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Einfaches Modeling alternativer Organisationsstrukturen bei Neptune

Ingentis Success Story

 

V

Ziele und Anforderungen

  • Ein System, das die Daten aller Niederlassungen vereint
  • Schnittstelle für nahtlose Anbindung an SAP HCM
  • Flexible Funktionalität
  • Verschiedene Export-Optionen
  • Schnelle und kostengünstige Implementierung
Z

Überzeugende Ergebnisse

  • Unternehmensweit einheitliche Pflege der HR- und Geschäftsdaten
  • Verbesserte Qualität der HR- und Geschäftsdaten
  • Verlässliche Prognosen, um die unternehmerische Leistungsfähigkeit zu planen
  • Ganzheitliches Verständnis der Strukturen, Aktivitäten und Budgets
  • Klarer Überblick über die Organisationsstruktur

Wenn mehrere Organisationen im Zuge einer Fusion oder Übernahme verschmelzen, muss zunächst eine gemeinsame Grundlage für die unterschiedlichen Daten, selbstverständlich auch aus dem HR-Bereich, geschaffen werden. Vor dieser Herausforderung stand das internationale Unternehmen Neptune Energy und entschied sich dafür, sie mit dem SAP HCM-System anzugehen. Da in den einzelnen Niederlassungen mit verschiedenen Systemen und Lösungen gearbeitet wurde, erwies sich die Datenqualität allerdings schon bald als mangelhaft. Neptune benötigte eine Software, die allen Mitarbeitern einen einfachen Zugang zur Visualisierung der Organisationsstruktur bot. Gleichzeitig sollte sie den Input für Budgetplanung und Prognoseprozesse effizienter gestalten und die Option bereithalten, alternative Organisationsstrukturen unkompliziert zu simulieren.

Über Neptune

Neptune Energy ist als unabhängiges, global agierendes Explorationsunternehmen in der Nordsee, in Nordafrika und im asiatisch-pazifischen Raum aktiv. Das Unternehmen hatte im Jahr 2019 eine Produktion von 144.000 Netto-Barrel Öläquivalent pro Tag und 2P-Reserven zum 31. Dezember 2019 von 633 Millionen Barrel Öläquivalent. Das von Sam Laidlaw gegründete Unternehmen wird von CIC und Fonds unterstützt, die von der Carlyle Group und CVC Capital Partners beraten werden.

 

Die Herausforderung

Neptune Energy beschäftigt 1.800 Mitarbeiter in acht Ländern und zählt damit zu den führenden internationalen Explorations- und Produktionsunternehmen (E&P). Tatsächlich besteht das Unternehmen in seiner heutigen Form aber noch nicht sonderlich lange: Neptune wurde erst 2015 gegründet, um in große Öl- und Gas-Portfolios zu investieren. Im Februar 2018 übernahm das Unternehmen dann das weltweite Öl- und Gasgewinnungsgeschäft von der ENGIE Production International. Schnell folgten weitere Zukäufe, um das Portfolio mit den Schwerpunkten Gas und Nachhaltigkeit kosteneffizient auszubauen.

Grundsätzlich bringt eine solche Umformierung immer auch die Herausforderung mit sich, viele verschiedene Einzelteile zu einem funktionierenden Ganzen zusammenzufügen. Das betrifft einerseits die Eckpfeiler der Unternehmenskultur, wie etwa die Mission, die Vision oder die gelebten Werte des Unternehmens. Andererseits fallen aber auch praktische Aspekte des Arbeitsalltags darunter, allen voran die Geschäfts- und HR-Daten. Auf ihrer Grundlage werden Organisationsstrukturen und -hierarchien abgebildet, harmonisiert und nachvollzogen. Zudem bilden sie die Basis für eine an den Geschäftszielen ausgerichtete Personalplanung und für die Entwicklung von Prognosen, um den Status Quo mit budgetierten Plänen zu vergleichen.

In einem ersten Schritt führte die Personalabteilung von Neptune sämtliche HR-Daten in SAP Human Capital Management (HCM) zusammen. Dabei wurde schnell deutlich, dass die Datenqualität aufgrund der verschiedenen Lösungen und Systeme, die früher genutzt wurden, mangelhaft war. Die Konsequenz: Im SAP HCM-System fanden sich viele fehlerhafte oder unvollständige Einträge. Die effizienteste Möglichkeit, alle Datenlücken schnell zu erkennen, bestand darin, die Daten zu visualisieren – beispielsweise in Form eines Organigramms.

Darüber hinaus benötigte Neptune einen vollständigen Überblick über die neue Organisationsstruktur, inklusive aller Büros und Betriebsanlagen. Auch diese Anforderung konnte am besten über ein Organigramm abgedeckt werden. In der Vergangenheit hatte jede Niederlassung seine eigene Methode, die Organisationsstruktur aktuell zu halten. Die Lösungen reichten von Zeichenprogrammen bis hin zu Excel-Tabellen. Künftig sollte es nur noch eine einzige Anlaufstelle für die Visualisierung der Struktur geben.

Das E&P-Unternehmen wünschte sich zudem eine Möglichkeit, die eigene Leistungsfähigkeit zu prognostizieren. Dadurch sollte nicht nur die strategische Geschäftsplanung ermöglicht, sondern auch Organisationsstrukturen und Kosten simuliert werden, die notwendig sind, um die angestrebte Leistungsfähigkeit zu erreichen. Für die Umsetzung des Vorhabens war es besonders wichtig, alle benötigten Informationen aus einer zentralen Quelle beziehen zu können.

org.manager-Screenshot: Visualisierung der Struktur und eines Jahresüberblicks

Die Lösung

Auf der Suche nach einer Lösung stieß Neptune schnell auf Ingentis org.manager. Das Feature-Set der Organigramm-Software überzeugte die Verantwortlichen. Ingentis org.manager lässt sich nicht nur nahtlos an SAP HCM anbinden, er ermöglicht außerdem die einfache Durchführung von Planspielen und Simulation von Reorganisationen. Weitere Pluspunkte: Der Kostenaufwand war gering und die Software-Lösung konnte innerhalb weniger Wochen implementiert werden.

Heute ist Ingentis org.manager aus dem Arbeitsalltag von Neptune Energy nicht mehr wegzudenken und bildet die Basis für alle Prozesse, die in der Geschäftsführung, der Personalabteilung und im Finanzteam ablaufen.

Die verschiedenen Organigramm-Ansichten bieten Einblicke in die aktuelle Organisationsstruktur und sind um Icons ergänzt, die die wichtigsten Leistungszahlen hervorheben. So bleiben keine Fragen zu den bestehenden Mitarbeitern, ihren Positionen, Verantwortlichkeiten und dem Zusammenspiel aller Komponenten offen. Besonders die Option, legale und funktionale Berichtslinien in einer ‚Matrix-Struktur‘ zu visualisieren, erweist sich in der Praxis als äußerst wertvoll.

Außerdem helfen die Visualisierungsmöglichkeiten von Ingentis org.manager der Geschäftsleitung dabei, die Arbeitsabläufe im Unternehmen zu verstehen und zu steuern. Beim Planen künftiger Projekte ist es entscheidend, ein klares Bild des aktuellen Unternehmenszustands (das „Jetzt“) als Ausgangspunkt zu haben. Hier liefern das Organigramm sowie visualisierte Kennzahlen und Big Data-Grafiken wertvolle Einblicke.

Neptune nutzt diese Informationen vor allem bei der jährlichen Geschäftsplanung; beispielsweise, um einzuschätzen, ob es möglich ist, gesetzte Ziele mit der aktuellen Belegschaft und dem vorhandenen Budget innerhalb der nächsten 24 Monate zu erreichen. Welche Mittel stehen dafür zur Verfügung? Was wird tatsächlich benötigt?

Bei diesen Diskussionen kann sich Neptune heute darauf verlassen, dass alle notwendigen Daten per Knopfdruck zur Verfügung stehen. Früher mussten die Verantwortlichen viel kostbare Zeit dafür aufwenden, Daten aus den unterschiedlichsten Quellen zusammenzutragen. Heute können die Projektteams alle wichtigen Geschäftsentwicklungen und Unternehmensziele tiefgreifend analysieren und dabei sicher sein, dass die Informationen vollständig und korrekt sind.

Organisatorischer Wandel ist unerlässlich, um ein Unternehmen strategisch so aufzustellen, dass es die Herausforderungen der Zukunft meistern kann. An dieser Stelle kommt die Simulationsfunktion von Ingentis org.manager ins Spiel: Um künftige Organisationsmodelle zu testen, nutzt Neptune die Simulationsumgebung und evaluiert, mit welchem der möglichen Szenarien sich die Unternehmenspläne am besten realisieren lassen. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage: Wie wirkt sich die strukturelle Veränderung auf wichtige Kennzahlen wie Budgets und Mitarbeiterzahlen aus?

Pläne für die Zukunft

Nachdem Ingentis org.manager dabei helfen konnte, saubere Stammdaten zu generieren, wird er nun sukzessive in die Geschäftsprozesse bei Neptune integriert. So wird die Lösung beispielsweise von der Finanzabteilung für neue Prognosen genutzt: Um Doppelungen sowie Ineffizienzen zu reduzieren und gleichzeitig tiefere Einblicke zu erhalten, können mit den von Ingentis org.manager visualisierten Daten die monatlichen Ist-Zahlen mit den Budgetplänen abgeglichen werden. Außerdem lassen sich genaue Prognosen aller Organisationskosten für ein gesamtes Jahr erstellen.

Ingentis org.manager customer Neptune Energy - Logo
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„Der Kundendienst von Ingentis hat uns schwer beeindruckt. Alle unsere Bedürfnisse wurden mit pragmatischen, kostengünstigen Lösungen erfüllt – und das immer effizient und in kürzester Zeit.“
Amanda Chilcott, Group HR Director