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Transparenz auch in der Cloud

Ingentis Success Story

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Ziele und Anforderungen

  • Wechsel von SAP HCM auf SAP SuccessFactors Employee Central und damit auch von Ingentis org.manager on-premises auf Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors
  • Migration einer Vielzahl von Mitarbeiterdaten
  • Beibehaltung der vertrauten Übersicht über die Organisationsstruktur
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Überzeugende Ergebnisse

  • Behebung von Datenlücken oder Problemen früh im Migrationsprozess aufgrund der Visualisierung mit Ingentis org.manager
  • Umsetzung drei verschiedener Organigramm-Perspektiven für unterschiedliche Zielgruppen
  • Kundenorientierte und unkomplizierte Umsetzung von Änderungswünschen

Schon seit über 350 Jahren ist Merck als Wissenschafts- und Technologieunternehmen weltweit erfolgreich. Mittlerweile sind rund 57.000 Mitarbeiter in 66 Ländern für die Organisation tätig. Um trotz der Vielzahl der Angestellten immer einen Überblick über die Unternehmensstruktur zu behalten, wurde schon in den frühen 2000er Jahren Ingentis org.manager eingeführt.

Lange Zeit basierte die Visualisierung der HR-Daten von Merck auf einem on-premises Stammdatensystem. Als das Unternehmen sich dafür entschied, SAP SuccessFactors Employee Central einzuführen, folgte im Jahr 2020 der Umzug der Daten in die Cloud. Trotz der veränderten Datengrundlage wollte Merck nicht auf die gewohnten Funktionalitäten des Ingentis org.managers verzichten. So war schnell klar, dass auch die Software mit in die Cloud ziehen sollte: Der Wechsel auf Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors war beschlossen.

Über das Unternehmen Merck

Merck ist ein Wissenschafts- und Technologieunternehmen in den Bereichen Healthcare, Life Science und Performance Materials. Es wurde 1668 von Friedrich Jacob Merck in Darmstadt gegründet und hat sich seitdem zu einem globalen Unternehmen entwickelt. Rund 57.000 Mitarbeiter arbeiten daran, im Leben von Millionen Menschen täglich einen entscheidenden Unterschied für eine lebenswerte Zukunft zu machen: Von der Entwicklung präziser Technologien zur Genom-Editierung über die Entdeckung einzigartiger Wege zur Behandlung von Krankheiten bis zur Bereitstellung von Anwendungen für intelligente Geräte – Merck ist überall. 2019 erwirtschaftete Merck in 66 Ländern einen Umsatz von 16,2 Milliarden Euro.

Die Herausforderung

Die Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central erforderte eine Migration aller Stammdaten vom lokalen HR-System in die Cloud. Aufgrund der hohen Anzahl an Beschäftigten handelte es sich dabei um eine beträchtliche Datenmenge. Hier galt es zum einen sicherzustellen, dass alle Daten korrekt migriert werden, zum anderen aber auch, potenzielle Datenlücken ausfindig zu machen und schnellstmöglich zu schließen.

Außerdem sollte nach dem Umzug die vertraute Übersicht über die Organisationsstruktur bestehen bleiben. Zwar bietet Employee Central selbst auch ein Feature zur Visualisierung des Organigramms, allerdings mit deutlich geringerem Funktionsumfang. So wird damit beispielsweise nur die jeweils nachgelagerte Ebene des gerade ausgewählten Mitarbeiters angezeigt, während mit Ingentis org.manager die gesamte Hierarchie abgebildet werden kann. Zudem waren die Angestellten, aufgrund der bereits langjährigen Verwendung von Ingentis org.manager im Unternehmen, mit unserer Software bestens vertraut und von deren Nutzerfreundlichkeit und einfachen Bedienbarkeit überzeugt.

„Aufgrund der guten User Experience und dem wesentlichen Vorteil, die gesamte Hierarchie visualisieren zu können, war schnell klar, dass wir den Ingentis org.manager auch weiterhin einsetzen wollen.“
Katrin Urbatzka, Project Manager Group Human Resources | Digital HR

Die Lösung

Damit Ingentis org.manager trotz der veränderten Datenquelle weiterhin genutzt werden konnte, wurde ein Wechsel von der bisher implementierten Ingentis org.manager on-premises Version auf die Version für SAP SuccessFactors vorgenommen.

Bereits während der Migration der Daten vom SAP on-premises Stammdatensystem in das in SAP SuccessFactors integrierte „Employee Central“ stellte Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors eine nützliche Unterstützung dar. Durch die Visualisierung der Struktur konnten Probleme oder Fehler in der Datenmigration schon früh im Prozess festgestellt werden. Auf diese Weise war es möglich, auftretende Datenlücken schnell und unkompliziert zu schließen und die Richtigkeit und Vollständigkeit der migrierten Daten sicherzustellen.

Nachdem zu Projektbeginn die Anforderungen definiert wurden, entwarf das Team von Ingentis einen ersten Entwurf des Organigramms. Dabei war es das Ziel, der gewohnten Darstellung aus der alten on-premises Version möglichst nahe zu kommen. Allerdings wurden auch kleine Veränderungen, wie beispielsweise farbliche Anpassungen an das Branding von Merck sowie an das generelle Erscheinungsbild von SAP SuccessFactors Employee Central, vorgenommen. Außerdem wurde die Liste der Daten, die entlang der Organisationsstruktur angezeigt werden sollen, im Zuge der Umstellung überarbeitet und aktualisiert. Auf Basis dieses ersten Entwurfs, wurden in einem unkomplizierten, agilen Prozess neue Anforderungen und Änderungswünsche kontinuierlich umgesetzt, bis das gewünschte Ergebnis erreicht war.

Wie zuvor, wurden auch im Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors drei Perspektiven umgesetzt, die sich an verschiedene Zielgruppen richten. Zum einen gibt es ein für jeden Mitarbeiter zugängliches Organigramm. Dieses wird häufig für Suchen nach Kollegen und deren Zuständigkeiten genutzt, aber auch, um sich ein Netzwerk innerhalb des Unternehmens aufzubauen, beispielsweise wenn es um interne Stellenwechsel geht. Gleichzeitig sorgt diese Ansicht der gesamten Unternehmensstruktur für eine erhöhte Transparenz. Zum Beispiel werden Änderungen in Verantwortlichkeitsbereichen so teilweise schon mit Ingentis org.manager visualisiert, bevor sie offiziell an alle kommuniziert werden können.

Die Employee Perspective im Ingentis org.manager ist für alle Mitarbeiter zugänglich

Zum anderen gibt es spezielle Ansichten sowohl für Manager als auch für HR Business Partner, die mit zusätzlichen Informationen, Kennzahlen und Mitarbeiterdaten ausgestattet sind. In diesem Zusammenhang spielt auch das Thema Reorganisation eine große Rolle. In einem Unternehmen mit der Größe von Merck sind Umstrukturierungen keine Seltenheit. Auch dafür bietet Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors ein besonders hilfreiches Feature.

Die HR Perspective mit Ingentis org.manager zeigt zusätzliche Informationen im Organigramm.

Pläne für die Zukunft

Der erfolgreiche Wechsel von Ingentis org.manager on-premises auf Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors markiert noch lange nicht das Ende der Zusammenarbeit. In einem nächsten Schritt soll der bereits implementierte org.simulator genutzt werden.

Aktuell sind Reorganisationen bei Merck mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Ziel ist es daher, dass Manager und HR Business Partner mit dem Feature für die Simulation von Reorganisationen Änderungen an der Struktur einfach via Drag and Drop durchführen und an das HR Services Team weitergeben können. Auf diese Weise sollen eine effizientere Durchführung und eine geringere Fehleranfälligkeit erreicht werden. Außerdem bietet die Software die Möglichkeit mehrere verschiedene Szenarien zu simulieren und die Auswirkungen auf die Struktur und auch auf relevante Kennzahlen zu sehen, bevor sie wirklich umgesetzt werden. Somit wird eine bessere Kommunikation darüber, wie die Zielorganisation am Ende aussehen soll, ermöglicht.

Auch der Einsatz des Ingentis business rule trigger ist bei Merck bereits angedacht. Mit dem Tool werden Änderungen an HR-Stammdaten in SAP SuccessFactors automatisch an alle Objekte eines konfigurierbaren Auswertungspfades weitergegeben. So werden der manuelle Aufwand sowie die Fehleranfälligkeit weiter reduziert.

Success Story von Ingentis org.manager bei Merck

Produkt: Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors

Datenquelle: SAP Success Factors Employee Central

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„Nach der Umsetzung unserer Anforderungen in einem ersten Entwurf, sind uns Punkte aufgefallen, die uns vorher so nicht bewusst waren. Hier zeigt Ingentis eine große Bereitschaft, Änderungen kundenorientiert und agil umzusetzen. So hatten wir am Ende ein Ergebnis, das sowohl in der gewünschten Qualität als auch dem vorgegebenen Zeitrahmen und Budget live gegangen ist – ein sehr erfolgreiches Projekt.“
Katrin Urbatzka, Project Manager Group Human Resources | Digital HR