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Vom Blindflug zur starken, faktenbasierten Planung

Ingentis Success Story

 

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Ziele und Anforderungen

  • Etablierung einer vollständigen Zeiterfassung
  • Schaffen einer klaren Übersicht über Auslastung und Kapazitäten der Kanzlei
  • Möglichkeit für eine detaillierte Aufgabenplanung auf Wochenbasis
Z

Überzeugende Ergebnisse

  • Automatisches Erkennen unvollständiger Zeiterfassungen und entsprechender Hinweis an den jeweiligen Angestellten durch Ingentis in.sight
  • Klare Übersicht über benötigte Zeiten für die Bearbeitung der einzelnen Aufträge
  • Vermeidung von Auslastungsspitzen durch Planung des gesamten Jahres im Voraus
  • Mitarbeitermotivation durch regelmäßige Berichte über Bearbeitungsstatus der Aufträge

Die Auftragsplanung bei der Dr. Knabe GmbH Steuerberatungsgesellschaft basierte bis 2021 eher auf dem Bauchgefühl der Mitarbeiter:innen als auf Fakten. Es herrschte quasi ein Blindflug in Bezug auf die Auslastung und verfügbaren Kapazitäten der Angestellten. Dieser wurde durch das starke Wachstum der Kanzlei noch verstärkt – eine effiziente und effektive Lösung zur Organisation und Planung der Aufträge musste her.

Die Anforderungen

Wie viele Mandanten können wir annehmen? Gibt es welche, die wir kündigen müssten? Welche Aufgaben bleiben liegen, wenn Kolleg:innen kurzfristig ausfallen?

Eine grobe Antwort auf diese Fragen hatte die Dr. Knabe GmbH auch vor der Einführung von Ingentis in.plan, genaue Angaben dazu waren bis dahin allerdings nicht möglich. Mit dem starken Wachstum der Kanzlei stieg jedoch auch der Bedarf nach mehr Übersicht und einer besseren Planung der verfügbaren Ressourcen über das gesamte Jahr hinweg, um Auslastungsspitzen bestmöglich zu vermeiden. Genau das konnte mit Ingentis in.plan in Kombination mit Ingentis in.sight erreicht werden.

Veränderungen mit positiven Ergebnissen

Mit der Einführung von neuen Software-Lösungen gehen häufig auch Prozessänderungen einher. So auch bei der Dr. Knabe GmbH. Beispielsweise rief das Unternehmen mit dem „Projekt 30/11“ das Ziel aus, bis zum 30. November alle anstehenden Jahresabschlüsse weitestgehend fertig gestellt zu haben. Dazu sollten die Mitarbeiter:innen mithilfe von Ingentis in.plan das gesamte Jahr 2021 eintakten. Durch die direkte Anbindung der Software an DATEV EO comfort wird dabei sichergestellt, dass immer auf dem aktuellen Daten- und Auftragsstand geplant wird.

Während die Planung zunächst noch auf Monatsbasis erfolgte, wurde schnell klar, dass dieser Zeitraum zu lang und nicht zielführend ist. Heute planen die Angestellten daher jede Woche einzeln. Auf diese Weise wird verhindert, dass Aufträge, deren Bearbeitung im jeweiligen Zyklus vorgesehen war, aber nicht beendet werden konnte, direkt in den nächsten Monat rutschen. Sie verschieben sich nur auf die folgende Woche.

Auch wenn diese Änderung von vielen Angestellten eine Umgewöhnung verlangte, resultierte sie auch in einer deutlich spürbaren Entlastung der Mitarbeiter:innen – gerade in Monaten, in denen ansonsten immer besonders viel zu erledigen war.

Auftragskalender der Kanzlei in Ingentis in.plan

Die Kalenderperspektive bietet eine schnelle Übersicht über die Auslastung in den einzelnen Kalenderwochen.

Mehrwert im Zusammenspiel: Grundlage Ingentis in.sight

Aber nicht nur Ingentis in.plan spielte bei dieser Verbesserung eine Rolle; auch Ingentis in.sight stellte sich als wesentlicher Erfolgsfaktor heraus. Das liegt in erster Linie daran, dass das Auswertungstool zu einer vollständigen Zeiterfassung beträgt. Nur durch eine verlässliche Dokumentation der Arbeitszeit wird deutlich, wie viele Stunden wirklich für einen bestimmten Auftrag benötigt werden, was wiederum erst eine ordentliche Planung ermöglicht. Wird ein Tag unvollständig, fehlerhaft oder gar nicht erfasst, schickt Ingentis in.sight automatisch eine E-Mail an den jeweiligen Angestellten, um darauf hinzuweisen und eine Korrektur einzufordern.

Mittlerweile bekommen die Mitarbeiter:innen von Ingentis in.sight außerdem Informationen zu den Bearbeitungsständen ihrer Aufträge. Diese Auswertung zeigt eine besonders motivierende Wirkung. Auf dem Weg zu ihren persönlichen hundert Prozent fiebern die Angestellten regelrecht auf die Nachricht hin, die ihnen alle zwei Wochen ihren aktuellen Stand mitteilt.

Automatische Erinnerung an fehlende Zeiterfassung mit Ingentis in.sight

Automatische E-Mails weisen auf fehlende Zeiterfassungen hin.

Freudiger Blick in die Zukunft

Schon bei der Festlegung des Ziels vom „Projekt 30/11“ war klar, dass eine vollständige Zielerreichung quasi nicht möglich ist. So musste auch im Dezember noch der ein oder andere Jahresabschluss bearbeitet werden. Trotzdem blickt die Dr. Knabe GmbH auf ein gelungenes erstes Jahr mit den Lösungen der Ingentis Kanzlei Suite zurück. Auch in den kommenden Jahren soll die Planung daher mit Ingentis in.plan in Zusammenhang mit Ingentis in.sight erfolgen.

Wir von Ingentis freuen uns dabei besonders, dass die Dr. Knabe GmbH mit ihren Anfragen und Anforderungen, beispielsweise nach neuen Auswertungen mit Ingentis in.sight, dazu beiträgt, unsere Software-Lösungen für alle unsere Kunden noch besser zu machen.

Das Unternehmen

Die Dr. Knabe GmbH Steuerberatungsgesellschaft wurde 1928 durch Willy Schmädicke gegründet. Im Jahr 1990 übernahm seine Tochter Rotraud Knabe das Geschäft und baute die Kanzlei weiter aus. Heute befindet sich das Unternehmen mit Sitz in Potsdam unter der Leitung von Dr. Stephan Knabe. Mit über 50 Mitarbeiter:innen werden in Deutschland und europaweit sowohl mittelständische als auch börsennotierte Unternehmen in den Bereichen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung betreut.

Ingentis Kanzlei Suite Kunde - Dr. Knabe Steuerberatungsgesellschaft

Produkt:

Ingentis in.sight und Ingentis in.plan

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„Mithilfe von Ingentis in.plan und Ingentis in.sight haben wir es geschafft, den Blindflug in der Kanzlei zu beenden. Heute wissen wir, welcher Mitarbeiter zu viele und welcher vielleicht zu wenige Aufträge hat und auch, wie viel Zeit in die Erledigung der einzelnen Aufträge fließt. So können wir die Arbeit deutlich besser aufteilen.“
Florian Sprenger, Steuerberater bei der Dr. Knabe GmbH Steuerberatungsgesellschaft