Unternehmensorganigramme sind dazu gedacht, Strukturen, Hierarchien und Beziehungen in Organisationen übersichtlich und transparent abzubilden. Hier erfahren Sie, was ein Organigramm ist, welche Arten von Organigrammen es gibt, welche Daten für die Visualisierung eines Unternehmens relevant sind und wie Sie ein professionelles Organigramm erstellen.
Das Wort Organigramm setzt sich aus den Begriffen „Organisation“ und „Diagramm“ zusammen. Man versteht darunter eine grafische Darstellung der Struktur einer Organisation. Konkret geht es um die Visualisierung von Rollen, Verantwortlichkeiten, Hierarchien und Berichtslinien innerhalb von Unternehmen. Bereits im Jahr 1855 erstellte der Manager Daniel McCallum das erste moderne Organigramm. Dieses bezog sich auf die Eisenbahngesellschaft New York and Erie Railroad.
Bis in die 20er Jahre des vergangenen Jahrhunderts wurden Organigramme hauptsächlich in den Ingenieurswissenschaften verwendet. Es dauerte jedoch nicht lange, bis sie sich auch in der Geschäftswelt und eben auch in der Personalwirtschaft etablierten. Aus diesen sind sie heute nicht mehr wegzudenken. In Zukunft werden Organigramme vermehrt flexible, sich in Folge agiler Arbeitsweisen permanent ändernde Strukturen abbilden müssen. Auch ist es für Unternehmen von zunehmendem Interesse, potenzielle Aufbau- und Ablauforganisationen in Organigrammen zu simulieren und gegeneinander abzuwägen. Erst wenn das möglich ist, schöpfen Organisationen ihr Potenzial voll aus, das in der Kombination von flexiblem Organisationdesign und datengestützter Zukunftsplanung liegt.
Bei einem Organigramm handelt es sich immer um eine vertikale oder horizontale Abbildung der Organisationsstruktur. Visuelle Stilmittel wie Kästen, Pfeile und Linien machen Verbindungen und Zusammenhänge im Unternehmen sichtbar. Generell werden drei Arten von Organigrammen unterschieden.
Im hierarchischen Organigramm befindet sich eine Person oder eine Gruppe an der Spitze. Alle weiteren dargestellten Elemente besitzen weniger Weisungsbefugnis oder Autorität. Durch die visuelle Darstellung von oben nach unten weist diese Organigramm-Variante Ähnlichkeiten mit einer Pyramide auf.
Das flache Organigramm wird teilweise auch horizontales Organigramm genannt. Es weist nur wenige oder überhaupt keine mittleren Führungsebenen auf und besteht zumeist nur aus den Bereichen der Führungskräfte und der Mitarbeitenden. Häufig ist es so, dass den Letztgenannten im Unternehmen eine besonders große Verantwortung übertragen ist. So werden sie beispielsweise unmittelbar auch an wichtigen strategischen Entscheidungen beteiligt.
Das Matrix-Organigramm kommt immer dann zum Einsatz, wenn Mitarbeitende mehr als einen Vorgesetzten haben. So kann es zum Beispiel in einem Unternehmen ein Team von Programmierern geben, die alle einem leitenden Programmierer zugeordnet sind. Gleichzeitig arbeitet jeder einzelne von ihnen aber auch an Projekten für einzelne Business-Einheiten im Unternehmen. Diese werden im Normalfall von einem Linienmanagenden oder Projektleitenden geführt, sodass die Programmierer:innen mindestens an zwei Manager:innen berichten.
Grundsätzlich ist auch die Art der Organisationsstruktur zu berücksichtigen. Hier gibt es beispielsweise Personenhierarchien, Stellenhierarchien, Abteilungshierarchien und weitere Formen der Unternehmensorganisation. Daher gewinnt eine agile Darstellung immer mehr an Bedeutung und auch die zeitliche Dimension ist immer stärker einzuplanen. Die Frage lautet: wie sieht meine Organisationsstruktur gestern, heute und morgen aus. Letzteres wiederum erfordert die oben erwähnte Fähigkeit zur Simulation.
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Die Evolution des Organigramms
Zuständigkeiten abbilden, Berichtslinien visualisieren, Strukturen aufzeigen: Lange Zeit diente eine Organigramm-Software vor allem der grafischen Darstellung von Unternehmensstrukturen und galten als nützliches Werkzeug insbesondere für Personalverantwortliche.
Neben den Daten zum Aufbau der Organisation unterscheiden sich die Inhalte eines Organigramms individuell je nach Unternehmen. Standardmäßig umfasst das Organigramm Name, Funktion sowie oft auch Kontaktdaten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Je nach Unternehmensgröße können auch Fotos der Mitarbeitenden Bestandteil des Organigramms sein. Auch besondere Aufgabenprofile wie Ersthelfer und Daten- oder Brandschutzbeauftragter sowie spezielle Abwesenheiten beispielsweise durch Elternzeit können im Organigramm abgebildet sein. Hinzu kommen gegebenenfalls auch Angaben zu Geburtstagen, Firmenzugehörigkeiten oder Hobbies einzelner Mitarbeitender – je nachdem ob es sinnvoll ist und Mehrwert stiftet. Je mehr Daten strukturiert im Organigramm abgebildet sind, desto gewinnbringender wird es für das Unternehmen. Dennoch sollte es übersichtlich und verständlich bleiben.
Überblick über den Ist-Zustand
Gesicherte Governance
Bessere Planbarkeit
Entfaltung von Potenzialen
Optimierung der Kommunikation
Vor der Umsetzung kommt die Strategie! Das bedeutet, dass Sie sich zunächst einmal darüber Gedanken machen müssen, welchen Zweck das Unternehmensorganigramm erfüllen soll. Waren Organigramme früher primär zur Darstellung von Hierarchien gedacht, sollen sie heute viel mehr dem visuellen HR-Controlling dienen.
Natürlich können simple Varianten von Organigrammen mit Word oder Excel erstellt werden. Diese sind dann aber schnell veraltet, weil sie keine Verknüpfung mit Datenquellen besitzen. Der Clou liegt darin, Aktualisierungen in den Stammdaten automatisch ins Organigramm einfließen zu lassen. Alles andere bedeutet sehr viel manuellen Aufwand. In kleineren Organisationen ist dies vielleicht noch leistbar, es wird bei größeren Unternehmen aber zur vermeidbaren Herkulesaufgabe.
Mithilfe spezieller Software-Lösungen lassen sich Organigramme viel einfacher erstellen und pflegen. Die acht Vorteile professioneller Organigramm-Software sind:
Sie sparen Zeit
Aktualisierungen in den Stammdaten fließen automatisch ins Organigramm ein. Der manuelle Aufwand geht gegen Null!
Das Organigramm ist immer aktuell
Das Organigramm ist unmittelbar mit Datenquellen wie HR-Systemen verbunden und übernimmt Anpassungen automatisch. Veraltete Organigramme gehören damit der Vergangenheit an.
Die Datenqualität ist besser
Manuelle Anpassungen sind häuftig nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. Durch den Einsatz entsprechender Software kann die Datenqualität deutlich gesteigert werden.
Inhalte lassen sich teilen
Ein Export als PDF sowie auch der Austausch über Inter- und Intranet mit berechtigen Kolleg:innen ist problemlos möglich.
Sie sind frühzeitig informiert
Automatisierte E-Mail-Reportings weisen auf Missstände oder Handlungsnotwendigkeiten hin.
Der Datenschutz wird groß geschrieben
Mit ausgefeilten Rechtekonzepten und Zugriffsschutz können Adminstrator:innen festlegen, welcher Mitarbeitende welche Informationen und Zugänge für seine Arbeit benötigt.
Der Ist-Zustand wird analysierbar
Gut gepflegt und mit den verschiedenen Visualisierungsoptionen wie Dashboards, Diagrammen und Big-Data-Grafiken ausgestattet, ist das Organigramm eine wertvolle Basis für HR-Controlling und People Analytics.
Sie können Soll-Zustände designen
Simulationen und Re-Organisationen sind mit innovativen Software-Lösungen kein Problem mehr.
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