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Merck mit dem richtigen Tool für transparente Strukturen

Ingentis Success Story

V

Ziele und Anforderungen

  • Ablösung des ineffektiven Prozesses der manuellen Organigrammerstellung mit MS PowerPoint
  • Vollautomatische Erstellung von Organigrammen direkt aus SAP
  • Aktuelle und detaillierte Organigramme
  • Publikation der Organigramme im Intranet für Mitarbeiter in 60 Ländern weltweit
Z

Überzeugende Ergebnisse

  • Vollautomatische Datenübernahme aus SAP HCM
  • Schnelle und einfache Implementierung
  • Vollautomatische Erstellung tagesaktueller Organigramme
  • Unternehmensweiter Zugriff auf die Organigramme im Intranet
  • Umfangreiche Suchfunktionen im Intranet
  • Darstellung von fachlichen Zuständigkeiten über Gesellschaftsgrenzen hinaus
  • Erhöhung der Transparenz innerhalb des Konzerns
  • Messbare Effizienzsteigerung
  • Hohe Akzeptanz bei allen Mitarbeitern

Die manuelle Erstellung von Organigrammen für das gesamte Unternehmen mit über 8.000 Mitarbeitern in den oberen Hierarchieebenen in MS PowerPoint war ein zeitaufwendiger und ineffektiver Prozess bei der Merck KGaA. Denn trotz des hohen Aufwandes führte dieser Prozess zu keinem zufriedenstellendem Ergebnis im Hinblick auf Aktualität, Detailtiefe und Verfügbarkeit der Organigramme für alle Mitarbeiter im Konzern.

Nach der Implementierung des Ingentis org.managers werden heute tagesaktuelle und bis auf die letzte Hierarchieebene detaillierte Organigramme für über 33.000 Mitarbeiter aus allen Landesgesellschaften in weltweit 60 Ländern erstellt und im konzerneigenem Intranet täglich publiziert. Dabei erfolgt der gesamte Prozess aufgrund der nahtlosen Integration des Ingentis org.managers in die SAP Systemlandschaft vollautomatisch und ohne jeglichen manuellen Eingriff.

Mit dem Ingentis org.manager konnten somit nicht nur die internen Prozesskosten gesenkt, sondern darüber hinaus auch die Transparenz in dem weltweit tätigen Konzern signifikant gesteigert werden. Merck hat eben das richtige Tool für transparente Strukturen.

Über das Unternehmen Merck

Merck wurde 1668 in Darmstadt durch Friedrich Jacob Merck gegründet und ist somit das älteste pharmazeutischchemische Unternehmen der Welt. Heute besteht der Merck Konzern aus 120 Gesellschaften die in über 60 Ländern der Erde tätig sind. Insgesamt beschäftigt der Merck Konzern 33.000 Mitarbeiter weltweit, die einen Umsatz von über 7 Mrd. Euro in den beiden Sparten Pharma und Chemie erwirtschaften.

(Stand der Zahlen ist der Implementierungszeitpunkt)

Ziele und Anforderungen

“Die Ablösung des ineffizienten manuellen Erstellungsprozesses bei gleich-zeitiger Qualitätsverbesserung durch eine höhere Aktualität und Detailtiefe der Organigramme”, das war die Zielsetzung die Tobias Schellhaas für den neuen Prozess der Organigrammerstellung definierte.

Bisher wurden die Organigramme mit hohem Aufwand in MS PowerPoint manuell erstellt und dann monatlich als JPG-Grafik im Intranet veröffentlicht. Dabei beschränkte sich der Detailgrad auf die Darstellung bis auf die BereichsHauptabteilungsebene mit einigen wenigen Angaben wie  z.B. Abteilungsbezeichnungen und Namen der Stelleninhaber.

“Neben der Anforderung nach einer höheren Aktualität und Detailtiefe der Organigramme sollte sich die zukünftige Lösung natürlich nahtlos in unser SAP-System integrieren”, beschreibt Tobias Schellhaas die weiteren Anforderungen.

Die Lösung

Nachdem die Anforderungen an den zukünftigen Prozess definiert waren, folgte eine umfangreiche Evaluierungsphase der am Markt befindlichen Lösungen für die automatische Organigrammerstellung.

“Funktionalität, Freiheit bei der Gestaltung des Layouts der Organigramme, einfache Bedienung, sowie eine nahtlose Integration in unsere SAP Systemlandschaft waren unsere entscheidenden Kriterien bei der Auswahl der geeigneten Software”, erklärt Tobias Schellhaas. Der Ingentis org.manager konnte schließlich in allen Punkten überzeugen, “insbesondere aber die wirklich perfekte SAP Integration und der ‚easy to use‘ Ansatz gaben schließlich den Ausschlag für die Anschaffung des Ingentis org.managers bei Merck.”

Die Implementierung konnte aufgrund der nahtlosen SAP-Integration innerhalb kürzester Zeit erfolgen. Nach wenigen Stunden schon konnten die ersten Organigramme vollautomatisch aus SAP HCM erstellt werden.

Heute werden nicht nur die Organigramme für die über 9.000 Mitarbeiter der Merck KGaA täglich vollautomatisch erstellt und im Intranet mit umfangreichen Suchfunktionen publiziert, sondern darüber hinaus auch die Organigramme für weitere 24.000 Mitarbeiter in diversen Landesgesellschaften weltweit.

Eine zusätzliche Anforderung ergab sich aus der divisionalen Organisationsstruktur des Merck Konzerns: “Die Darstellung fachlicher Zuständigkeiten über Organisationseinheiten und ganze Gesellschaften hinweg war eine weitere wichtige Anforderung, die der Ingentis org.manager hervorragend erfüllt”, erklärt Tobias Schellhaas.

Die Veröffentlichung der Organigramme erfolgt in einer globalen und in diversen lokalen Varianten, die miteinander verknüpft sind und dann über das “HR-Reporting Portal” im Intranet weltweit den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Die bisherigen positiven Ergebnisse, die messbaren Effizienzsteigerungen und die hohe Akzeptanz der Lösung bei allen Mitarbeitern machen Lust auf mehr: Die Nutzung der umfangreichen Controlling- und Simulationsfunktionen des Ingentis org.managers ist einer der nächsten Schritte: “Wir wollen den das Tool zukünftig auch für unsere Personalplanungsprozesse, sowie in Restrukturierungsprojekten einsetzen und dabei dann insbesondere die vielfältigen Simulationsfunktionen nutzen”, freut sich Tobias Schellhaas auf weitere interessante Projekte mit dem Ingentis org.manager.

Ingentis org.manager Success Story_Merck_Logo

Produkt: org.manager

Datenquelle: SAP HCM

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“Die nahtlose SAP-Integration sowie der ‚easy-to-use‘ Ansatz des Ingentis org.managers ist tatsächlich einzigartig!”
Tobias Schellhaas, Corporate HR