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Ingentis in.sight: Einführung bei WLK Partnerschaft – Steuerberatungsgesellschaft

Ingentis Success Story

 

V

Ziele und Anforderungen

  • regelmäßige, vollautomatische Abfrage
  • automatischer Versand der Aufgaben
  • individuelle Konfiguration der Prüfungen
  • manuellen Aufwand minimieren
Z

Das Ergebnis überzeugt

  • schnelle und einfache Installation
  • nur 30 Minuten Einweisungsdauer
  • mehr als 40 frei konfigurierbare Prüfroutinen
  • zeitplangesteuerte Abfragen
  • vollautomatischer Versand der Protokolle an die zuständigen Mitarbeiter
  • Zeitersparnis
  • fehlerfreie und immer vollständige Stammdaten

Für die einwandfreie Nutzung von DATEV EO comfort pro (EO) ist ein vollständiger, aktueller und einheitlich gepflegter Datenbestand unverzichtbar. Um diesen zu gewährleisten bietet EO comfort umfangreiche Abfrage- und Auswertungsmöglichkeiten, welche jedoch unter hohem Zeitaufwand manuell konfiguriert und durchgeführt werden müssen. Im Tagesgeschäft findet sich jedoch nur selten Zeit dieser Aufgabe nachzukommen. Mit dieser Problematik sah sich auch die WLK Partnerschaft – Steuerberatungsgesellschaft konfrontiert. Der leitende Geschäftsführer Georg Westenthanner führte die Abfragen und Prüfungen bisher mehrmals in der Woche manuell an fest eingeplanten Terminen durch und verteilte dann die offenen Aufgaben via E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter. Fehler konnten dabei nie gänzlich ausgeschlossen werden. Heute werden sämtliche Prüfroutinen aus EO vollautomatisch und zeitplangesteuert von Ingentis in.sight durchgeführt. Die Aufgabenverteilung erfolgt ebenfalls automatisch via E-Mail. Der Arbeitsaufwand konnte so, für Georg Westenthanner als auch für den verantwortlichen Kanzleikoordinator, auf ein Minimum reduziert werden.

Das Unternehmen

Ingentis in.sight bei der WLK PartnerschaftDie WLK beschäftigt 65 Mitarbeiter an den Standorten Ampfing, Arnstorf, Eggenfelden, Gangkofen und Traunreut in der Steuerberatung und kooperiert mit der WLK Wirtschaftstreuhand GmbH – Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sowie der Hascher & Westenthanner i. P. – Rechtsanwalts- und Steuerkanzlei in Eggenfelden. Neben der klassischen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und betriebswirtschaftlichen Beratung beschäftigt sich die WLK auch viel mit der Verwaltung von Lebensarbeitszeitkonten, wofür Sie mit der ZWK Verwaltungs- und Sicherungstreuhandgesellschaft eng zusammen arbeitet.

 

Die Anforderungen

Es galt den manuellen Aufwand so weit wie möglich zu reduzieren und die Prüfungsmöglichkeiten zu verbessern. „In den letzten Jahren habe ich in mühevoller Arbeit diverse Auswertungssammlungen in EO angelegt und Excel-Makros gebastelt, um zumindest eine halbwegs akzeptable Automatisierung zu erzielen“, erläutert Georg Westenthanner. „Die Verteilung der Aufgaben an die Mitarbeiter via E-Mail war bisher ein wahnsinniger Aufwand. Die Ergebnisse aus Excel mussten in einzelne Datenblätter eingefügt und dann individuell verschickt werden“, so Georg Westenthanner weiter. Dieses Konstrukt galt es mit einer schlanken und übersichtlichen Anwendung abzulösen.

 

Die Einführung

Aus früheren Projekten bestand bereits ein persönlicher Kontakt zwischen Jürgen Kreppner, Geschäftsführer der Ingentis Softwareentwicklung GmbH sowie Projektleiter von in.sight und Georg Westenthanner. In einem kurzen Gespräch wurde Ingentis in.sight erstmalig vorgestellt und eine Teststellung vereinbart. Die Einführung der Anwendung wurde anfangs jedoch einige Male verschoben. „Ich bin fälschlicherweise von einem hohen Einführungsaufwand ausgegangen. Letztendlich war es ein Kinderspiel. Nur fünf Reiter pro Prüfung, schnell eingerichtet, alles selbsterklärend – und damit keine Hilfe nötig.“, berichtet Georg Westenthanner. Die Installation wurde via RemoteSession durchgeführt und dauerte ca. 30 Minuten. Weitere 30 Minuten wurden für eine erste Einführung benötigt. Ab diesem Zeitpunkt konnte Georg Westenthanner selbstständig mit Ingentis in.sight arbeiten.

Success Story Ingentis in.sight WLK

Die Anwendung in der Praxis

Die Prüf- und Abfrageroutinen werden heute vollautomatisch und zeitplangesteuert ohne jeglichen manuellen Aufwand durchgeführt. Mit Ingentis in.sight können darüber hinaus Informationen über Aufträge ausgegeben werden, die im Standard von EO nicht enthalten sind. Dies beinhaltet u.a. die Abfrage nach offenen Aufträgen, deren Abgabe zu einem bestimmten Stichtag erfolgen muss. Die Einhaltung der Fristen gegenüber dem Finanzamt kann so gewährleitstet werden. „Im Moment sind wir wunschlos glücklich“, so Georg Westenthanner. Ein weiterer, positiver Effekt wird durch den von Ingentis in.sight automatisierten E-Mail Versand hervorgerufen. So wurden die Mitarbeiter der Steuerberatungsgesellschaft bisher von ihrem Chef auf noch zu erledigende Aufgaben hingewiesen. Die Mitarbeiter fühlten sich dadurch überwacht und hatten laufend das Gefühl sich rechtfertigen zu müssen. Ingentis in.sight versendet E-Mails von einem neutralen Absender, was von den einzelnen Mitarbeitern sehr begrüßt wird. „Ingentis in.sight wird von den Mitarbeitern als unverzichtbares Werkzeug angesehen und hat sogar zu einer Steigerung der Motivation geführt.“, berichtet Georg Westenthanner. Auch nach der erfolgreichen Implementierung von Ingentis in.sight steht Ingentis der WLK Partnerschaft – Steuerberatungsgesellschaft nach wie vor mit Rat und Tat zur Seite. „Wir sind mit dem Support und vor allem mit den schnellen Reaktionszeiten von Ingentis sehr zufrieden. Die Mitarbeiter sind sehr freundlich und  kompetent“, erläutert Georg Westenthanner.

Einsatz von Ingentis in.sight bei der WLK Partnerschaft

Produkt:

Ingentis in.sight

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„Ingentis in.sight wird von den Mitarbeitern als unverzichtbares Werkzeug angesehen und hat sogar zu einer Steigerung der Motivation geführt.“
Georg Westenthanner, Geschäftsführer