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Ingentis in.sight: Individuelles Kanzleicontrolling bei Schneider + Partner GmbH

Ingentis Success Story

 

V

Ziele und Anforderungen

  • Geringer manueller Pflegeaufwand
  • Übersichtliche Zeiterfassungskontrolle
  • Frühwarnsystem für Aufträge
  • Umsatzauswertungen für Steuer- und Prüfungsabteilung
Z

Das Ergebnis überzeugt

  • Vollautomatische, individuelle Auswertungen
  • Schnelle und einfache Installation
  • Kosten- und Zeitersparnis
  • Automatische Nachricht bei nicht eingetragenen Zeiten
  • Automatisierte E-Mail bei Kostenüberschreitungen in Aufträgen
  • Planung und Nachkalkulation von Umsätzen (strukturiert nach Team und Auftragsart)
  • Schneller Plan-Ist-Vergleich für Prüfungsaufträge
  • Prüfungsplanung auf Aufwandspositions- und Mitarbeiterebene
  • Mitarbeitergespräch: Abweichungsanalyse von Selbst- und Fremdeinschätzung

Im Kanzleialltag sind schnelle und individuelle Auswertungen gefragt. Eine manuelle Kontrolle von Arbeitszeiten nimmt dabei unnötig Ressourcen in Anspruch. Mit diesem Problem sah sich auch die Schneider + Partner GmbH konfrontiert. Die Kanzlei beschäftigt rund 150 Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten in DATEV EO comfort erfasst werden. Allein zur Kontrolle dieser Zeiten fielen einige Wochenstunden Arbeit an. Eine Büroassistentin wertete die Daten händisch aus und informierte Mitarbeiter über nicht eingetragene Stunden. Schneider + Partner entschied sich deswegen für den Einsatz von Ingentis in.sight. Das Prüf- und Auswertungstool ist an DATEV EO comfort angebunden und ermöglicht eine automatisierte Zeiterfassungskontrolle. Der manuelle Pflegeaufwand fällt dadurch komplett weg. Mitarbeiter, die ihre Zeiten nicht vollständig eingetragen haben, erhalten automatisch eine E-Mail. Zudem kommt ein weiteres Feature zum Einsatz, ein Frühwarnsystem für Aufträge. Darüber hinaus entwickelte Ingentis im Laufe der Jahre zahlreiche individuelle Auswertungen und Tools für Schneider + Partner, darunter ein Planungs- und Kalkulationstool für Umsätze. Gemeinsam mit dem Kunden wurde auch feedbactive, ein Tool zur Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeitergesprächen, realisiert.

Das Unternehmen

Die Schneider + Partner GmbH wurde 1991 gegründet und ist bis heute inhabergeführt. An den drei Standorten in Dresden, München und Chemnitz sind insgesamt 150 Mitarbeiter tätig. Schneider + Partner betreut derzeit etwa 2600 Privatpersonen und mittelständische Unternehmen. Zum Kerngeschäft gehören sowohl Steuerberatung als auch Wirtschaftsprüfung.

 

Ziele und Anforderungen

Bereits seit 2006 entwickelt Ingentis individuelle Kanzleilösungen für Schneider + Partner. Über die Jahre hinweg entstanden verschiedenste Ideen und Anforderungen. Gewünscht wurde unter anderem ein flexibles Tool für automatisierte Zeiterfassungskontrolle und Auftragscontrolling. Außerdem sollten Umsatzauswertungen den Kanzleialltag der Prüfungs- und Steuerabteilung erleichtern. Auch wurde ein Tool für Mitarbeitergespräche benötigt, das Selbst- und Fremdeinschätzung von Mitarbeitern erfasst. Übergreifend sollte sich das Kanzleicontrolling weg von der manuellen Datenpflege hin zur vollautomatischen Auswertung entwickeln.

 

Lösungsansätze

Ingentis in.sight

Zur automatisierten Zeiterfassungs-kontrolle wurde Ingentis in.sight an DATEV EO comfort angebunden. Zudem wurde ein Frühwarnsystem für Aufträge bei Kostenüberschreitung aktiviert. Die komplette Installation der Software nahm nur ca. 30 Minuten in Anspruch. Dann standen schon die Auswertungen des Datenbestands zur Verfügung. Bei nicht eingetragenen Zeiten oder Kostenüberschreitungen in Aufträgen wird von nun an automatisch eine Nachricht an die betroffenen Mitarbeiter versendet. „Ingentis in.sight wird sehr gut angenommen. Dank der Erinnerungsmails vergessen mittlerweile weitaus weniger Mitarbeiter, ihre Zeiten einzutragen“, freut sich Anja Krönke, Büro- und Personalleiterin bei Schneider + Partner.

Automatische Zeiterfassungskontrolle mit Ingentis in.sight bei Schneider + Partner

feedbactive

Um Mitarbeitergespräche noch effektiver zu gestalten, entwickelte Ingentis aus den Kundenanforderungen heraus feedbactive. In dem Tool werden Selbst- und Fremdeinschätzung von Mitarbeitern gegenübergestellt. Im Mitarbeitergespräch lassen sich so beide Perspektiven besser vergleichen. Die abschließende Analyse zeigt, inwiefern die Beurteilung seitens der Führungskraft und die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters voneinander abweichen. Eine übersichtliche Grafik bildet beide Perspektiven ab. „Wir führen jährlich rund 200 Mitarbeitergespräche. feedbactive hilft uns dabei, den Mitarbeiter besser mit einzubeziehen und die Gespräche nicht nur einseitig zu betrachten“, so Krönke.

 

Einsatz von feedbactive bei Schneider + Partner

Planungs- und Kalkulationstool für Umsätze

Zur täglichen Auswertung von Umsätzen entwickelte Ingentis ein Planungs- und Kalkulationstool für die Steuer-/Prüfungsabteilung. Es strukturiert den Umsatz nach Team und Auftragsart. Abweichungen von der Planvorgabe werden so schnell erkennbar. Auf Einzelauftragsebene wird schließlich eine Nachkalkulation erstellt, die über Umsatzvorgabe und überschrittene Sollzeiten informiert.

Ingentis in.sight: Individuelles Kanzleicontrolling bei Schneider + Partner GmbH

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feedbactive

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„Wir haben in Ingentis einen soliden Partner gefunden, der uns individuelle Auswertungen im Kanzleialltag liefert.“
Anja Krönke, Büro- und Personalleiterin