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Optimierte Einsatzplanung durch Workforce Modeling

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Damit der Personalbestand mit Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden können, sind eine Personaleinsatzplanung – auch oft als Workforce Planning bekannt – sowie der Prozess des Workforce Modeling von Nöten. Dabei kann Letzteres maßgeblich dazu beitragen, in der Personaleinsatzplanung die besten Voraussetzungen für die Zukunft zu schaffen, da es das Spielen mit mehreren Szenarien ermöglicht. Doch zunächst zur Terminologie: Während die beiden Begriffe gerne mal als Synonyme füreinander verwendet werden, beziehen sie sich tatsächlich auf verschiedene Abläufe.

Die Einsatzplanung (Workforce Planning) bringt die Bedarfe und Prioritäten der Organisation mit denen der Belegschaft auf eine Linie. Als Basis dienen dabei HR-Daten, typischerweise kategorisiert nach Rollen, um Personallücken unter verschiedensten Umständen und in verschiedenen Geschäftsszenarien zu identifizieren. Das Ziel ist es, zu analysieren, was genau nötig ist, um diese Lücken zu füllen und ein optimales Geschäftsszenario zu erreichen (z.B. die Vergrößerung des Vertriebs-Teams um 8%, damit die Einnahmen gesteigert werden können).

Beim Workforce modeling werden verschiedenste Versionen von Organisationsstrukturen, Stellen, Ebenen und Kosten visualisiert, um sich ein Bild bzw. mehrere Bilder über die Zukunft machen zu können. Die verschiedenen Planspiele sollen gegeneinander abgewogen werden bis schließlich das beste Szenario als Vorlage für strukturelle Veränderungen in der Organisation gewählt wird. Dabei kann die Personaleinsatzplanung als Grundlage betrachtet werden, die eben aufzeigt, wie Belegschaft und Unternehmensziele miteinander in Einklang gebracht werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Im Workforce Modeling wird simuliert, auf welchem Weg das geschehen kann.

Grundsätze für die Einsatzplanung

Im Prinzip ist es die Aufgabe der Einsatzplanung, eine bestimmte Position zu einem bestimmten Zeitpunkt im Rahmen eines definierten Budgets mit der richtigen Person zu besetzen, die über die gesuchten Fähigkeiten verfügt.
Damit ein solches Ziel effizient angesteuert wird, gibt es eine Reihe an Schritten, die erfolgsversprechend sind und beachtet werden sollten:

Strategische Analyse des geschäftlichen Status-Quo

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Vorhersage zu aktuellen & benötigten Mitarbeitern

s

Risikobeurteilung zu möglichem Talentmangel

l

Entwicklung von HR-Maßnahmen

Etablierung eines Verfahrens zur Messung von Erfolgen

Auf Basis der daraus resultierenden Ergebnisse können nun verschiedene Planspiele erarbeitet werden, um zu sehen, welches Szenario davon schließlich am besten die Erwartungen und Bedarfe der Organisation erfüllt.
Mithilfe einer Visualisierung der Organisationsstruktur lässt sich Workforce Modeling übrigens intuitiv und unkompliziert durchführen. Das Organigramm erleichtert den Überblick über Abteilungen, Positionen und Personen innerhalb der Organisation.

Wichtige Fragen für die Einsatzplanung

  • Wie ist unser Personalbedarf unter verschiedenen Umständen?
  • Stehen die Austritte von Arbeitnehmern bevor?
  • Welche Fähigkeiten werden in Zukunft benötigt?
  • Für welche Positionen und Rollen verzeichnen wir besonders große Personallücken?
  • Wie können wir das Risiko für Talentmangel reduzieren?

Vorteile der Personaleinsatzplanung

  • Schnellere Ermittlung von Risiken
  • Geringere Ausgaben bei Personalwechsel und Kurzarbeit
  • Verbesserter Einblick in die Produktivität
  • Optimierte Identifikation von wichtigen Skills
  • Schnellere Einstellung, um Kern-Positionen zu füllen

Wie funktioniert Workforce Modeling

Beginnen Sie den Prozess des Workfroce Modeling mit einer Momentaufnahme der aktuellen Organisationsstruktur, bei der auch Kennzahlen wie Mitarbeiteranzahl, Leitungsspanne und Budgets berücksichtigt werden. Führen Sie dann innerhalb dieser Momentaufnahme Veränderungen an der Struktur durch, um den Zielen ihrer Einsatzplanung näher zu kommen.

Modellieren und bewerten des Einsatzplans

Im Prozess des Workforce Modeling sollten Sie sich keine Grenzen setzen und eine Vielzahl an Szenarien modellieren, damit Sie und Ihre Kollegen gemeinsam evaluieren können, welche Version letztendlich am besten mit Ihren Zielen vereinbar ist. Deshalb sind übrigens auch die oben erwähnten Kennzahlen von Bedeutung. In dem Moment, in dem die Organisationsstruktur eine Veränderung erfährt, wirkt sich dies auch auf Ihre Kennzahlen aus. Das Ausmaß struktureller Veränderungen auf KPIs lässt sich besonders leicht durch Organigramm-Darstellungen nachvollziehen, die die Simulation von Reorganisationen direkt im Organigramm erlauben.

Um das Beispiel von oben weiter auszuführen: Sie planen, neue Positionen im Sales-Team zu schaffen, damit die Einnahmen steigen. Nutzen Sie die Möglichkeit der Planspiele, um neue Stellen zu schaffen, mit Besetzungsmöglichkeiten zu spielen und zu erfahren, welche Auswirkungen für Organisationsstruktur und Budget damit einhergehen.

Wichtige Fragen für das Workforce Modeling

  • Welche organisatorischen Veränderungen sind nötig, um unsere Ziele zu erreichen?
  • Müssen wir neue Stellen schaffen, um vorhergesagte Lücken zu füllen?
  • Verfügen wir intern bereits über das passende Talent, um diese Stellen zu besetzen?
  • Wie gestalten sich die Auswirkungen auf das Personalbudget?

Vorteile von Workforce Modeling

  • Mehrere Szenarien erstellbar
  • Verlässliche Daten, da Planspiele auf aktueller Struktur basieren
  • Zusammenarbeit mit Kollegen möglich
  • Messbarkeit der sich verändernden Kennzahlen, um so dem Ziel näher zu kommen

Optimieren Sie Ihre Personaleinsatzplanung mit Workforce Modeling 

Sollten Sie sich für Workforce Modeling interessieren, so empfehlen wir die Nutzung einer Software, welche auf Basis Ihrer HR-Daten die Organisationsstruktur erstellt. So ist das Modellieren neuer Strukturen direkt im Organigramm ganz intuitiv möglich.
Wir bieten eine solche Lösung an. Besuchen Sie die Produktseite unserer Organigramm-Software Ingentis org.manager, um mehr zu erfahren.

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