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Personalcontrolling bei der Stadt Mannheim

Ingentis Success Story

 

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Ziele und Anforderungen

  • Unterstützung des Management-Informations-Systems
  • Grafische Abbildung der Organisationsstruktur
  • Visualisierung von Personalkennzahlen
  • Nutzung der Daten aus dem SAP HR-System
Z

Überzeugende Ergebnisse

  • Organigramme auf Knopfdruck
  • Übersichtliche Personal- und Organisationsberichte
  • Personalstruktur und Budget im Blick
  • Einheitliche Datenbasis und Kennzahlendefinition
  • Vollautomatische Datenübernahme aus SAP
  • Geringer Installationsaufwand

„CHANGE² – Wandel im Quadrat“ – unter diesem Motto hat die Stadtverwaltung Mannheim einen umfassenden Modernisierungsprozess eingeleitet. Das kurpfälzische Oberzentrum will eine der modernsten Stadtverwaltungen Deutschlands werden. Im Rahmen des Change- Projektes ist ein Management-Informations-System entstanden.

Das Management-Informations-System bildet die Basis für Entscheidungen und stellt vor allem den Führungskräften der Stadtverwaltung einheitliche Informationen über Managementziele, Finanz- und Personalkennzahlen bereit. Gleichzeitig soll ein modernes Personalcontrolling den verantwortlichen Mitarbeitern Einblick in Personaldaten geben, damit sie fach- und sachgerecht entscheiden können.

Über die Stadt Mannheim

Mannheim ist das Oberzentrum der europäischen Metropolregion Rhein-Neckar. Die an Rhein und Neckar gelegene kurpfälzische Großstadt teilt sich in 17 Stadtbezirke auf und wird aufgrund seiner gitterförmig angelegten Straßen der Innenstadt auch „Quadratestadt“ genannt.

(Stand der Zahlen ist der Implementierungszeitpunkt)

Ziele und Anforderungen

Um dem Ziel eines Management-Informations-Systems näher zu kommen, entschied sich die Stadt Mannheim für den Ingentis org.manager. Bereits im Vorfeld hatte die Stadt ein SAP HR-System zur Verwaltung von Personaldaten. Zur grafischen Abbildung der Organisationsstruktur im Zusammenspiel mit Personalkennzahlen sollte schließlich der Ingentis org.manager zum Einsatz kommen.

Die Lösung

Über eine direkte Schnittstelle wurde der Ingentis org.manager an das SAP HR-System der Stadt angebunden, um die darin enthaltenen Personaldaten grafisch visualisieren zu können. Anwender mussten die Software nicht auf ihrem PC installieren. Lediglich eine Verknüpfung auf ihrem Desktop war nötig.

Im Ergebnis stehen der Stadt Mannheim 18 übersichtlich aufbereitete Personal- und Organisationsberichte zur Verfügung, die sich je nach Berechtigung vollautomatisch im Ingentis org.manager aufrufen lassen. Die Palette reicht vom einfachen Organigramm als Startbericht bis hin zu Berichten über Budgetausschöpfung und Demografie-Kennzahlen. Den Personalbetreuern werden in Mitarbeiterlisten, die sich unterhalb des Organigramms einblenden lassen, Detailinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefon- und Raumnummer angezeigt.

Alle Tabellen und Diagramme können direkt aus den Berichten exportiert und in Präsentationen sowie anderen Dokumenten wieder verwendet werden. Eine einheitliche Datenbasis und Kennzahlendefinition hilft, Fehlinterpretationen zu vermeiden.

Schlüsselthema Demografie

Der Bericht „Demografie“ veranschaulicht den Altersdurchschnitt sowie die Geschlechter- und Altersverteilung des Stammpersonals (Abb.). Das Stammpersonal umfasst alle Beschäftigten in Teil- und Vollzeit, die weder beurlaubt noch befristet beschäftigt sind. Der Bericht „Teilzeit“ gibt Aufschluss darüber, wie viel Prozent aller Beschäftigten des Stammpersonals der Stadtverwaltung in Teilzeit arbeiten.

Personalstruktur im Blick

Informationen über die komplette Belegschaft liefert der Bericht „Personalstruktur“. Er unterscheidet als Grundlagenbericht zwischen Stammpersonal, befristeten Beschäftigten, Auszubildenden, Mitarbeitern des Bundesfreiwilligendienstes, Beschäftigten mit Sonderverträgen am Nationaltheater und Beurlaubten. Der geplante Bericht „altersbedingte Fluktuation“ erläutert außerdem, wann bestimmte Stellen aufgrund von Renten- und Pensionseintritten Vakanzen aufweisen.

Budgetkontrolle

Der Personalbudget-Bericht gibt eine Übersicht über das aktuelle Budget und verfügbare, finanzielle Mittel. Auch ist eine Budgetprognose, welche auf Zahlen der Personalkostenplanung beruht, für das Jahresende enthalten. Ein Tachodiagramm zeigt die  Budgeteinhaltung an. Rote Zahlen stechen hervor. Das Dezernatscontrolling kann sofort reagieren und auf die betroffene Dienststelle zugehen. Ähnlich verhält es sich beim Bericht über Kosten- und Leistungsrechnung, welcher die Kostenverteilung aufschlüsselt und so die Kommunikation zwischen zentraler Finanzverwaltung und Dienststelle erleichtert.

Ausblick

Ein Schwerpunkt der künftigen Verstetigung von CHANGE2 bei der Stadt Mannheim liegt in der Abbildung von weiteren Kennzahlen und prognostischen Berichten im Rahmen der Personalbedarfsplanung.

org.manager Success Story Stadt Mannheim

Produkt: org.manager

Datenquelle: SAP HCM

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„Der Ingentis org.manager ist viel mehr als eine reine Organigrammsoftware.”
Maik Heinermann, Stadt Mannheim