ist jedoch eine Herausforderung. Nehmen wir an, Sie müssen die direkte und indirekte Anzahl der Mitarbeitenden jeder Abteilung sowie die offenen Stellen herausfinden. Natürlich liefert Ihnen der aus dem HR-System exportierte Bericht alle erforderlichen Zahlen.

Aber wie leicht ist es, hierdurch wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen?
Zu diesem Zeitpunkt ist es immer noch Ihre Aufgabe, herauszufinden, was die Zahlen für das Unternehmen bedeuten und ob Handlungsbedarf besteht. Ein Beispiel hierfür wäre das Einstellen von Mitarbeitenden, um freie Stellen zu besetzen. Wir glauben, dass Organigramme das perfekte Instrument sind, um Sie bei dieser Aufgabe zu unterstützen.

Für Personalabteilungen sind Organigramme bereits ein wichtiges Instrument in den Bereichen Management und Personalplanung. Sie bilden komplexe Strukturen ab und liefern wesentliche Informationen auf einen Blick. Warum nicht auch die Visualisierung von KPIs und damit das HR-Controlling durch Organigramme erleichtern?

Dafürsprechen würde, dass die meisten gespeicherten HR-Informationen ohnehin mit einem bestimmten Objekt, z. B. Mitarbeitenden, Position oder Abteilung, verknüpft sind. In unserem Beispiel könnten Personalbestand und freie Stellen direkt im Organigramm angezeigt werden, sodass man sofort einen Überblick über die Abteilungen erhält, in denen freie Stellen zu besetzen oder anderweitige Maßnahme zu ergreifen sind. Natürlich gibt es noch viele weitere mögliche interessante Kennzahlen, wie zum Beispiel Abwesenheiten, Informationen zu Kompetenzen, Durchschnittsalter oder Budgetüberschreitungen.

Ingentis org.manager: Unterstützt Führungskräfte bei der Entscheidungsfindung

Ingentis org manager: Sunburst Grafik

Ingentis org.manager stellt die Struktur in einem Sunburst-Diagramm dar. Organisationseinheiten, deren Kosten höher als das festgelegte Budget sind, werden in Orange hervorgehoben.

Das Organigramm-Tool Ingentis org.manager nutzt Informationen, die Sie in Ihrem HR-System pflegen, oder zieht zusätzliche Datenquellen heran, um Ihre Organisationsstruktur abzubilden. Die Lösung ist objekt- und beziehungsunabhängig und kann daher jede Art von Hierarchie abbilden. Neben der Darstellung des Organigramms einer Organisation kann Ingentis org.manager weitere Daten wie z.B. KPIs visualisieren. Die erstellten Organigramme und zusätzlichen Visualisierungen sind ohne jeglichen Programmieraufwand anpassbar und erlauben Ihnen, das perfekte Design sowie den perfekten Inhalt für Ihr Organigramm zu wählen.

Simulation von Umstrukturierungen: Machen Sie die Auswirkungen Ihrer Änderungen sofort sichtbar

Mit Ingentis org.manager ist es möglich, die Simulation von strukturellen Reorganisationen direkt im Organigramm durchzuführen. Dazu gehört das Verschieben oder Löschen von Objekten sowie das Anlegen neuer Objekte. Von den Änderungen betroffene Kennzahlen können einfach aktualisiert werden. So sind die Auswirkungen der Umstrukturierung direkt im Organigramm sichtbar. Dies ermöglicht es den Benutzenden anschließend eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Konzentration auf das, was für Sie relevant ist

Mit Ingentis org.manager erstellte Organigramme können einfach über den Internetbrowser aufgerufen und somit innerhalb des Unternehmens geteilt werden. Das Zugriffsschutz-Add-on stellt sicher, dass die Benutzenden (nur) auf für sie freigegebene Inhalte zugreifen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Self-Service-Szenarien: Die Mitarbeitenden können die im Organigramm dargestellten Informationen für ihre jeweiligen Aufgaben nutzen, anstatt die Personalabteilung oder eine andere Abteilung nach den Daten fragen zu müssen. Neben der Integration in das firmeneigene Intranet ist es außerdem möglich, sie als Bilder oder PDFs zu exportieren oder auszudrucken.

Why Ingentis org.manager?

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Easy workforce modeling

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Insightful HR analytics

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