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Vakanzen richtig verwalten

Vakanzen mithilfe von Organigrammen verwalten

Mit der Personaleinsatzplanung steht und fällt die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens – und damit sein Erfolg. Um in diesem Bereich effektiv arbeiten zu können, bedarf es einer anschaulichen Übersicht über offene Positionen innerhalb einer Organisation. Für die Planung ist es darüber hinaus wichtig zu wissen, welche Bedeutung diese Positionen im Unternehmen einnehmen und wie lange die Vakanz andauert. Mit diesen Erkenntnissen können dann Versäumnisse bei der Suche eines Nachfolgers und beim Vorbereiten des Onboarding-Prozesses vermieden werden. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, wie unsere Organigramm-Lösung Ingentis org.manager die anschauliche und effektive Verwaltung von Vakanzen ermöglicht.

Vakanzen mithilfe von Organigrammen verwalten

Ingentis org.manager Dashboard View zur effektiven Verwaltung von Vakanzen

Die Dashboard-Ansicht zeigt Kennzahlen für die ausgewählte Organisationseinheit (Finanzabteilung). Diese beinhalten offene Stellen (heute und in Zukunft), Dauer der Vakanz, kritische offene Positionen und mehr.

Ingentis org.manager stellt nicht nur Organisationshierarchien dar, sondern berechnet und visualisiert im Rahmen von HR-Controlling und -Reporting auch wichtige Kennzahlen entlang der Organisationsstruktur. Die KPIs können sich auf Führungsspannen, Organisationseinheiten, Bereiche oder Kostenstellen beziehen und lassen sich für Reporting-Zwecke anschließend exportieren, zum Beispiel als Excel-Liste.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, große Datenmengen mit Hilfe von Diagrammen wie dem Sunburst Chart oder via Dashboard-Ansicht (Screenshot links) übersichtlich abzubilden.

Durch Visualisierungsregeln hat der Anwender zudem die Möglichkeit, bestimmte Elemente innerhalb der Diagramme grafisch hervorzuheben. All diese Funktionen können HR-Managern und Führungskräften zu einem sauberen Überblick über Vakanzen verhelfen, so dass die Verwaltung dieser unbesetzten Positionen leichter fällt. Welche Kennziffern bei der Visualisierung besonders wichtig sind, beschreiben wir in den nächsten Abschnitten.

Kritische Kennzahlen für die Personaleinsatzplanung

Im Folgenden finden sich einige zentrale Kennziffern, die dabei helfen können, Ihre freien Stellen erfolgreich zu verwalten:

 

  • Die Anzahl der Vakanzen pro Organisationseinheit oder Führungsspanne
  • Aktuelle und zukünftig freiwerdende Stellen
  • Kritische Vakanzen
  • Unbesetzte Führungspositionen
  • Dauer der Vakanz
  • Anzahl der Positionen insgesamt
Ingentis org.manager – Vakanzen verwalten – Organigramm

Im Organigramm werden Mitarbeiter und offene und freiwerdende Stellen dargestellt. Die Dauer der Vakanz wird mithilfe von Farbcodes hervorgehoben. Visualisierungsregeln in der linken Spalte ermöglichen es, sich auf spezifische Kennzahlen, wie zum Beispiel offene Führungspositionen, zu fokussieren.

Die verschiedenen Kennzahlen kurz vorgestellt

Kritische Vakanzen

Die diversen Positionen eines Unternehmens haben unterschiedliche Funktionen und werden unterschiedlich gewichtet. Einige gelten dabei eventuell sogar als Schlüssel-Positionen, da ihnen besondere Zuständigkeiten und Bedeutungen für die Organisation zugeschrieben werden. Sind diese Stellen vakant, besteht deshalb die Möglichkeit, sie als „kritisch“ hervorzuheben, zum Beispiel durch die oben erwähnten Visualisierungsregeln. Die Kategorisierung, ob eine Position als kritisch gilt, muss dazu natürlich in den zugrundeliegenden HR-Daten abgespeichert sein.

Schnelle Übersicht über offenen Stellen mit Ingentis org.manager

Mithilfe des Sunburst Charts und basierend auf den ausgewählten Visualisierungsregeln, kann der Nutzer fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. In diesem Beispiel bedeutet eine rote Einfärbung, dass die Stelle länger als 30 Tage offen ist. Die grüne Farbe bedeutet, es gibt keine offenen Positionen in der Abteilung. Das Blau der restlichen Abteilungen zeigt die Zahl der Vakanzen in der Abteilung. Je großer diese Anzahl, desto dunkler das Blau.

Unbesetzte Führungspositionen

Nicht jede Organisation definiert Schlüssel-Positionen unbedingt als solche. Dennoch besteht ein grundsätzliches Verständnis dafür, dass Führungspositionen in der Regel von zentraler Bedeutung sind, da sie eine größere Verantwortung tragen und eine oder mehrere Personen direkt an sie berichten.

Um Mitarbeitern gute Führung und Unterstützung gewährleisten zu können, kann es deshalb hilfreich sein, visuell auf offene Managerstellen hinzuweisen, um sie zeitnah zu besetzen.

Aktuell und zukünftig freiwerdende Stellen

Aktuell unbesetzte Positionen sollten grundsätzlicher Bestandteil eines jeden Berichts zur Personaleinsatzplanung sein, ob pro Organisationseinheit, Bereich oder Führungsspanne. Mit der Visualisierung von zukünftig freiwerdenden Stellen können Unternehmen darüber hinaus noch einen Schritt weiter gehen und sich rechtzeitig auf Personalveränderungen einstellen.

Von der frühzeitigen Vorbereitung kann zum Beispiel die Nachfolgeplanung profitieren. Besonders, wenn der Nachfolger bereits im Unternehmen arbeitet und so kostspielige Bewerbungs- und Onboarding-Verfahren erspart bleiben.

Neben der Visualisierung solcher Positionen an sich macht es gegebenenfalls Sinn, die Anzahl der Tage bis zum Freiwerden der Stelle hervorzuheben – eine Art Countdown, mit dem man die herannahende Vakanz im Blick behalten kann.

Dauer der Vakanz

Sie erkennen mit den oben genannten Kennzahlen nun bereits, wo im Unternehmen Stellen unbesetzt sind oder in naher Zukunft frei werden. Eventuell differenzieren Sie auch schon zwischen kritischen und weniger kritischen Vakanzen.

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen die Visualisierung der Vakanz-Dauer nahelegen bzw. die grafische Hervorhebung solcher Vakanzen, die einen gewissen Schwellenwert überschreiten, zum Beispiel 30 oder 60 Tage (Screenshot links).

Denn so kann leichter zwischen jungen und älteren Vakanzen unterschieden und in der Folge besser priorisiert werden, welche Stellenausschreibung mehr Aufmerksamkeit benötigt:

  • Muss die wenige Tage alte Vakanz genauso stark beworben werden wie die Stelle, für die seit 2 Monaten ein Nachfolger gesucht wird?
  • Muss die Recruitment-Strategie für eine bestimmte Vakanz überdacht werden?

Besonders junge Unternehmen, die noch nicht so viel Erfahrung in der Personaleinsatzplanung sammeln konnten, gewinnen so neue Einblicke darin, wie lange die Besetzung einer Position dauern kann.

Die richtigen Entscheidungen für das Unternehmen treffen

Die in Ingentis org.manager verfügbaren Ansichten und Visualisierungsmöglichkeiten zur Verwaltung von Vakanzen wurden in Zusammenarbeit mit Organisationen aller Größen optimiert und weiterentwickelt. Ziel ist es, Unternehmen bei den folgenden Anwendungsfällen zu unterstützen, so dass diese letztendlich die richtigen Entscheidungen treffen können.

  • Wie hoch ist der Anteil an Vakanzen pro Abteilung?
  • Welche Vakanzen dauern bereits mehr als 60 Tage an?
  • Wo gibt es unbesetzte Führungspositionen?
  • Wo bestehen kritische Vakanzen?
  • Welche Positionen werden in Zukunft frei und benötigen einen Nachfolger?
  • Wie kann ich einen Bericht erstellen, der mir unbesetzte Positionen innerhalb der Organisation und pro Organisationseinheit anzeigt?
  • Wie kann ich unkompliziert Visualisierungen kreieren, um sie dem Management in einer PowerPoint-Präsentation vorzustellen?

Neben den oben genannten Fällen, lassen sich mit Ingentis org.manager weitere Anwendungsszenarios durchführen, sofern die dafür notwendigen Daten zur Verfügung stehen. Ein Beispiel wäre die grafische Zuordnung von Nachfolgern für vakante Stellen.

Ingentis org.manager – Vakanzen verwalten – PDF Export

Exportieren Sie Ihren Personalbestand-Report automatisiert als PDF-Dokument an Führungskräfte. Der Report kann ein Inhaltsverzeichnis und Navigationslinks beinhalten.

Ingentis org.manager – Vakanzen verwalten – Export

Exportieren Sie HR-Daten in einer Excel-Datei und sehen Sie alle offenen Positionen inklusive wichtiger Kennzahlen in einem tabellarisierten Report.

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Sehen Sie, wie die Visualisierung von HR-Daten in Organigrammen, Dashboards und Diagrammen mit Ingentis org.manager wertvolle Erkenntnisse liefern.

 

 

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So hilft Ihnen Ingentis org.manager dabei, Vakanzen effektiv zu verwalten

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