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Was ist Workforce Management?

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Die meisten Unternehmen haben mittlerweile verstanden, dass ihre Mitarbeiter der wichtigste Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg sind. Die besten Rohstoffe und optimiertesten Prozesse können nicht wirken, wenn es keine motivierten Angestellten gibt, die sich jeden Tag für den Unternehmenserfolg einsetzen. In der schnellen, globalisierten Welt, in der wir heute leben, ist es für Firmen aber gleichzeitig essenziell, effektiv und effizient zu arbeiten. Das bedeutet auch, dass ständig dafür gesorgt werden muss, dass Budgets eingehalten werden, Mitarbeiter Positionen ausfüllen, denen ihre Fähigkeiten am besten entsprechen, und Arbeitspläne zu den jeweiligen Prozessen und Produktlebens­zyklen passen. An dieser Stelle kommt Workforce Management ins Spiel.

Workforce Management entspricht weitestgehend der deutschen Bezeichnung für Personaleinsatzplanung (kurz: PEP). Organisatorisch ist es damit Teil der Personalplanung und wird folglich dem Human Resource Management zugeordnet.

Definition von Personaleinsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung geht es darum, die Mitarbeiter so zu planen, dass jederzeit die richtige Anzahl an qualifizierten Angestellten für die ideale Besetzung der Stellen im Unternehmen vorhanden ist. Dafür gilt es, das Anforderungsprofil einer bestimmten Position im Unternehmen mit dem Profil des Mitarbeiters abzugleichen. Gleichzeitig müssen dabei sowohl die Ziele des Unternehmens als auch die des Beschäftigten beachtet werden.

Firma

Ziel der Firma ist es, die Angestellten so auf die vorhandenen Stellen zu verteilen, dass ein optimales Verhältnis von Kosten und Leistung entsteht

Mitarbeiter

In Bezug auf den Mitarbeiter müssen auch soziale Faktoren berücksichtigt werden: Ihm geht es nicht nur um den bestmöglichen Einsatz seiner Fähigkeiten, sondern auch um seine Interessen, Bedürfnisse und Entwicklungsmöglichkeiten.

Das bedeutet, ein Angestellter ist dann perfekt eingesetzt, wenn seine Qualifikationen und Interessen den Anforderungen seines Arbeitsplatzes genau entsprechen und gleichzeitig die optimale Kosten-Nutzen Relation für das Unternehmen erreicht ist.
Wie zu jeder Form von Planung gehört auch zur Personaleinsatzplanung die Analyse des Erfolgs oder Misserfolgs der getroffenen Maßnahmen. Nur so kann aus vergangenen Erfahrungen gelernt und die Personaleinsatzplanung kontinuierlich optimiert werden.

Arten von Personaleinsatzplanung

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Arten von Personaleinsatzplanung:

Qualitativ

Hier wird ermittelt, welche Qualifikationen in Zukunft für welche Stelle benötigt werden. Darauf aufbauend gehört, falls nötig, die Planung von Weiterbildungsmaßnahmen zur qualitativen Personaleinsatzplanung.

Quantitativ

Die quantitative PEP vergleicht den Personalbedarf mit dem zu erwartenden zukünftigen Personalbestand. Dabei werden auch übliche Zu- und Abgänge im Personal, wie Neueinstellungen, Rentenaustritte und Kündigungen, mit einkalkuliert.

Zeitlich

Diese Art von Personaleinsatzplanung betrifft vor allem Unternehmen und Branchen mit stark saisonbezogenem Geschäft. Sie berücksichtigt Schwankungen im Personalbedarf aufgrund saisonbedingter Spitzen, wie beispielsweise das Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel.

Bei jeder Planung spielen auch eine Menge von Risikofaktoren eine Rolle, deren Auswirkungen schwer einzuschätzen sind. Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist es daher, möglichst viele Eventualitäten in der Planung zu berücksichtigen. Nachfrageschwankungen, Wetterauswirkungen, veränderte Produktlebenszyklen oder Lieferengpässe sind Beispiele für solche schwer vorherzusehenden Einflussfakto¬ren. Egal wie gründlich das Workforce Management bei der Planung vorgeht, es bleibt immer ein gewisses Maß an Ungewissheit. Aus diesem Grund ist es wichtig bei der Personaleinsatzplanung so flexibel wie möglich zu bleiben, um auch auf kurzfristige Veränderungen schnell reagieren zu können.

Wieso ist Workforce Management wichtig?

Mit seiner Arbeit dient das Workforce Management als Grundlage für wichtige Personalentscheidungen wie Neueinstellungen, Entlassungen, Versetzungen und Weiterbildungen von Mitarbeitern. Darüber hinaus sorgt eine bewusste und vorausschauende PEP dafür, dass sowohl personelle Engpässe als auch Überkapazitäten weitestgehend vermieden werden können. Damit einher geht meist auch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, was wiederum zu einer Steigerung der Produktivität führt. Da zufriedene Mitarbeiter außerdem weniger wahrscheinlich ein Unternehmen verlassen, können so gleichzeitig Kosten, zum Beispiel für die Rekrutierung oder Einarbeitung von neuen Mitarbeitern eingespart werden. In Summe sorgt das Workforce Management also für reibungslose Arbeitsabläufe und damit höhere Effizienz im Unternehmen.

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