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09. Mai 2025 11 Minuten Lesezeit

Praktische Anwendungsbereiche von Ingentis org.manager

Organisationale Effektivität

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Meine Karriere im Bereich der organisationalen Effektivität begann in den Personalabteilungen (HR) verschiedener Organisationen des privaten und öffentlichen Sektors, in denen ich als interimistische HR-Fachkraft tätig war. Rückblickend hatte ich in dieser Zeit die Gelegenheit, aus der Perspektive eines HR-Experten genau zu beobachten, was Organisationen effektiv oder weniger effektiv macht. Ich arbeitete eng mit Führungskräften und Manager:innen zusammen, erbrachte HR-Dienstleistungen für die Mitarbeitenden und führte Verhandlungen mit Gewerkschaftsvertreter:innen. Dabei entwickelte ich eine unternehmerische, erfolgsorientierte Denkweise und richtete meine HR-Arbeit konsequent auf den Erfolg der Organisation aus – etwa bei Fusionen und Übernahmen, Transformationsprogrammen, ERP-Einführungen, Reorganisationen oder kulturellem Wandel. Ich tauchte vollständig in das Herz der Organisation ein – in ihre Kultur – und begann so, ein ganzheitliches Verständnis dafür zu entwickeln, was eine Organisation wirklich effektiv macht.

    Was ist organisationale Effektivität?

    Es gibt kein einheitliches Modell oder eine allgemeingültige Definition dafür, was eine Organisation wirklich effektiv macht – vielmehr entwickeln Organisationen ihre eigenen, individuellen Lösungen, um ihrem Zweck, ihrer Mission oder ihren Zielen gerecht zu werden. Diese Lösungen können von einzelnen Personen oder Gruppen innerhalb der Organisation vorangetrieben werden.
    Ingentis ist überzeugt: Eine Organisation ist dann wirklich effektiv, wenn sie so gestaltet ist, dass jede einzelne Person einen spürbaren Beitrag leisten kann. Das gelingt durch den Aufbau einer Umgebung und Struktur, die genau das ermöglicht. Dabei ist es entscheidend, dass eine Organisation gleichzeitig agil und effizient ist! Eine agile Organisationsstruktur bedeutet, sich flexibel an Veränderungen und Marktverwerfungen anpassen zu können – und gleichzeitig sicherzustellen, dass jede Person weiterhin wirkungsvoll agiert. Effizienz zeigt sich darin, die Organisation optimal auszurichten – zum Beispiel durch die Fähigkeit, hohe Stückzahlen in gleichbleibend hoher Qualität und mit guter Profitabilität zu produzieren, um Innovationen der Zukunft zu finanzieren.

    In einer von ständigem Wandel geprägten Welt erfordert jede Phase im Lebenszyklus einer Organisation ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Agilität – gestützt auf datenbasierte Entscheidungen. Nur wer sich kontinuierlich weiterentwickelt, bleibt wettbewerbsfähig. Diesen Ansatz verfolgt Ingentis mit einer Kombination aus Organigrammerstellung, Organisationsanalyse und Organisationsdesign. Die Lösungen von Ingentis machen Unternehmensstrukturen sichtbar, analysierbar und aktiv gestaltbar – damit HR-Verantwortliche, Teams der Organisationsentwicklung und Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen und ihre Organisationen zukunftssicher aufstellen können.

    Die organisatorische Effektivität wird durch das Zusammenspiel von sieben grundlegenden Kräften erfasst, wie sie von Henry Mintzberg beschrieben wurden. Mintzberg ordnet fünf dieser Kräfte an den Außenseiten eines Fünfecks an und platziert zwei in der Mitte, wie in Abbildung 1 dargestellt. Jede Kraft treibt einen entsprechenden Stil organisatorischer Effektivität an, dargestellt in den gelben Feldern (MIT Sloan Management Review, Mintzberg, H., The Effective Organization: Forces and Forms, 15. Januar 1991).

    Figure 1: A System of Forces in Organizations

    Die erste Kraft ist die Richtung – sie verleiht der Organisation eine gemeinsame Ausrichtung und ein klares Ziel. Diese strategische Vision ist entscheidend dafür, dass die verschiedenen Aktivitäten der Organisation aufeinander abgestimmt sind und gemeinsam auf ein übergeordnetes Ziel hinarbeiten können. Ohne eine solche Richtung fehlt die notwendige Integration, um ein einheitliches Ziel effektiv zu verfolgen.

    Die nächste Kraft ist die Effizienz – sie zielt darauf ab, ein tragfähiges Verhältnis zwischen Nutzen und Aufwand sicherzustellen. Ohne ein gewisses Maß an Effizienz geraten Organisationen früher oder später ins Straucheln. Effizienz bedeutet in der Regel Standardisierung, Rationalisierung und Restrukturierung – Maßnahmen, die helfen sollen, Ressourcen optimal einzusetzen und wirtschaftlich zu arbeiten.

    Gegenüber der Kraft der Effizienz steht die Kompetenz (Proficiency) – also die Fähigkeit, bestimmte Aufgaben mit einem hohen Maß an Wissen, Können und Erfahrung auszuführen. Ohne diese fachliche Exzellenz wären viele anspruchsvolle Tätigkeiten – sei es eine Operation im Krankenhaus oder ein komplexes Ingenieursprojekt im Unternehmen – schlicht nicht umsetzbar. Kompetenz ist damit eine zentrale Voraussetzung für qualitativ hochwertige Arbeit und organisatorischen Erfolg.

    Unterhalb der Effizienz liegt die Kraft der Konzentration – also die Ausrichtung bestimmter Organisationseinheiten auf klar definierte Märkte oder Zielgruppen. Ohne diese Fokussierung wird es schwierig, eine diversifizierte Organisation wirkungsvoll zu steuern. Konzentration ermöglicht Spezialisierung, zielgerichtete Leistungen und eine klare Marktpositionierung innerhalb komplexer Unternehmensstrukturen.

    Unten rechts befindet sich die Kraft der Innovation. Organisationen müssen neue Dinge für ihre Kund:innen und sich selbst entdecken – um sich anzupassen und zu lernen.

    Schließlich befinden sich im Inneren des Fünfecks zwei Kräfte: Kooperation und Wettbewerb. Die eine steht für das verbindende Element der Ideologie, die andere für das trennende Element der Politik. Ideologie bezieht sich auf die gelebte Kultur aus Normen, Überzeugungen und Werten, die eine vielfältige Gruppe von Menschen zu einer harmonischen, kooperativen Einheit verbindet. Politik hingegen beschreibt Verhaltensweisen, die nicht offiziell legitimiert sind. Sie bewegen sich außerhalb formeller Autorität und anerkannter Fachkompetenz und sind daher meist konfliktbehaftet. Keine Organisation ist je völlig frei von Ideologie oder Politik.

    Datengetriebene organisationale Effektivität

    Nachdem wir nun ein grundlegendes Verständnis von organisationaler Effektivität gewonnen haben, stellt sich die Frage: Welche Rolle spielen dabei Informationen und Daten?

    01

    Erkenntnisgewinn vs. interner Wettbewerb

    Eine effektive Organisation nutzt Daten, um erkenntnisbasierte Entscheidungen in Bezug auf ihre Ausrichtung, Kompetenz, Innovation, Fokussierung und Effizienz zu treffen. Dieses Vorgehen fördert die Zusammenarbeit – kann jedoch auch zu internem Wettbewerb um Ressourcen führen.
    02

    Verlässliche Daten machen den Unterschied

    Daten- und erkenntnisbasierte Entscheidungen setzen genaue und verlässliche Informationen über Personen und die Struktur der Organisation voraus. Um eine effektive Organisation zu sein, ist es unerlässlich, dass diese Daten als Grundlage für strategische und taktische Entscheidungen zuverlässig genutzt werden können.
    03

    Tools ermöglichen kluge Entscheidungen

    Der Einsatz technologischer Tools zur Bereitstellung von Daten und Erkenntnissen für Führungskräfte und Manager stärkt fundierte Entscheidungsprozesse. Ein Tool, das Entscheidungen erleichtert, kann die Position von HR als strategischem Business Partner deutlich aufwerten.
    04

    Ausbalancieren für mehr Effektivität

    Die Daten unterstützen Entscheidungen auf Organisationsebene darüber, wie die Ressourcen der Organisation im Verhältnis zu den wirkenden Kräften ausbalanciert werden – das Ergebnis ist organisationale Effektivität.

    Zwei Szenarien

    Organisationale Effektivität mit org.manager anhand zweier Beispiele: eine Organisation aus dem öffentlichen und eine aus dem privaten Sektor.

    Beispiel 1: Organisation des öffentlichen Sektors
    Effizienter Ressourceneinsatz – während der Pandemie wurden Fähigkeiten gezielt in andere Bereiche der Organisation verlagert, wodurch ein spürbarer Mehrwert für die Steuerzahler geschaffen wurde.

    Beispiel 2: Globales Unternehmen. Verbesserung der Gewinnmargen – durch kommerzielle Effizienzsteigerungen wurde das operative Ergebnis optimiert und die Organisation zu nachhaltigem Wachstum und höherer Profitabilität zurückgeführt.

    Organisation des öffentlichen Sektors:

    Taktischer Einsatz von org.manager

    Situation: Ausbruch der Covid-19-Pandemie im Jahr 2020. Notwendigkeit, Ressourcen effizient einzusetzen und weiterhin einen Mehrwert für die Steuerzahler zu schaffen.

    Aufgabe: Versetzung von publikumsnahen Mitarbeitenden in interne, nicht publikumsbezogene Rollen aufgrund der Abstandsregelungen.

    org.manager: Einsatz des Simulations-Tools von org.manager zur Visualisierung neuer oder temporärer Organisationsstrukturen.

    • Die Organisation beschaffte org.manager ursprünglich, um Organigramme zu erstellen und Organisationsstrukturen zu visualisieren.
    • Die HR-Abteilung verlagerte ihren Fokus infolge der Pandemie auf das Simulations-Tool.
    • Das Simulations-Tool wurde genutzt, um neue oder temporäre Teams zu visualisieren, die durch die Umverteilung von Mitarbeitenden innerhalb der Organisation entstanden – mit Fokus auf pandemiebedingte Prioritäten oder zur Einhaltung von Abstandsregelungen.

    Einsatz von org.manager zur Förderung der organisatorischen Effektivität im Hinblick auf:

    Richtung, Effizienz und Kooperation: Das Simulations-Tool ermöglichte es der Organisation, verschiedene Teamstrukturen und die damit verbundenen Personalkosten auf Grundlage sich ständig ändernder Vorgaben seitens der Organisation und der Regierung zu erproben. Auf Basis von Live-Daten visualisierte die Simulation unterschiedliche Szenarien, die Führungskräften und Manager:innen halfen, in einer turbulenten Zeit schnell Entscheidungen zu treffen. Die Umverteilung von Ressourcen weg von publikumsnahen Rollen verwandelte eine traditionell in Silos organisierte Struktur – zumindest während der Pandemie – in eine kooperativ arbeitende Organisation. Die Geschäftsaktivitäten mussten bereichsübergreifend integriert werden, um die kontinuierliche Bereitstellung von Dienstleistungen – sowohl remote als auch vor Ort in spezialisierten Teams – sicherzustellen.

    Kompetenz: Auf Grundlage des Verständnisses über Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen der publikumsnahen Mitarbeitenden ermöglichte das Simulations-Tool der Organisation, agile Teams zu bilden, die bereit waren, die erheblichen Herausforderungen der Pandemie zu bewältigen.

    Innovation: Das Simulations-Tool selbst war ein ungenutztes Innovationspotenzial, das vor der Pandemie im Verborgenen lag. Erst die Krise schuf den nötigen Handlungsdruck, der die Organisation dazu brachte, das Tool auf innovative Weise im Rahmen der taktischen Personalplanung einzusetzen.

    Organisation des privaten Sektors

    Strategischer Einsatz von org.manager im Kontext einer Organisationsneugestaltung.

    Situation: Eine globale Organisation stand vor der strategischen Aufgabe, die Gewinn- und Verlustrechnungen in verschiedenen Ländern und Geschäftsbereichen zu verbessern, um zu höheren Konzerngewinnmargen zurückzukehren.

    Aufgabe: Eine Neugestaltung der Organisationsstruktur in verschiedenen Ländern weltweit.

    org.manager: Die Organisation setzte das Tool ein, um die in Präsenz-Workshops entwickelten neuen Organisationsstrukturen visuell darzustellen.

    • Das HR-Team nutzte org.manager ursprünglich zur Visualisierung der Organisationsstruktur.
    • Das HR-Team verlagerte seinen Fokus auf das Simulations-Tool, um kurzfristig auf die Anforderungen der Organisationsneugestaltung zu reagieren.
    • Daten, die während des Präsenz-Workshops erfasst wurden > in eine Tabellenkalkulation eingetragen > mit org.manager visualisiert >Danach Freigabe der neuen Struktur in SAP SuccessFactors überführt > Strukturen und Designkriterien für Führungskräfte und Manager sichtbar gemacht.

    Es bestand die Anforderung, bestimmte Kriterien zu visualisieren, um es der Geschäftsleitung zu ermöglichen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, ob die neuen Strukturentwürfe zweckmäßig sind – insbesondere im Hinblick auf:

    BeiträgeStellennummernGeplante StellenFTEBerichtslinienFührungsspannenPersonalkostenEbenen in der OrganisationshierarchieGehaltsstufeVersionskontrolle der verschiedenen Optionen

    Das HR-Team nutzte org.manager, um die organisatorische Effektivität im Hinblick auf folgende Aspekte zu fördern:

    Richtung: Unterstützung strategischer Diskussionen über die Wirksamkeit der Organisation auf globaler Ebene.

    Innovation: Ermöglichung von organisatorischem Wandel durch den Einsatz eines technologischen Tools zur Gestaltung von Strukturen, die Innovation auf allen Ebenen fördern.

    Effizienz, Kooperation: Förderung der Zusammenarbeit unterschiedlicher Führungs- und Managementteams weltweit durch die gemeinsame Anwendung einheitlicher Organisationsdesign-Prinzipien.

    Benutzerfreundlichkeit von Ingentis org.manager in Organisationen des privaten und öffentlichen Sektors

    Öffentlicher Sektor

    • Ermöglichte in turbulenten Zeiten schnelle operative Entscheidungsfindung durch Führung und Management – insbesondere in Bezug auf Richtung, Kompetenz, Innovation, Fokussierung, Zusammenarbeit und Effizienz.
    • Häufig wurden ungenaue und unzuverlässige Daten festgestellt.
    • Visualisierung der Auswirkungen auf das Personalbudget in Bezug auf Kosten.
    • Ingentis org.manager wurde in das HRIS-System der Organisation integriert.
    • Die Praxis der organisationalen Effektivität stärkte die Datenanalyse- und Visualisierungskompetenzen des HR-Teams.

    Privater Sektor

    • Ermöglichte strategische Entscheidungsfindung während eines Rückgangs der Profitabilität der Organisation.
    • Visualisierte strategische Handlungsoptionen und Kostenanalysen.
    • Behutsame Einführung des org.manager-Tools für Manager – der Einsatz erfolgte nach den Workshops.
    • In das SAP-System der Organisation – SuccessFactors – integriert.
    • Das HR-Team wurde im Umgang mit dem org.manager-Tool geschult, um Entscheidungsprozesse gezielt in den Bereichen Richtung, Effizienz und Zusammenarbeit zu unterstützen.

    Zusammenfassung

    Eine effektive Organisation bringt ihre Ressourcen – Menschen, Prozesse, Struktur, Technologie und Kultur – in ein ausgewogenes Verhältnis zu den internen und externen Kräften, die auf sie einwirken. Grundlage für dieses Gleichgewicht ist die Verfügbarkeit von Informationen bzw. Daten als Entscheidungsbasis. Fragen zur zukünftigen Ausrichtung einer Organisation – etwa in Bezug auf Richtung, Kompetenz, Innovation, Fokussierung oder Effizienz – können von HR gezielt beantwortet werden, wenn präzise und verlässliche Daten visuell aufbereitet zur Verfügung stehen. Der Einsatz von org.manager unterstützt HR dabei, diese Rolle einzunehmen und sich als strategischer Partner im Entscheidungsprozess zu positionieren. Das Tool kann auf vielfältige Weise eingesetzt werden – etwa zur flexiblen Umverteilung von Personal innerhalb der Organisation, um besser auf Kundenbedürfnisse zu reagieren, oder bei Reorganisationen, um das Unternehmen auf ein sich stetig wandelndes globales Marktumfeld auszurichten.

    Über den Autor

    Nicholas Toko ist freiberuflicher Berater für HR und organisatorische Effektivität sowie Jungian Analyst-in-training bei #JungianBitsOfInformation (www.nicholastoko.com).

    Er ist Experte für die Verknüpfung von Unternehmensstrategie, Struktur, Kultur, Menschen, Prozessen und Technologie, einschließlich Künstlicher Intelligenz (KI), Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen und der Anwendung analytischer Psychologie in einem psychosozialen Kontext, insbesondere am Arbeitsplatz. Er analysiert Individuen, Teams und Organisationen tiefgehend und bietet psychoanalytische Therapie für Einzelpersonen an.

    Nicholas Toko

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