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Die Bedeutung von E-Mail-Verteilerlisten

Und die Vorteile von Software für ihr automatisches Management

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Warum sind Verteilergruppen notwendig?

In der heutigen Arbeitswelt sind E-Mails immer noch das am meisten genutzte Kommunikationsmittel. Im Schnitt erreichen jeden Tag 121 E-Mails das Postfach eines Büromitarbeiters. Im Gegenzug verschickt jeder Angestellte selbst ungefähr 40 Nachrichten.1

Oft sind diese E-Mails nicht nur für eine Person bestimmt, sondern gehen an eine größere Gruppe von Personen. Besonders wenn essenzielle Informationen mit mehreren Kollegen geteilt werden müssen, ist es wichtig sicherzustellen, dass jeder, der zu dem jeweiligen Thema Bescheid wissen muss, in der Verteilergruppe enthalten ist.

Während größerer Projekte oder in sich wiederholenden Zyklen innerhalb eines Unternehmens ist es häufig notwendig, neue Informationen regelmäßig an dieselben Kollegen weiterzugeben. In diesen Fällen werden die Verteiler meist manuell von dem Mitarbeiter erstellt, der die E-Mails verschickt. Zusätzlich dazu verwaltet normalerweise die IT-Abteilung Verteilerlisten, die beispielsweise alle Mitarbeiter eines Geschäftsbereichs oder einer Abteilung enthalten.

1 | https://www.campaignmonitor.com/blog/email-marketing/2019/05/shocking-truth-about-how-many-emails-sent/

Probleme der manuellen Verwaltung von Verteilerlisten

Obwohl der Einsatz von fertigen Verteilerlisten durchaus sinnvoll ist, gibt es zwei grundlegende Probleme damit, diese manuell zu erstellen und zu verwalten.

Zum einen ist es sehr mühsam und zeitaufwendig, alle betreffenden Mitarbeiter ausfindig zu machen und der Liste hinzuzufügen.

Zum anderen führen Personalfluktuation und interne Wechsel zwischen Abteilungen dazu, dass diese Verteilergruppen schnell veralten. Das wiederum kann neue Schwierigkeiten und Missverständnisse erzeugen, zum Beispiel wenn Informationen aufgrund von Personalveränderungen nicht bei den richtigen Personen ankommen. Um manuell erstellte Verteiler immer aktuell zu halten, müssten alle Änderungen zusammen mit den damit einhergehenden notwendigen Updates der Verteilerlisten umgehend an die IT-Abteilung gemeldet werden. In kleineren Unternehmen ist das meist noch gut machbar. Für mittlere und große Unternehmen stellt es jedoch eine nahezu unmögliche Herausforderung dar.

Zum Glück gibt es heutzutage noch eine andere Möglichkeit, E-Mail-Verteilergruppen zu pflegen: Mit Software, die Verteilerlisten automatisch aktualisiert. Sie bietet verschiedene Vorteile, die das Arbeitsleben deutlich vereinfachen.

Vorteile von Software für Verteilergruppen

Es gibt diverse Software-Lösungen für die Pflege von dynamischen Verteilergruppen. Auch wenn es das Ziel aller dieser Anwendungen ist, die Verwaltung von E-Mail-Verteilern und damit den Arbeitsalltag vieler zu vereinfachen, bieten sie verschiedene Features, die unterschiedliche Vorteile mit sich bringen. Das können zum Beispiel folgende sein:

Schnittstellen zu zahlreichen Datenquellen

Software für Verteilerlisten sollte leicht an verschiedene Arten von Datenquellen angebunden werden können. Dazu zählen zum Beispiel führende Personalwirtschaftssys-teme wie SAP HCM, SAP SuccessFactors, Workday oder Oracle HCM. Daten werden dann direkt aus dem System gezogen und sind damit immer aktuell. Zusätzlich sollte sich die Software mit Verzeichnisdiensten, Datenbanken und auch flachen Dateien, wie Excel, verbinden lassen.

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Dynamische Kriterien

Mit einem solchen Feature werden die Mitglieder eines Verteilers auf Basis von konfigurierbaren Bedingungen ermittelt. Jeder Mitarbeiter, der diese Bedingungen erfüllt, wird der jeweiligen Gruppe hinzugefügt und erhält damit die E-Mails. Da die Konfiguration der dynamischen Kriterien oft keine Programmierung erfordert, muss die Verantwortung nicht zwingend bei der IT-Abteilung liegen.

E-Mails versenden

Die Software bietet die Option den E-Mail-Versand direkt daraus zu starten. Damit das Programm ähnlich wie eine normale Mailing-Software genutzt werden kann, sollten Betreffzeile, Inhalt und Anhang selbst angepasst werden können. Darüber hinaus sind individuelle E-Mail-Vorlagen von Vorteil, um die Einhaltung der Corporate Identity-Richtlinien sicherzustellen. Der Versandstatus der E-Mails sollte außerdem einsehbar sein.

Zugriff und Nutzer verwalten

Software für dynamische Verteilergruppen sollte eine eigene Nutzerverwaltung beinhalten. Diese ermöglicht nicht nur eine detaillierte Konfiguration der Features, sondern auch die Berechtigung von Zugriff auf bestimmte Daten und Aktionen für jeden Nutzer der Anwendung.

Verteilergruppen mit Zielsystemen synchronisieren

Dieses Feature zielt ab auf die automatische und zeitgesteuerte Synchronisation von Verteilern, die mit spezieller Software erstellt wurden. Zielsysteme sind beispielsweise Active Directory/Microsoft Exchange, Microsoft Office 365 oder IBM Notes. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass immer die aktuellste Version der Verteilerliste genutzt wird.

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Datensynchronisation

Software für Verteilerlisten kann auch HR-Daten am Benutzerobjekt in Active Directory aktualisieren. Sobald die Attribute, die geändert werden sollen, definiert sind (z.B. Abteilung, Gebäude, Projektteam), nimmt die Software die Veränderungen automatisch vor. Die IT-Abteilung spart sich viel manuelle Arbeit.

Erreichbarkeit der Verteilerlisten via E-Mail-Adresse

Dynamische Verteilergruppen können auch über eine E-Mail-Adresse erreicht werden; eine Synchronisation mit dem E-Mail-System ist dadurch nicht notwendig. Immer wenn eine Nachricht an eine bestimmte E-Mail-Adresse geschickt wird, sendet die Software eine E-Mail an alle Mitglieder der zugehörigen Verteilerliste. Damit reduziert sich nicht nur der Bedarf an Gruppen in Active Directory, sondern auch die Zahl der Mitgliedschaften jedes Nutzers.

Wie benutzt man Software für Verteilerlisten?

Mit Software für Verteilergruppen ist es ein Leichtes, Verteiler zu erstellen und zu pflegen. Ein Beispiel: Ein Unternehmen braucht einen Verteiler, der alle Vollzeit-Mitarbeiter einer bestimmten Mitarbeitergruppe an verschiedenen Standorten enthält. Mit der Software können alle diese Kriterien ganz einfach ausgewählt werden. Folglich werden alle Angestellten, die zu dieser spezifischen Gruppe gehören, zum Verteiler hinzugefügt und bekommen zukünftig die Nachrichten. Die Anwendung erkennt Änderungen in den Personaldaten, zum Beispiel wenn ein Kollege die Abteilung wechselt, und aktualisiert die Verteilerlisten automatisch.

Die Software reduziert aber nicht nur den Arbeitsaufwand der IT-Abteilung, sondern sie kann auch für die Personal- und Organisationsabteilung nützlich sein. Beispielsweise können damit Mitarbeiter, die in einem bestimmten Gebäude arbeiten, über laufende Bauarbeiten informiert werden oder alle Ersthelfer über einen baldigen Auffrischungskurs. Die Kriterien werden mithilfe der Software definiert und der richtige Verteiler erstellt ohne, dass weitere Aktionen notwendig werden. Die Möglichkeit die E-Mails nicht nur zu versenden, sondern auch zu sehen, wer sie erhalten hat, dokumentiert gleichzeitig die Informationsübermittlung an alle, die diese benötigen.

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