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Ingentis in.sight bei der Kanzlei Lang: Hochachtungsvoll, Dr. Bopp

Ingentis Success Story

 

V

Ziele und Anforderungen

  • Optimierung der Kanzleiorganisation
  • Schlankere Kanzleiprozesse mit geringeren Laufzeiten
  • Transparenter Informationsfluss
  • Nutzung bestehender DATEV-Datenbestände
Z

Überzeugende Ergebnisse

  • Anbindung von Ingentis in.sight an den bestehenden DATEV-Datenbestand
  • Einrichten des automatischen E-Mail-Dienstes „Dr. Bopp“
  • Erinnerung an fehlende Zeiterfassungen, nicht abgerechnete Aufträge, nicht eingehaltene Fristen u.v.m.
  • Vorantreiben von Arbeitsschritten bei Routineaufträgen wie z.B. der Einkommensteuererklärung

Eine gut strukturierte Prozessorganisation hat für viele Kanzleien hohe Priorität, denn sie sorgt für einen transparenten Informationsfluss und kurze Durchlaufzeiten, insbesondere bei Routineaufträgen. Von den Leistungs- und Kostenvorteilen profitieren sowohl Kanzleien als auch Mandanten. Die Kanzlei Lang setzt auf eine sehr innovative, IT-gestützte Prozessorganisation im Kanzleialltag. Als eines der zentralen Organisations-Tools hat die Kanzlei Lang Ingentis in.sight im Einsatz, das Prüf- und Auswertungstool für DATEV-Organisationsdaten. Mittels dieser Software wurde ein automatischer E-Mail-Dienst eingerichtet, der sich den Mitarbeitern gegenüber als virtueller Kollege namens „Dr. Bopp“ präsentiert.

Das Unternehmen

Die Kanzlei Lang wurde im Jahre 1979 als Wirtschaftsprüfer- und Steuerberaterkanzlei in Karlsruhe und Ulm durch Walter Lang gegründet. Mit Standorten in Nürnberg und Ulm wird sie heute von Dr. Florian Lang in zweiter Generation fortgeführt. Kanzleischwerpunkt ist die Betreuung mittelständischer Unternehmen mit einem Umsatz von 10-500 Mio. €. Darüber hinaus berät die Kanzlei zum gesamten Lebenszyklus eines Unternehmens und betreut Gesellschafterfamilien. Dabei legt sie besonderen Wert auf langfristige, vertrauensvolle Mandantenbeziehungen.

 

Ziele und Anforderungen

Im Jahre 2012 ist Dr. Florian Lang, Geschäftsführer der Kanzlei Lang, über eine Empfehlung auf einem Steuerberaterforum auf Ingentis in.sight, das Tool zur Optimierung von Kanzleiorganisationen, aufmerksam geworden. Bis dato war er auf der Suche nach einem Organisationstool für seine Kanzlei, um Arbeitsprozesse besser steuern zu können. „Qualitätsansprüche und Kosten müssen wir gleichermaßen ständig im Blick haben. Im Kanzleigeschäft ist eine gut durchdachte Arbeitsorganisation deswegen sehr entscheidend“, so Dr. Lang. Mit dem neuen Organisationstool sollten die Durchlaufzeiten von Aufträgen verringert und die Transparenz in Bezug auf die Bearbeitungsfortschritte in der Kanzlei erhöht werden. Jedes Teammitglied sollte darüber Bescheid wissen, wie weit ein Vorgang ist und welche Aufgabe als Nächstes ansteht.

 

Automatischer E-Mail-Dienst

Zur Optimierung seiner Kanzlei-organisation und -prozesse entschied sich Dr. Lang für Ingentis in.sight. Das Prüf- und Auswertungstool der Ingentis Softwareentwicklung GmbH ist bereits bei mehr als zwanzig namhaften Kanzleien in Betrieb und wird direkt an den DATEV Datenbestand angebunden. In weniger als einer Stunde wurde die Software bei der Kanzlei Lang vollständig installiert und war sofort einsatzbereit. Seit 2012 überwacht Dr. Bopp Kosten und Deckungsbeiträge im Rahmen des Kanzleicontrollings der Kanzlei Lang und entscheidet selbständig, wann er einschreiten und eine E-Mail senden sollte, stets gekennzeichnet mit „Hochachtungsvoll: Dr. Bopp“. Er informiert Mitarbeiter über ihren Umsatzbeitrag oder weist sie auf eine unvollständige Zeitbuchhaltung hin. Dr. Bopp wird hierbei als Servicestelle für die Mitarbeiter verstanden und eingesetzt.

 

Erinnerung an Prozessschritte

Nach der erfolgreichen Implementierung wurde das Aufgabenspektrum von Dr. Bopp erweitert. Als besonderes Anwendungsszenario für Ingentis in.sight hat die Kanzlei Lang nun umgesetzt, dass der virtuelle Kollege als quasi gleichwertiges „Teammitglied“ mit bestimmten Aufgaben in die standardisierten Prozessabläufe der Routineaufträge eingebunden ist. So erinnert Dr. Bopp beispielsweise im Rahmen des Prozesses zur Erstellung einer Einkommensteuererklärung an fällige Arbeitsschritte oder teilt mit, welche Mandanten aktuell noch eine Rückantwort schuldig geblieben sind. Bei Überschreiten bestimmter Bearbeitungszeiten versendet er intern entsprechende Hinweise an die zuständigen Sachbearbeiter, zunächst ohne die Sachgebietsleitung einzuschalten. Sollte die Rechnungsschreibung noch ausstehen, erinnert er auch daran.

Automatische Erinnerung an fehlende Zeiterfassung mit Ingentis in.sight

Ausblick

Die Kanzlei Lang will ihre Kanzlei-organisation zukünftig kontinuierlich weiterentwickeln. Dabei legt sie besonderen Wert auf innovative IT-Ansätze. So ist ein Management-Cockpit mit Ingentis geplant, in dem vor allem Führungskräfte, aber auch Sachbearbeiter auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen und den Arbeitsfortschritt einsehen können. „Das Management-Cockpit wird bei Kanzleien immer beliebter. In einem Kanzlei-Dashboard finden sich beispielsweise Umsätze, Deckungsbeiträge oder offene Forderungen“, so Jürgen Kreppner, Geschäftsführung der Ingentis Softwareentwicklung GmbH. „Mit der passenden Übersicht sind Kennzahlen leichter interpretierbar und auf Missstände kann schneller reagiert werden.“

Ingentis in.sight bei der Kanzlei Lang: Hochachtungsvoll, Dr. Bopp

Produkt:

Ingentis in.sight

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„Ingentis in.sight bringt uns und unseren Mandanten große Leistungs- und Kostenvorteile ein.“
Dr. Florian Lang, Kanzlei Lang