Workforce Management

• Workforce Management beschreibt die vorausschauende Planung, Steuerung und Optimierung von Personaleinsatz, Kapazitäten und Arbeitszeiten.
• Ziel ist es, benötigte Arbeit zur richtigen Zeit mit den passenden Kompetenzen abzudecken, effizient für das Unternehmen und verlässlich für Mitarbeitende.
• Moderne Workforce-Management-Ansätze verbinden Planung, Echtzeit-Transparenz und Datenanalyse zu einem durchgängigen Steuerungskreislauf.
• Besonders wirksam ist es dort, wo Nachfrage schwankt, Ressourcen knapp sind oder Service- und Produktivitätserwartungen hoch sind.

Workforce Management ist in den vergangenen Jahren mehr und mehr zu einem bedeutenden Erfolgsfaktor für die Geschäftsführung, das Controlling und für die HR-Verwaltung geworden. Anfänglich handelte es sich dabei noch um ein Tool, das die Produktivität, Konsistenz sowie Effizienz von Call Centern optimieren sollte. Nach und nach fand Workforce Management dann aber auch in nahezu allen Branchen Anwendung. Hier erfahren Sie, was Workforce Management ist und welche Ziele es verfolgt, wie Workforce Management funktioniert und in welchen Bereichen es eingesetzt wird. Außerdem erklären wir, welche Vorteile sich aus gezieltem Workforce Management ergeben und welche Software-Tools dieses unterstützen.

Workforce Management bezieht sich auf die Planung, Überwachung und Optimierung des Personaleinsatzes eines Unternehmens. Dies umfasst Aufgaben wie die Organisation von Schichtplänen, die Überwachung von Zeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen, die Steuerung von Urlaub und Krankenstand sowie die Überwachung der Personalentwicklung und -leistung.

Das Ziel ist es, den Personaleinsatz so effizient wie möglich zu gestalten, um Kosten zu minimieren und die Produktivität zu maximieren. Viele Unternehmen nutzen heutzutage Workforce Management, um die eigene Leistungsfähigkeit gezielt zu erhöhen. Dies geschieht unter anderem in den Aufgabenfeldern Personal- und Weiterbildungsmanagement, Personaleinsatzplanung, Datenerfassung, Budgetierung sowie Analytics. Mithilfe von Workforce Management können beispielsweise das Management von Zeitkontingenten optimiert sowie Workloads und Personalkapazitäten besser geplant werden. Zudem ergeben sich durch entsprechende Visualisierungen mit professionellen Software-Lösungen wie Ingentis org.manager analytische Einblicke in die Struktur der eigenen Belegschaft.

Viele denken an Begriffe wie Zeiterfassung und Personalplanung, wenn sie mit dem Thema Workforce Management konfrontiert werden. Dies ist auf der einen Seite korrekt, denn diese beiden Aufgabenfelder sind tatsächlich wichtige Bestandteile des Workforce Managements. Workforce Management widmet sich jedoch noch deutlich mehr Herausforderungen als der reinen Personaleinsatzplanung. In diesem Kontext kann Workforce Management als strategischer Ansatz verstanden werden, um die beste Personalausstattung nach Anforderung und Kapazität zu gewährleisten.

Daher sind relevante Fragestellungen des Workforce Managements:

• Planung von Budgets und Forecasting
• Planung des Personaleinsatzes
• Zeiterfassung und Arbeitszeitmanagement
• Regulatorik
• Management von Feiertagen, Urlauben und freien Tagen

Unternehmen erfahren immer mehr über Anforderungen, KPIs und mögliche Szenarien für die Personaleinsatzplanung, wenn sie sich in einen permanenten, von Software-Lösungen unterstützten, Analyse- und Optimierungszyklus begeben. Dieser umfasst dann jeweils nacheinander die Analyse und die Prognose des Personalbedarfs, die Planung von Kapazitäten, das Management der Arbeitszeiten sowie das Controlling. Auf diese Weise wird die Planungsqualität kontinuierlich gesteigert. Eine nachhaltige Verbesserung des Arbeitszeiteinsatzes ist hingegen nicht möglich, wenn einzelne Elemente des Zyklus ausgelassen werden. Denn Workforce Management ist als Gesamtprozess zu verstehen.

Strategisches Workforce Management geht über die reine Planung und Steuerung der Belegschaft hinaus und verfolgt langfristige Ziele, die das Unternehmen auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten. Es erfordert eine enge Verzahnung zwischen der Unternehmensstrategie und der Personalplanung, um sicherzustellen, dass die richtigen Talente zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Es verbindet die Personalressourcen direkt mit der Zukunftsstrategie des Unternehmens und schafft eine Grundlage für nachhaltiges Wachstum.

Im Mittelpunkt des strategischen Workforce Managements steht eine proaktive und vorausschauende Planung. Anstatt nur auf aktuelle Bedürfnisse zu reagieren, identifizieren Unternehmen zukünftige Anforderungen, basierend auf Marktentwicklungen, technologischen Trends und dem Unternehmenswachstum. So wird sichergestellt, dass langfristig genügend qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Ein wesentlicher Bestandteil des strategischen Workforce Managements ist die Entwicklung interner Talente. Durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen und Entwicklungsprogramme werden Mitarbeiter auf zukünftige Schlüsselrollen vorbereitet. Eine solide Nachfolgeplanung gewährleistet, dass kritische Positionen im Unternehmen schnell und reibungslos neu besetzt werden können.

Die Nutzung von Daten spielt im strategischen Workforce Management eine zentrale Rolle. Mittels moderner Analyse-Tools können Unternehmen präzise Prognosen zur Personalnachfrage erstellen, Engpässe identifizieren und Maßnahmen zur Optimierung der Ressourcennutzung ergreifen. Diese datenbasierten Ansätze unterstützen fundierte Entscheidungen und sorgen für eine höhere Flexibilität in der Personalplanung.

Strategisches Workforce Management ist eng mit den übergeordneten Unternehmenszielen verknüpft. Durch die enge Abstimmung mit der Geschäftsführung und anderen strategischen Bereichen wird sichergestellt, dass die Personalstrategie die Wachstumsziele des Unternehmens unterstützt. Das bedeutet, dass Workforce Management nicht isoliert betrachtet wird, sondern ein integraler Bestandteil der langfristigen Planung ist.

In einer zunehmend dynamischen Arbeitswelt ist Flexibilität entscheidend. Strategisches Workforce Management fördert eine agile Arbeitsweise, indem es Unternehmen ermöglicht, ihre Personalstrategie laufend an neue Herausforderungen und Chancen anzupassen. Dies schließt die Integration von flexiblen Arbeitsmodellen sowie die Förderung von vielseitig einsetzbaren Teams ein.

Verbesserte Reaktionsgeschwindigkeit
Mit Workforce Management unterstützen Sie flexible Arbeitszeitmodelle und können agil auf Veränderungen reagieren.

Kosteneinsparung
Durch die Vermeidung kostenintensiver Über- und Unterkapazitäten sparen Sie Geld.

Optimierte Ressourcenplanung
Unproduktive Arbeitszeiten werden durch die gezielte Optimierung der Kapazitäten verringert.

Arbeitszeiterfassung
Durch eine effiziente Arbeitszeiterfassung werden gesetzlich geregelte Arbeitszeiten problemlos eingehalten.

Fundierte Entscheidungsfindung
Auf der Grundlage einheitlicher Daten treffen Sie fundierte Entscheidungen.

Fluktuation niedrig halten
Wenn Ihre Mitarbeitenden seltener an ihre Kapazitätsgrenzen gelangen, ergibt sich eine niedrigere Fluktuation.

Erhöhte Motivation
Sie steigern die Motivation der Mitarbeitenden, wenn Sie sie gemäß Ihrer Skills einsetzen und weiterbilden.

Erhöhte Kundenzufriedenheit
Wenn die passenden Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, dann erhöht sich auch die Zufriedenheit der Kunden.

Als Arbeitgeber attraktiv
Mit einem guten Workforce Management verbessert sich Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.

Erhöhte Produktivität
Wenn Personalprozesse reibungslos ablaufen, dann ergibt sich daraus eine höhere Arbeitsproduktivität.

Workforce Management ist aufgrund mehrerer Faktoren schwierig:

Komplexität der Aufgaben
Workforce Management umfasst eine Vielzahl von Aufgaben wie Personalbeschaffung, Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung. Jede dieser Aufgaben ist komplex und erfordert genaues Management.

Abhängigkeit von externen Faktoren
Workforce Management ist auch von externen Faktoren wie Wetterbedingungen, saisonalen Schwankungen und Krankheiten abhängig, was es schwierig macht, genaue Prognosen zu erstellen.

Veränderungen im Geschäftsumfeld
Die Geschäftswelt verändert sich ständig, was auch Veränderungen im Workforce Management erfordert. Unternehmen müssen daher schnell auf neue Geschäftsanforderungen reagieren können.

Datenintegrität
Ein weiteres Hindernis mit Blick auf Workforce Management ist die Integrität der Daten. Fehlerhafte oder inkonsistente Daten können zu falschen Entscheidungen führen.