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Vom lokalen HR-System in die Cloud

Ingentis Success Story

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Ziele und Anforderungen

  • Umzug vom lokalen System (SAP HCM) in die Cloud (SAP SuccessFactors)
  • Veränderte Datenstruktur: Legale und funktionale Struktur abgelöst von nur funktionaler Struktur
  • Überzeugung der Angestellten von neuen Systemen in der Cloud
Z

Überzeugende Ergebnisse

  • Einfache Implementierung von Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors
  • Visualisierung der neuen Strukturen bereits während der Umstellung als Kontrolle
  • Legale Strukturen über Suche und Weltkarte weiterhin einsehbar
  • Akzeptanz der Neuerungen aufgrund Vertrautheit und Zufriedenheit der Belegschaft mit Ingentis org.manager

In einem weltweiten Portfoliounternehmen mit rund 14.900 Beschäftigten in 40 Ländern den Überblick zu behalten, stellt für alle Beteiligten eine immense Herausforderung dar. Deshalb machte sich der Technologiekonzern Heraeus 2015 mit der Einführung von SAP HCM in Verbindung mit Ingentis org.manager auf den Weg zu einem globalen Stammdatensystem. Langfristig war es jedoch schon damals das Ziel, diese Kernprozesse in eine CloudLösung zu heben.

Im Jahr 2019 sollten dann mit der Umstellung von SAP HCM auf SAP SuccessFactors nicht nur Daten umgezogen werden, sondern auch die Visualisierung der Organisationsstrukturen. Aufgrund der unternehmensweit sehr hohen Zufriedenheit mit der Organigramm-Software Ingentis org.manager, entschied sich Heraeus bereits zu Projektbeginn dafür, diese auch in der Cloud weiterhin einzusetzen. Denn neben der on-premises Lösung bietet Ingentis org.manager auch eine eigens für SAP SuccessFactors entwickelte Erweiterung: Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors.

Über das Unternehmen Heraeus

Der Technologiekonzern Heraeus mit Sitz in Hanau ist ein weltweit führendes Portfoliounternehmen in Familienbesitz. Die Wurzeln des Unternehmens reichen zurück auf eine seit 1660 von der Familie betriebene Apotheke. Heraeus bündelt heute eine Vielzahl von Geschäften in den Feldern Umwelt, Elektronik, Gesundheit und industrielle Anwendungen.

Kunden profitieren von innovativen Technologien und Lösungen, basierend auf einer breit aufgestellten Materialexpertise und Technologieführerschaft.

Im Geschäftsjahr 2019 erzielte Heraeus einen Gesamtumsatz von 22,4 Milliarden Euro und beschäftigt rund 14.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 40 Ländern. Heute zählt Heraeus zu den Top 10 Familienunternehmen in Deutschland und hat eine führende Position auf seinen globalen Absatzmärkten.

Die Basis: Langjährige Zusammenarbeit

Die Erfolgsgeschichte von Ingentis org.manager bei Heraeus begann bereits 2015. Damals setzte es sich das Portfoliounternehmen zum Ziel, ein globales Stammdatensystem aufzubauen. Nach der Einführung des lokalen SAP HCM-Systems folgte kurze Zeit später Ingentis org.manager in der on-premises Version. Die Funktionalitäten der Organigramm-Software ermöglichten es dem Unternehmen, seine umfangreichen Anforderungen zur Visualisierung der Organisationsstruktur umzusetzen. Dabei ging es insbesondere um die Darstellung sowohl einer legalen als auch einer funktionalen Struktur.

Im Fall von Heraeus zeigte die legale Struktur das Unternehmen nach Regionen, Ländern und den jeweiligen legalen Einheiten, während die funktionale Struktur die Organisation nach Global Business Units und Unternehmensfunktionen, unabhängig von Regionen, abbildete. Beides konnte mit Ingentis org.manager problemlos dargestellt werden. Die Möglichkeit mit der Software zusätzlich Planspiele durchzuführen, überzeugte Heraeus schließlich endgültig von Ingentis.

Die Herausforderung

Mit der Umstellung von SAP HCM auf SAP SuccessFactors änderte sich auch das Datenmodell. Das Beibehalten beider Strukturen
war im neuen System nicht möglich. Aus diesem Grund war eine umfangreiche Änderung der Datenstruktur notwendig. Da die meisten Prozesse im Unternehmen über die funktionale Struktur gesteuert werden, entschied sich Heraeus dafür, den Fokus auf diese zu legen. Zwar beinhaltet SAP SuccessFactors eine Standardlösung zur Visualisierung dieser Struktur. Im Hinblick auf die Abbildung von Abteilungsstrukturen sowie auf Anpassungen der Darstellung an die Anforderungen des Corporate Designs führte diese jedoch nicht zum gewünschten Ergebnis.

Der erfolgreiche Umzug in die Cloud war aber nicht nur eine technische Herausforderung. Gleichzeitig war es notwendig, alle Mitarbeiter mit auf die Reise zu nehmen und sie von den Vorteilen der neuen Systeme zu überzeugen. Dabei war es besonders wichtig, den Beschäftigten bekannte und vor allem bewährte Tools nicht zu entziehen und auch die bis dahin geschaffene Transparenz im Unternehmen beizubehalten.

Bei der Bewältigung beider Herausforderungen sollte Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors als wesentliche Unterstützung dienen.

“Ingentis org.manager war das erste richtige HR-Self-Service- Tool, welches global allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wurde, um Beschäftigten-Daten und Organisationsstrukturen einzusehen. Gleichzeitig ist es die Software, mit der die Kollegen die höchste Zufriedenheit signalisieren. Diese Akzeptanz war ein ausschlaggebender Punkt für die Entscheidung Ingentis org.manager mit in die Cloud zu nehmen.“
Andreas Schmidhuber, Head of Global HR IT & Processes

Die Lösung

So stand also schnell fest, dass die Organigramm-Lösung von Ingentis in Form von Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors weiterhin Teil der Heraeus-Systemlandschaft bleibt.

Bereits während der Migration der Daten in die Cloud stand Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors im Testsystem zur Verfügung. Dank der visuellen Darstellung der Strukturen mithilfe der Software, konnte direkt die Qualität der migrierten Daten geprüft und sichergestellt werden, dass alle Strukturen richtig übernommen wurden.

Obwohl der Fokus in SAP SuccessFactors auf die funktionale Struktur gelegt wurde, ermöglicht es Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors auch weiterhin, legale Verbindungen innerhalb des Unternehmens abzurufen. Zum einen wird der legale Blick über eine Suchfunktion ermöglicht, zum anderen spielt dabei die Big Data-Darstellung in Form der neu eingeführten Weltkarte eine wesentliche Rolle. Mithilfe dieser Ansicht ist auf einen Blick einsehbar, wie groß die Unternehmenseinheiten in den jeweiligen Ländern sind. Auf diese Weise können zum Beispiel Controller schnell in Erfahrung bringen, aus wie vielen Vollzeitäquivalenten eine bestimmte lokale Einheit besteht. Außerdem dient die Weltkarte als Navigation in die Einheiten des jeweiligen Landes.

Die Weltkartenansicht in Ingentis org.manager ermöglicht die Navigation in die einzelnen Länder.

Durch die Einführung von Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter außerdem nicht auf eine Software verzichten, mit der sie schon mehrere Jahre vertraut und sehr zufrieden sind. So ähnelt beispielsweise die Visualisierung der Organisationsstrukturen trotz des veränderten Datenmodells weiterhin der bereits bekannten Darstellung. Das gewohnte Umfeld, in dem zum Beispiel die Datenqualität geprüft wird, bleibt erhalten. Auf diese Weise schafft das Tool einen gewissen Rückhalt für die Belegschaft. Die leicht modernisierte Benutzeroberfläche der Software begeistert die Mitarbeiter zusätzlich. So unterstützte Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors die Beschäftigten anfänglich dabei, sich schneller in der Cloud zurechtzufinden und trug damit auch maßgeblich zur Akzeptanz der neuen Systeme im Allgemeinen bei.

Dabei kommt das Tool nicht nur in der Personalabteilung oder bei Controllern zur Einsicht von Mitarbeiterzahlen und Vollzeitäquivalenten zum Einsatz. Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors wird von der ganzen Belegschaft des Konzerns gerne genutzt und vielfältig eingesetzt. Das einfache Abrufen der Organisationsstrukturen ermöglicht es allen Angestellten, einen schnellen Überblick über das Unternehmen zu gewinnen. Gleichzeitig kann direkt eingesehen werden, wer an welche Führungskraft berichtet, wodurch beispielsweise die Kommunikation im gesamten Betrieb erleichtert wird. Aber auch das Rechnungswesen bedient sich an den Inhalten im Organigramm. So ist zum Beispiel für jeden Mitarbeiter ein Berechtigungsprofil hinterlegt, das angibt, in welcher Höhe Rechnungen freigegeben werden dürfen.

Pläne für die Zukunft

Nach der erfolgreichen Migration von on-premises in die Cloud plant Heraeus zukünftig die umfangreichen Funktionalitäten von Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors noch ausgiebiger zu nutzen. Als nächster Schritt ist die Einführung des org.simulator beschlossen, um Reorganisationen und Planspiele direkt im Organigramm durchführen zu können und vorgenommene Änderungen manuell oder teilautomatisch in SAP SuccessFactors zurück zu spielen.

Aktuell greifen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit auf dieselben Organigramme und darin enthaltene Daten zu. Jedoch gibt es Stakeholder, wie zum Beispiel HR-Controller und Business Partner, die berechtigt sind, weitaus mehr Informationen (z.B. Gehalt oder Kritikalität von Positionen) einzusehen. Das soll zukünftig auch mit Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors ermöglicht werden. Aus diesem Grund sind weitere unterschiedliche Ansichten geplant, die nur den jeweiligen Interessengruppen zugänglich gemacht werden sollen. In diesem Zug wird auch der Zugriffsschutz, der momentan nur in geringem Umfang eingesetzt wird eine wesentliche Rolle spielen, um zu verhindern, dass unbefugte Angestellte diese sensiblen Daten einsehen können.

Die Success Story im Video

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Heraeus ist Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors Kunde

Produkt: Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors

Datenquelle: SAP Success Factors Employee Central

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“Nach ersten Workshops zu SAP SuccessFactors und notwendigen Konfigurationen war die Implementierung von Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors parallel zur Umstellung ein einfacher, agiler Prozess. Unser Ingentis-Consultant war dabei sehr proaktiv und brachte selbst seine Vorschläge und Ideen ein, um die Organigramme entsprechend unserer Anforderungen zu realisieren.”
Andreas Schmidhuber, Head of Global HR IT & Processes