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Automatisiertes E-Mail-Reporting von Personalauswertungen

Ingentis Success Story

 

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„Langfristiges Ziel ist es, dass jeder dank Ingentis org.manager vollständig diejenigen HR-Daten automatisch über Self-Services oder Broadcasting erhält, die er für seine Tätigkeit benötigt und hinsichtlich des Datenschutzes und im Rahmen seiner Tätigkeit auch einsehen darf.“
Jonas Brauburger HR-IT-Strategie und Weiterentwicklung operativer Personalanwendungssysteme

Im Zuge ihrer Digitalisierungs-Strategie suchte die Mainova AG nach einem automatisierten Informationssystem, das per E-Mail vorbestimmte Personaldaten an Führungskräfte, Mitarbeiter und Gremien verteilen kann. Zwar nutzte der Frankfurter Energiedienstleister zu diesem Zeitpunkt bereits Ingentis org.manager zur Visualisierung wichtiger HR-Daten. Jedoch sollte die gesteuerte E-Mail-Distribution dazu verhelfen, Verantwortliche schnell und ohne Suchaufwand auf explizite Umstände hinzuweisen und Ihnen turnusmäßig Standardreports zur Verfügung zu stellen. Dies war der Startschuss für die Entwicklung des automatisierten E-Mail-Reportings in Ingentis org.manager.

Über die Mainova AG

Als Hessens größter Energiedienstleister versorgt die Mainova AG mehr als eine Million Menschen in der Rhein-Main-Region zuverlässig mit Strom, Erdgas, Wärme und Wasser: Sie liefert die Energie für die Lebensqualität und Wirtschaftskraft der Metropolregion zuverlässig rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr. Die Mainova ist jedoch nicht nur Lieferant, sondern auch Energie-Erzeuger. So werden unter anderem mit dem Frankfurt Airport der größte Flughafen des europäischen Festlandes sowie die zahlreichen Hochhäuser der Mainmetropole und die „Server-Farmen“ des weltweit größten Internet-Knotens versorgt.

 

Die Herausforderung

In der Vernetzung von Daten, Dingen und Menschen sieht die Mainova unternehmerische Chancen – sei es der Erfolg neuer Lösungen und Formen der Kundeninteraktion am Markt oder höhere Effizienz durch digital unterstützte Prozesse.

Um etwa die Prozesse ihrer Personalabteilung zu optimieren und zu erweitern, hat die Mainova deshalb ein integriertes Personalinformationssystem eingeführt. Dieses lässt Entscheidungsträgern und Interessensvertretern maßgeschneiderte, bedarfsgerechte Informationen zukommen. Darunter fallen Datenvisualisierungen in Form von HR-Dashboards oder Organigramme und auch Listen mit operativ wichtigen Details für das Controlling und für HR-Business-Partner. Das klingt zunächst nicht außergewöhnlich
oder neu. Jedoch stellen die HR-Manager bei der Mainova eine besondere Anforderung an das integrierte Personalinformationssystem: Wertvolle Kennzahlen und Hinweise sollen automatisiert und proaktiv an ihre vorbestimmten Empfänger versendet werden, ohne dass sie erst gesucht und zusammengetragen werden müssen. In der Vergangenheit hatte die Mainova turnusmäßig Standardauswertungen in Excel-Listen gesammelt, aufbereitet und per E-Mail verteilt oder auf Laufwerken abgelegt. Alles manuell und mit hohem Zeitaufwand verbunden.

Während die Standardauswertungen mit einigem Aufwand umgesetzt werden konnten, gab es darüber hinaus eine andere Art der Analyse, die wie ein weit entferntes Zukunftsszenario erschien: Das Berichtwesen für Ereignisse, also das automatisierte Informieren über personalwirtschaftlich relevante Sachverhalte. Ein Beispiel für ein solches Ereignis ist die Überschreitung von Regelwerten wie etwa einer definierten Krankenquote. Da solche Ereignisse nicht vorhersehbar sind und nicht zu einem fixen Datum eintreten, wäre ihr Monitoring und das Reporting darüber ohne Prozessautomatisierung nicht zu bewältigen.

Mit dem neuen org.manager-Feature sollten nun Standardauswertungen erleichtert und Ereignisauswertungen möglich gemacht werden.

 

Die Lösung

„Keine von uns betrachtete Lösung konnte unseren Wunsch realisieren, beliebig aufbereitete HR-Kennzahlen ereignis- oder zeitgesteuert an dynamisch abgeleitete Adressaten zu versenden. Dies wurde erst durch Ingentis org.manager möglich. Dieser erlaubt nicht nur die Ausgabe beliebiger Perspektiven in voller Visualisierung, sondern auch den anschließenden Versand per Mail“, erinnert sich Jonas Brauburger, zuständig für die HR-IT-Strategie und Weiterentwicklung operativer Personalanwendungssysteme der Abteilung HR Prozesse und -Dienstleistungen (M3-PP).

Dabei fiel die Wahl mit org.manager sogar auf eine bekannte Anwendung. Die Mainova nutzt das Organigramm- Tool unter anderem bereits zur Visualisierung, im Vergütungsmanagement und für einen interaktiven Planstellen- bzw. Jobfamilienkatalog.

Nun wurde die Anwendung um die automatisierte Zustellung von Auswertungen erweitert. Nach dem Export der Berichte als PDFs ermittelt die Anwendung, an welchen Empfänger die Dokumente versendet werden sollen und liefert sie aus. Dabei wird mithilfe von Auswertungswegen und Bedingungen definiert, welche Daten für welchen Rezipienten bestimmt sind.

 

Zeitgesteuertes Reporting

Die Mainova nutzt das automatisierte Verteilerwesen auf zwei Arten. So setzt dieses zum einen E-Mails in Form von Regelreportings zu fixen Stichtagen ab.

Ein typischer Anwendungsfall ist hier die Information über Home Office-Tage oder Betriebsjubiläen in einer Übersichtstabelle an die HR-Business-Partner sowie Vollzeitäquivalent- und Headcountmeldungen an das interne Rechnungswesen. Die Darstellung erfolgt monats- und jahreskumuliert sowie zum Vortag der Berichterstellung. Überschreiten die Werte einen vordefinierten Schwellenwert, werden sie – je nach Auswertung – zudem zur Frühwarnung mithilfe eines Farbcodes hervorgehoben.

Darüber hinaus setzt die Mainova dieses Standardreporting ein, um Führungskräfte über die Gleitzeitkontenstände und weitere Kennzahlen der Personalzeitwirtschaft, wie Produktivstunden oder Urlaubskontingente der jeweils zugeteilten Organisationseinheit, zu informieren. Auch hier kommen Farbcodes zum Einsatz, um das Überschreiten festgelegter Schwellenwerte aufzuzeigen.

Ingentis Success Story: Beispiel für die Auswertung von Gleitzeiten bei der Mainova AG (Musterdaten)
Beispiel für die Auswertung der Krankenquote monatlich, jährlich und täglich bei der Mainova AG (Musterdaten)

Ereignisgesteuertes Reporting

Neuer Bestandteil des HR-Berichtwesens bei der Mainova ist das ereignisgesteuerte Reporting. Dieses erfolgt nicht zwingend in regelmäßigen Abständen, sondern dann, wenn eine vordefinierte Begebenheit eingetreten ist. Liegt diese vor, so erhalten die Führungskräfte eine Hinweismeldung.

Diese Art der Auswertung kommt – neben genannter Krankheitsquote – zum Beispiel beim Thema Home Office zum Einsatz. Mitarbeiter können innerhalb eines definierten Kontingents pro Jahr von zu Hause aus arbeiten. Droht eine Überschreitung, so folgen Hinweismeldungen an die zugeordnete Führungskraft sowie den zuständigen Fachbereichsbetreuer, um auf die baldige Ausschöpfung des jeweiligen Mitarbeiters aufmerksam zu machen.

Ein weiterer Anwendungsbereich ist das Fehlzeitenmanagement. Nicht verrechnete Zeiten, sogenannte NV-Zeiten, geben an, wenn Produktivzeiten nicht vollständig im System angerechnet wurden. In diesem Fall sticht ein Mitarbeiter vor dem Beginn oder nach dem Ende der Rahmenarbeitszeit.

Auch verhilft Ingentis org.manager zu einer verbesserten Datenpflege. So unterliegt die Eingabe der Daten im Personalsystem einigen organisatorischen Vorgaben, die jedoch über die nativen Features von SAP HCM nur unzureichend darstellbar sind.

Dies betrifft unter anderem Namenskonventionen für Planstellen, die Zuordnung von Jobfamilien oder Tätigkeitsfeldern, Stellenwerte von Planstellen oder die richtige Zuordnung von Mitarbeiterkreisen zwischen Planstellen und Mitarbeitern. Mithilfe von Ingentis org.manager werden tägliche Konsistenzprüfungen durchgeführt. Treten dabei Fehler auf, werden die zuständigen Sachbearbeiter direkt über das betroffene Organisationsobjekt und den Fehlertyp informiert.

 

Pläne für die Zukunft

Für die Zukunft möchte die Mainova die Funktionalität des automatisierten Reportings noch umfassender einsetzen. So sollen sukzessive zusätzliche Regelmeldungen etabliert werden, die zielgerichtet über weitere betriebliche Kennzahlen informieren oder auch um individuelle Organigramme oder Listen von Erst-/Brandschutzhelfern zu versenden.
Bei den ereignisgesteuerten Warnhinweisen gibt es ebenfalls noch Bedarfe: Geplant sind beispielsweise Benachrichtigungen, wenn interne Personalwechsel erfolgen, ein Renteneintritt auf einer Schlüsselposition bevorsteht oder Urlaubstage zum Jahresende noch nicht verplant sind. Auch über den Versand elektronischer Grußkarten bei Geburtstagen oder Jubiläen wird derzeit intern diskutiert.

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Produkt: org.manager

HR-System: SAP HCM