Suchen
Home » Success Stories » Tagesaktuelles Organigramm erfüllt alle regulatorischen Vorgaben

Tagesaktuelles Organigramm erfüllt alle regulatorischen Vorgaben

Ingentis Success Story

 

V

Ziele und Anforderungen

  • Lösung zur Datenhaltung und -aufbereitung, die die hohen regulatorischen Anforderungen an Finanzinstitute erfüllt
  • Tagesaktuelles, automatisch erstelltes Organigramm in zwei Perspektiven
  • Einfache und schnelle Implementierung
Z

Überzeugende Ergebnisse

  • Übersichtliches Unternehmensorganigramm für das Intranet auf Basis der HANSALOG-Daten
  • Funktionsorganigramm für Audits und Versammlungen auf Basis einer CSV-Datei
  • Administrative Entlastung der Personalabteilung, Gewissheit bei der Einhaltung der regulatorischen Bestimmungen

Bei der GEWOBA Nord Baugenossenschaft eG trifft ein hoher Dokumentations- und Präsentationsaufwand auf die begrenzten personellen Ressourcen der Personalabteilung. Um diese Herausforderung zu meistern, wurde eine Software zur Datenhaltung und -aufbereitung gesucht, die ein tagesaktuelles Organigramm bietet, und den regulatorischen Anforderungen genügt. Die Wahl des Unternehmens mit Hauptsitz in Schleswig fiel schließlich auf die Kombination aus der Personalmanagement-Lösung HANSALOG und der Organigramm-Software Ingentis org.manager.

Über GEWOBA Nord Baugenossenschaft eG

Die GEWOBA Nord Baugenossenschaft eG mit Hauptsitz in Schleswig wurde 1949 gegründet. Ihr Ausbreitungsgebiet umfasst das nördliche Schleswig-Holstein, Kiel und Hamburg mit rund 6.414 Wohneinheiten. Circa 15.200 Mitglieder gehören der GEWOBA Nord an. Die Sicherung von bezahlbarem Wohnraum, insbesondere in Zeiten sinkender Löhne und Renten, ist unser zentrales Anliegen. Wir wirtschaften nach gemeinschaftlichen Gesichtspunkten. Das erwirtschaftete Kapital fließt zum Wohle unserer Mitglieder zurück in unseren Immobilienbestand und in den Ausbau neuen Wohnraums. Ebenso engagieren wir uns auf sozialen Feldern. Neben der Förderung von Kulturveranstaltungen beteiligen wir uns an Projekten, die u.a. sozial schwächer gestellten Menschen und Familien zugutekommen.

 

Die Herausforderung

Die GEWOBA Nord Baugenossenschaft eG ist ein Verbund, der sich aus drei Unternehmen zusammensetzt: eine Wohnungsbaugenossenschaft, die auch als Kreditinstitut tätig ist, sowie zwei Tochtergesellschaften, die im Bereich der kaufmännischen und technischen Dienstleistung rund um die Immobilie aktiv sind. Von den hohen regulatorischen Anforderungen, die an Kreditinstitute gestellt werden, sind alle Bereiche betroffen: „Bei drei Verbundunternehmen erhalten wir natürlich auch dreimal pro Jahr Besuch von unseren Betriebsprüfern, die um ein aktuelles Unternehmensorganigramm bitten“, berichtet GEWOBA Nord-Personalleiter Manuel Gläß. „Früher hat unsere Personalabteilung anhand der Gehaltsabrechnungen Listen geführt, welcher Mitarbeiter auf welcher Kostenstelle ist – und das Ganze dann händisch in ein Organigramm übertragen. Und als es dann fertig war, hatten sich oft schon wieder Änderungen ergeben.“

Angesichts der stetig wachsenden Mitarbeiterzahl – bei der GEWOBA Nord und den verbundenen Unternehmen arbeiten aktuell rund 270 Personen – war das zeitintensive und nervenaufreibende Vorgehen vom Arbeitsaufwand her schließlich nicht mehr abzubilden. „Ein hoher Dokumentations- und Präsentationsaufwand trifft auf die begrenzten personellen Ressourcen unserer Personalabteilung“, fasst Manuel Gläß die Ausgangslage zusammen. „Um diese Herausforderung zu meistern, haben wir uns auf die Suche nach einer passenden Software zur Datenhaltung und -aufbereitung begeben, die ein tagesaktuelles Organigramm bietet, und gleichzeitig allen regulatorischen Bestimmungen genügt, die an uns als Kreditinstitut gestellt werden.“

Screenshot 1 IOM bei GEWOBA Nord

Die Lösung

Die Wahl des Unternehmens mit Hauptsitz in Schleswig fiel letztlich auf die Kombination aus der Personalmanagement-Lösung HANSALOG und der Organigramm-Software Ingentis org.manager. „HANSALOG haben wir als unseren zentralen Daten-Knotenpunkt festgelegt, von dem aus alle weiteren Prozesse abgehen“, erklärt Manuel Gläß. „Die Tatsache,dass Ingentis org.manager als Add-On tief in die HR-Software integriert ist und direkt aus dem Programm heraus startet, hat uns zusätzlich überzeugt.“

Ebenfalls überzeugend lief die Implementierung des Organigramm-Tools. „Nach nur sechs Consultingstunden sind wir in den Echtbetrieb gegangen“, erinnert sich der Personalleiter. Seitdem profitiert die GEWOBA Nord von einem tagesaktuellen, automatisch auf Basis der HANSALOG-Daten generierten Organigramm inklusive Suchfunktion. Eine klare farbliche Codierung lässt auf den ersten Blick erkennen, welcher Mitarbeiter zu welcher der drei Gesellschaften gehört – selbst dann, wenn der Nutzer tief in die Struktur hinein navigiert hat. „Die Implementierungsphase lief auf einem konstant hohen Level“, lobt Manuel Gläß das Consulting von Ingentis. „Weil stets Hilfe zur Selbsthilfe geboten wurde, konnte ich nach den Sessions in der Regel allein weiterarbeiten. Und wenn es doch mal zu komplex wurde, haben wir gemeinsam kreative Lösungen gefunden.“

Eine dieser kreativen Lösungen kam zum Einsatz, als Manuel Gläß nach einem Funktionsorganigramm fragte. „Darunter ist eine zweite Organigramm-Perspektive zu verstehen, die für Audits und Versammlungen benötigt wird. Aus ihr muss hervorgehen, welche Person welche Funktion innehat“, erläutert Nicole Thiemer aus dem Ingentis-Consulting. Das Besondere dabei: Die zur Erstellung relevanten Daten sind nicht in HANSALOG hinterlegt. „Also mussten wir einen zweiten Auswertungsweg finden“, erzählt Nicole Thiemer. „Als Datenquelle haben wir uns dann schnell auf eine aufbereitete CSV-Datei geeinigt.“ Auf Basis derer wird nun das benötigte Funktionsdiagramm per Knopfdruck generiert. Es ist druckbar, kann übersichtlich auf einer Seite dargestellt werden und über Visualisierungsregeln lassen sich bestimmte Personen – etwa solche, die mehrere Funktionen oder Verantwortungsbereiche haben – hervorheben.

„Das Paket aus HANSALOG und Ingentis org.manager bedeutet einerseits eine hohe administrative Entlastung für unsere Personalabteilung“, resümiert Manuel Gläß und ergänzt: „Andererseits sorgen die Lösungen auch dafür, dass unsere Unternehmensverantwortlichen sehr viel ruhiger schlafen.“ Wie bei Genossenschaften üblich unterliegen die gesetzlichen Vertreter erweiterten Haftungsbedingungen bei Unterlassungen in der Dokumentationspflicht. Die Sorge davor, dass es – unbeabsichtigt – so weit kommen könnte, gehört bei der GEWOBA Nord der Vergangenheit an.

Screenshot IOM GEWOBA Funktionsorganigramm

Pläne für die Zukunft

Gemeinsam mit seinem Team treibt Manuel Gläß zurzeit die Umstrukturierung des Intranets voran: „Wir wollen ein Social Intranet schaffen, in dessen Zentrum der Austausch und das Wissensmanagement steht.“ Ingentis org.manager spielt in der Planung eine große Rolle. Aktuell wird das Unternehmensorganigramm noch als monatliches aktualisiertes PDF im Intranet bereitgestellt, auf das alle 270 Beschäftigten Zugriff haben. „Dieses Vorgehen erfüllt seinen Zweck. Wir wissen aber, dass die Software viel mehr kann“, so Gläß. Nach dem Intranet-Relaunch soll das Organigramm nicht nur vollautomatisch über den Browser publiziert, sondern beispielsweise auch mit der Telefonanlage verknüpft werden. „So können wir per Ampel-Logik abbilden, welcher Mitarbeiter gerade verfügbar ist“, blickt Manuel Gläß in die Zukunft. „Das ist nur ein Beispiel dafür, wie wir das Organigramm nutzen werden, um vorhandenes Wissen greifbarer zu machen. Wir sind mit Ingentis org.manager noch lange nicht am Ende!“

Ingentis org.manager im Einsatz bei GEWOBA Nord
{

„Das Paket aus HANSALOG und Ingentis org.manager bedeutet einerseits eine hohe administrative Entlastung für unsere Personalabteilung. Andererseits sorgen die Lösungen auch dafür, dass alle Verantwortlichen sehr viel ruhiger schlafen.“
Manuel Gläß, Personalleiter der GEW OBA Nord Baugenossenschaft eG

{

„Weil durch das Ingentis-Consulting Hilfe zur Selbsthilfe geboten wurde, konnte ich nach den Sessions in der Regel allein weiterarbeiten. Und wenn es doch mal zu komplex wurde, haben wir gemeinsam kreative Lösungen gefunden.“
Manuel Gläß, Personalleiter der GEW OBA Nord Baugenossenschaft eG