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Schaffen einer einheitlichen, tagesaktuellen Datengrundlage

Ingentis Success Story

 

Fazit

Telefonbuch und Organigramm sind ein täglicher Begleiter für alle Beschäftigten geworden und auch im HR-Bereich findet
Ingentis org.manager tägliche Anwendung durch die anschauliche Darstellung der Kennzahlen und die Möglichkeit, direkt im Organigramm Simulationen vorzunehmen.

Durch Zugriff auf die HR-Daten als einheitliche Datenquelle für Organigramm und Telefonbuch wurde eine Basis geschaffen, um allen Mitarbeitenden von Grand Poitiers Communauté Urbaine eine tagesaktuelle Übersicht zu liefern. Zudem hat der HR-Bereich nun die Möglichkeit, sowohl Simulationen im Organigramm vorzunehmen als auch vertrauliche Kennzahlen in einem geschützten Bereich zu visualisieren und auszuwerten.

Die Herausforderung

Das Ziel von Grand Poitiers Communauté Urbaine war das Zusammenfügen des Organigramms und des Telefonbuchs auf Basis der gleichen Datengrundlage und die tägliche Aktualisierung beider Anwendungen. Dazu kam der Wunsch nach einem übersichtlichen HR-Controlling.

Historisch gesehen basierten Organigramm und Telefonbuch auf Daten, die nicht aus dem HR-System stammten, sondern aus unterschiedlichen Systemen geliefert wurden. Dies hatte zur Folge, dass die angezeigten Daten nicht aktuell waren und nicht den im HR-System hinterlegten Daten entsprachen. Die Anforderung war, die Daten für beide Anwendungen direkt aus dem HR-System zu beziehen und somit durch tägliche Aktualisierung eine Konsistenz mit den Daten im HR-System zu erzielen.

Die Lösung

Um Organigramm und Telefonbuch zusammenzuführen entschied sich Grand Poitiers Communauté Urbaine für Ingentis org.manager. So sollte mit einer einzigen Konfigurationsdatei auf die HR-Daten als Datengrundlage zugegriffen und sowohl das Organigramm als auch das Telefonbuch auf dieser Basis erzeugt und aktualisiert werden. 

Die Ergonomie, das moderne Design und die zahlreichen Darstellungsmöglichkeiten der HR-Daten waren ebenfalls ein ausschlaggebendes Kriterium für die Wahl von Ingentis org.manager. Dazu kam, dass der Kunde über das Backoffice die Möglichkeit hat, die Ansichten selbst nach Belieben zu konfigurieren und zu organisieren, ohne dabei auf technischen Support angewiesen zu sein.

Die Darstellung der verschiedenen Ansichten wurde sukzessive in direkter Kommunikation mit dem Kunden aufgebaut und weiterentwickelt. Nachdem dieser seine Wünsche und Vorstellungen beschrieben hatte, setzte Ingentis diese in einer Testumgebung um. Nach Test und Prüfung der Umsetzungen auf Kundenseite wurden die Änderungen ins Produktivsystem übernommen. Durch eine Schulung der HR-Mitarbeitenden hat der Kunde jetzt außerdem die Möglichkeit, im weiteren Verlauf Änderungen selbst vorzunehmen. Dadurch ist er bei neuen Anforderungen nicht zwingend auf Ingentis angewiesen.

Die verschiedenen Ansichten

Telefonbuch

Im Telefonbuch besteht die Möglichkeit, Mitarbeitende anhand von verschiedenen Kriterien zu suchen. Man erhält sofort eine Übersicht mit Details zu Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Standort sowie die Information, in welcher Organisationseinheit sich der jeweilige Angestellte befindet und welche Stelle er innehat. Durch Klick auf ein Ergebnis erscheinen weitere Details und man hat die Möglichkeit von dort direkt an die jeweilige Stelle im Organigramm zu springen.

Suche im Telefonbuch von Grand Poitiers

Über die Suche können KollegInnen und deren Kontaktdaten schnell gefunden werden.

Organigramm mit verschiedenen Perspektiven

Das Organigramm steht mit verschiedenen Perspektiven zur Verfügung und beinhaltet sowohl eine Standardansicht zur einfachen Darstellung der Organisationsstruktur, auf die jeder Angestellte zugreifen kann, als auch weitere Perspektiven, die über den Zugriffsschutz nur HR-Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden.

In den HR-Perspektiven werden verschiedene Standard-Kennzahlen, wie zum Beispiel die Anzahl der Beschäftigten und die der Planstellen (sowohl pro Kopf als auch pro FTE), dargestellt. Zudem hat die HRAbteilung die Möglichkeit, sich in weiteren Perspektiven Informationen zu Mitarbeiterkategorien, Abwesenheiten, Gehältern, vakanten Stellen und permanenten oder nicht permanenten Stellen anzeigen zu lassen und Mitarbeitende und Stellen basierend auf diesen Informationen über einen Filter direkt ein- oder auszublenden.

Organigramm mit Ingentis org.manager bei Grand Poitiers

Die HR-Abteilung hat Zugriff auf ein Organigramm, welches neben allgemeinen Daten zusätzliche Informationen (z.B. zu Gehältern) beinhaltet.

Mitarbeiterdetails visualisiert mit Ingentis org.managerDurch Klick auf ein Objekt öffnet sich ein Popup mit weiteren Informationen, welches der Personalabteilung eine direkte Übersicht zum jeweiligen Beschäftigten ermöglicht. So wird in diesem Popup beispielsweise anhand von Liniendiagrammen der Verlauf der Abwesenheit und des Gehalts der letzten drei Jahre veranschaulicht.

Simulationsansichten

Zusätzlich zu den Standard- und HR-Ansichten wurden zwei weitere Simulationsansichten eingerichtet, um genau die Informationen und Kennzahlen anzuzeigen, die in einer Simulation von Belang sind. Hier werden nicht nur weitere Kennzahlen dargestellt, sondern auch weitere Filter verwendet, um nach Kategorien zu summieren und die Mitarbeitenden danach zu filtern.

Aktuell ist Grand Poitiers Communauté Urbaine in einer Restrukturierungsphase und profitiert sehr von der Möglichkeit strukturelle Änderungen direkt im Organigramm zu simulieren und dabei nicht nur das neue Organigramm, sondern auch gleich die geänderten Kennzahlen anzeigen zu können. Sobald eine Simulation abgeschlossen ist, wird eine Liste der Änderungen ausgegeben, um diese dann ins HR-System zu übernehmen.

Über Grand Poitiers Communauté Urbaine

Grand Poitiers Communauté Urbaine ist ein französischer Gemeindeverband, mit der Stadt Poitiers als Zentrum. Sie befindet sich im Département Vienne in der Region Nouvelle-Aquitaine im Westen Frankreichs. Sie wurde am 1. Januar 2017 gegründet und umfasst 40 Gemeinden mit insgesamt mehr als 194.000 Einwohnern. Mittlerweile beschäftigt der Verband etwa 3.500 Mitarbeitende. Swiss Exchange kotiert und seit 2012 Bestandteil des SMI (Swiss Market Index).

Ingentis org.manager Kunde Grand Poitiers

Produkt: Ingentis org.manager

Datenquelle: CSV-Daten