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Was ist ein Organigramm?

Und wie kann das Personalmanagement davon profitieren?

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Daniel McCallum und der New Yorker Eisenbahngesellschaft wird das erste Organigramm nachgesagt – das war 1855. Seitdem ist viel passiert und die Anforderungen an Organigramme sind im ständigen Wandel. Aber was steckt eigentlich hinter dem Begriff Organigramm, wozu brauchen Unternehmen Organigramme und wie geht man an die Erstellung eines Organigramms heran? Fangen wir am besten ganz von vorne an.

Was ist ein Organigramm?

Der Begriff Organigramm setzt sich zusammen aus den Wörtern Organisation und Diagramm. Letztlich soll ein Organigramm also die Struktur und den Aufbau eines Unternehmens in grafischer Form darstellen. Daher wird ein Organigramm auch als Organisationsplan, Strukturplan oder Stellenplan bezeichnet.
Da jede Firma andere Anforderungen an ein Organigramm stellt, unterscheidet man heute traditionell zwischen drei verschiedenen Arten von Organigrammen:

Flach

Wie der Name schon sagt, zeichnet sich diese Form von Organigramm durch wenige oder auch gar keine mittleren Ebenen aus. Für Mitarbeiter bedeutet das, dass sie direkt an Entscheidungsprozessen beteiligt sind und in der Kommunikation keine hierarchische Rangfolge beachtet werden muss. Aufgrund seiner sehr einfachen Beschaffenheit eignet sich diese Art von Organigramm hauptsächlich für kleinere Unternehmen.

Hierarchisch

Die wohl häufigste und beliebteste Form eines Organigramms ist die hierarchische Form. Sie bildet alle Ebenen einer Firma von oben nach unten ab und ordnet jeden Mitarbeiter bzw. jede Stelle der jeweiligen Organisationseinheit (z.B. Bereiche oder Abteilungen) und Führungskraft zu.

Matrix

Ein Organigramm in Form einer Matrix kommt immer dann zum Einsatz, wenn es organisatorisch sinnvoll ist, dass ein Mitarbeiter zwei Vorgesetzte bzw. Ansprechpartner hat. Eine Organisation mit verschiedenen Produktlinien kann beispielsweise je eine Leitung für die einzelnen Produktlinien und gleichzeitig eine Leitung für die jeweiligen Unternehmensbereiche (Marketing, Sales, etc.) einsetzen. In diesem Fall hat ein Mitarbeiter eine fachliche und eine disziplinarische Führungskraft. Diese Struktur ist mithilfe eines Matrix-Organigramms gut abbildbar.

Was gehört alles in ein Organigramm?

Natürlich ist es jeder Firma selbst überlassen, welche Informationen, neben den hierarchischen Daten, im Organigramm enthalten sein sollen. Daten, die jedoch jedes Organigramm beinhalten sollte, sind selbstverständlich Vor- und Nachname des jeweiligen Mitarbeiters sowie dessen Funktion. Telefonnummer und E-Mail-Adresse gehören meist ebenso zu den Basisinformationen in einem Organigramm. Besonders in mittleren und großen Unternehmen ist es außerdem sinnvoll, Mitarbeiterfotos einzupflegen. So hat jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf das Organigramm auch direkt ein Bild zum jeweiligen Kollegen im Kopf.
Generell sind dem Informationsgehalt eines Organigramms keine Grenzen gesetzt. Konkrete Aufgaben können dort ebenso gepflegt sein wie Hobbies, Details zum jeweiligen Mitarbeiter (z.B. Ersthelfer, Daten- oder Brandschutzbeauftragter, etc.), Geburtstage oder Angaben zum Gehalt. Natürlich muss bei solch sensiblen Daten jedoch darauf geachtet werden, dass nicht jeder Zugriff auf diese hat. Spezielle Organigramm-Software mit einem Feature für Zugriffsschutz kann besonders bei letzterem sehr hilfreich sein.

Was ist ein Organigramm?

Wie erstellt man ein Organigramm?

Es gibt viele Meinungen darüber wie man an die Erstellung eines Organigramms herangehen sollte. Tatsächlich ist es aber schwierig eine einfache Anleitung dazu zu geben. Das liegt insbesondere daran, dass – wie bereits erwähnt – jede Firma andere Anforderungen an ihr Organigramm stellt. Als erstes gilt es also, sich darüber klar zu werden, welchen Zweck das Organigramm erfüllen soll. Während Organigramme früher zur reinen Darstellung von Hierarchien genutzt wurden, ist es heute viel mehr als das: Viele Firmen wollen nicht mehr nur sehen wer an wen berichtet und wer in welcher Abteilung arbeitet; es geht vielmehr in die Richtung eines wirklichen HR-Controllings und das in visueller Form.
Egal ob das Organigramm eine einfache Darstellung der Strukturen im Unternehmen sein soll oder ein echtes Instrument für das Personalmanagement, zunächst gilt es sicherzustellen, dass alle benötigten Daten vollständig vorliegen. Unvollständige oder veraltete Informationen im Organigramm sorgen für Verwirrung und das Organigramm somit für keinen Mehrwert.
Damit das Organigramm nicht nur für den, der es erstellt hat, verständlich ist, sondern für alle, die darauf zugreifen, ist es wichtig, beim Aufbau des Organigramms einer klaren Linie zu folgen.
Kennt man das Ziel des Organigramms, hat alle Daten parat und folgt einer klaren Richtung, steht einer erfolgreichen Organigramm-Erstellung also fast nichts mehr im Weg.

Eine Entscheidung, die dann aber noch getroffen werden muss, ist ob das Organigramm per Hand, z.B. mithilfe von gängigen Zeichentools, oder mithilfe von Software aufgebaut werden soll. Für kleinere Betriebe mag es noch praktikabel sein, das Organigramm manuell zu zeichnen. Sobald die Firma und damit die Mitarbeiterzahl jedoch wächst, wird es kompliziert: Jede Veränderung muss per Hand von einem zuständigen Mitarbeiter vorgenommen werden. Das gilt nicht nur für Änderungen im Personal, sondern auch für modifizierte Verantwortlichkeiten oder Firmenstrukturen. Je größer das Unternehmen, desto öfter und umfangreicher diese Modifikationen. Spezielle Software für die Organigramm-Erstellung kann hier Abhilfe schaffen: Wird die Software mit einer Datenquelle, wie z.B. dem HR-System verbunden, aktualisiert sich das Organigramm immer dann, wenn es Aktualisierungen in den Stammdaten gibt. Das Zeichnen per Hand ist nicht mehr notwendig.

Arten von Organisationsstrukturen

Ein weiterer Aspekt, der vor der Erstellung eines Organigramms geklärt werden muss, ist welche Art von Struktur im jeweiligen Unternehmen herrscht und dargestellt werden soll. Beispielsweise kann zwischen den folgenden Strukturen unterschieden werden*:

 

Personenhierarchie

Die Firma strukturiert sich durch Personen, die andere Personen leiten bzw. von anderen Personen geleitet werden. Die Gliederung der Personen nach Stellen oder Abteilungen spielt dabei keine Rolle. Das bedeutet auch, dass nicht besetzte (Plan-)Stellen in dieser Struktur normalerweise nicht auftauchen.

Stellenhierarchie

Die Organisation wird über die vorhandenen Stellen strukturiert. Eine Stelle steht für einen definierten Arbeitsplatz und wird von einer Person besetzt. Unbesetzte Stellen sind ebenso Teil des Organigramms wie Stellen die von mehr als einer Person ausgefüllt werden. Gleichzeitig ist es möglich, dass eine Person mehreren Stellen zugeordnet ist.

Abteilungshierarchie

Bei dieser Organisationsstruktur werden sowohl Abteilungen als auch Stellen und Personen berücksichtigt. Dabei enthält jede Abteilung Stellen, die wiederum von Personen besetzt werden. In der Regel gibt es mindestens eine Stelle, die als leitende Stelle an der Spitze der Abteilung steht.

Oft reicht die bloße Darstellung von Hierarchiestrukturen jedoch nicht mehr aus. Fachliche Verbindungen werden gerade in größeren Firmen zunehmend wichtiger. Diese Verknüpfungen sollten auch im Organigramm ersichtlich gemacht werden, beispielsweise durch gestrichelte Linien.
In einer immer agiler werdenden Arbeitswelt kann es außerdem sinnvoll sein, Netzwerkstrukturen abzubilden. Häufig basieren solche Netzwerke auf Projektgruppen. Je nach Art des Projekts arbeiten dabei oft Angestellte aus verschiedensten Unternehmensbereichen bzw. Abteilungen zusammen. Außerdem bestehen solche Netzwerke in der Regel nur für einen gewissen Zeitraum. Diese Netzwerkstrukturen in ein vorhandenes Firmenorganigramm einzubinden, ist daher wenig sinnvoll und kann zudem für Verwirrung sorgen. Eine separate Darstellung ist notwendig. Wie bei der klassischen Organigramm-Erstellung gibt es auch bei der Visualisierung von Netzwerken die Möglichkeit, diese per Hand zu entwerfen. Aufgrund der regelmäßigen Änderungen ist es aber auch in diesem Fall einfacher, dafür auf spezielle Software zurückzugreifen.

* Neben diesen wohl gängigsten Strukturformen, existieren selbstverständlich einige weitere Möglichkeiten, wie zum Beispiel die Kostenstellenstruktur.

Warum sollte man ein Organigramm erstellen?

Wenn es nun gar nicht so einfach ist, das passende Organigramm zu finden und zu erstellen, mag sich vielleicht der ein oder andere fragen, wieso man sich die Mühe dann überhaupt macht. Natürlich gibt es dafür gute Gründe.

Übersicht und Klarheit

Durch ein Organigramm wird die Organisation in ihrer Gesamtheit sichtbar. Dadurch zeigt sich auch, wie die einzelnen Bestandteile ineinandergreifen und wie jeder einzelne zum Unternehmenserfolg beträgt. Damit einher geht auch der zweite Nutzen.

Verbesserte Kommunikation

Die klare Übersicht und Zuordnung der Verantwortlichkeiten ermöglicht es den Mitarbeitern im Organigramm direkt zu sehen, an wen sie sich zu welchem Thema wenden können. Langwieriges Durchfragen auf er Suche nach dem passenden Ansprechpartner entfällt. Je mehr Information das Organigramm enthält, umso ausgeprägter ist dieser Vorteil.

Abgrenzung von Verantwortlichkeiten

Durch die klare Struktur, die sich im Organigramm zeigt, wird auch klar ersichtlich, wer im Unternehmen wofür zuständig ist. Abteilungen und Bereiche können sich und ihre Zuständigkeiten genau einordnen und wissen insbesondere auch, wofür sie nicht verantwortlich sind. Dies resultiert in einem weiteren Vorteil.

Aufzeigen von Entwicklungsmöglichkeiten

Im Organigramm kann jeder Mitarbeiter seine Position im Unternehmen genau verorten. Das bedeutet auch, er bekommt einen Überblick über die Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, die sich ihm bieten können. Das wiederrum kann eine zusätzliche Motivation für den jeweiligen Mitarbeiter sein.

Einfachere Planung

Ein gut gepflegtes Organigramm kann es Organisationen erleichtern, zukünftige Entwicklungen besser vorherzusehen und zu planen. So kann im Organigramm zum Beispiel ersichtlich werden an welcher Stelle in der Firma zukünftig neues oder mehr Personal gebraucht wird oder wo Investitionen notwendig werden könnten.

Je mehr Daten in einem Organigramm erfasst werden, desto mehr Nutzen kann ein Unternehmen daraus ziehen. Ein Organigramm, das einmal erstellt und danach nie wieder angefasst wird, kann solche Vorteile jedoch nur für einen sehr begrenzten Zeitraum mit sich bringen. Jede Veränderung in der Struktur einer Firma, interne Stellenwechsel, Kündigungen und Neueinstellungen wirken sich unmittelbar auf das Organigramm aus. All diese Anpassungen manuell zu leisten, stellt besonders in größeren Organisationen eine enorme Herausforderung dar. Die automatisierte Erstellung und Erhaltung mithilfe von Organigramm-Anwendungen ist daher in den letzten Jahren zu einem wichtigen Bestandteil des Personalmanagements geworden.

Vorteile von Organigramm-Software

Der manuelle Aufwand geht gegen Null

Nach der Implementierung und der Definition grundlegender Einstellungen, z.B. bezüglich des Designs, besteht mit Organigramm-Software bei der Pflege von Organigrammen kein manueller Aufwand mehr. Die Anwendung kann direkt auf die Daten aus dem Personalwirtschaftssystem zugreifen und diese in einem Organigramm ganz nach den Wünschen des jeweiligen Unternehmens darstellen.

Sensible Daten sind kein Problem

Das Organigramm enthält unter Umständen auch sensible Daten. Oft bieten Software-Anwendungen aber einen rollenbasierten Zugriff an, der es ermöglicht, dass nur die Personen, die aufgrund ihrer Position die Berechtigung dazu haben, sensible Daten einsehen können. Alle anderen sehen nur die Informationen, die sie mit Hinblick auf den Datenschutz auch sehen dürfen.

Veraltete Diagramme gehören der Vergangenheit an

Die Software kann sich in Echtzeit aktuelle Daten und damit alle Veränderungen aus der Datenbank ziehen. Somit bleibt das Organigramm immer aktuell.

HR-Controlling leicht gemacht

Wie bereits erwähnt, ist ein Organigramm heute nicht mehr nur dazu da, um die Hierarchie einer Firma darzustellen. Richtig gepflegt, dient es vielmehr als strategisches Tool für HR-Controlling, das wichtige KPIs enthält. Abhängig von der Organigramm-Software können diese auf verschiedene Arten dargestellt werden. Möglich ist beispielsweise die Darstellung in Form von Dashboards, Diagrammen oder sogar Big Data-Grafiken.

Einfaches Teilen des Organigramms

Neben der Option das Organigramm zu exportieren und beispielsweise in PDF-Dateiform zu verschicken oder zu drucken, bieten die meisten Programme zur Erstellung von Organigrammen auch die Möglichkeit, das Organigramm ganz einfach über das Inter- oder Intranet für alle berechtigten Kollegen zugänglich zu machen.

Verbesserte Datenqualität

Dadurch, dass die Software direkt mit einer Datenquelle, wie beispielsweise dem HR-System, verbunden ist und die Daten daraus übersichtlich darstellt, können Fehler in der Datenquelle ausfindig gemacht werden. Da die Software nur auf existierende Daten zurückgreift, wird schnell ersichtlich, ob die hinterlegten Daten wirklich stimmen. Ist das nicht der Fall, können Anpassungen vorgenommen und die Datenqualität somit verbessert werden.

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