Neugestaltung des Personalwesens: So geht’s!

Ich habe fast 25 Jahre lang im Bereich Personalwesen gearbeitet. Wie die Zeit verfliegt! Ich kann mich noch erinnern, als wäre es gestern gewesen, an meinen ersten Job im Personalwesen als Praktikant in der Personalabteilung von MTV Europe. Ich hatte gerade mein Studium der internationalen Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Sprachen und Personalmanagement abgeschlossen und verdiente ein geringes Gehalt, aber als junger Mensch war MTV ein sehr aufregender Arbeitsplatz. Ich wurde von einem Personalleiter eingestellt, der mir half, meine „HR“-Fähigkeiten zu entwickeln, und der meine Vorschläge und Ideen zur Verbesserung der Qualität der HR-Initiativen des Unternehmens aktiv unterstützte, z. B. das Praktikantenprogramm für Hochschulabsolventen, an dem ich beteiligt war und das ich verwaltete. Der Grundstein für meine wenige Monate später begonnene Karriere als Personalberater wurde im kreativen Umfeld von MTV und von einem unterstützenden Vorgesetzten gelegt, mit dem ich noch immer in Kontakt stehe.

Die Personalabteilung von MTV bestand aus einem kleinen Team von sieben Mitarbeitern, die hauptsächlich Verwaltungsaufgaben wahrnahmen und eine strategische Personalabteilung für ein Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitern im Vereinigten Königreich entwickelten. Das Team bestand aus einem Leiter der Personalabteilung, zwei Personalmanagern, einem Personalkoordinator, einem Leiter der Lohnbuchhaltung, einem Lohnbuchhalter und einem Praktikanten für die Personalabteilung. Zu dieser Zeit war der Beruf des Personalleiters hauptsächlich als Personalabteilung bekannt, und ich erinnere mich, wie neu es war, den Begriff Personalwesen zu verwenden, der damals das neue Profil für diesen Beruf wurde. Mehr als 20 Jahre später hat sich das Profil des HR-Berufs in Menschen und in jüngerer Zeit in Menschen und Kultur geändert. Die Verwendung des Begriffs Personalwesen in Organisationen ist jedoch nach wie vor weit verbreitet.

Die Änderungen im Profil spiegeln den ständigen Wandel innerhalb des Personalwesens wider. Die Notwendigkeit, sich an Herausforderungen, Erwartungen und die ständig wechselnde Geschäftsumgebung anzupassen, ist der Branche wohl bekannt. Die Bedeutung und der Beitrag von HR zum Geschäftserfolg werden ständig von Wissenschaftlern, Denkführern, Geschäftsleitern und sogar HR-Praktikern hinterfragt.

Was bringt HR also genau in eine Organisation? Ich sehe die Rolle von HR im Hinblick auf den Wert und damit meine ich, dass die Aktivitäten in einer Personalabteilung direkt zum Geschäftserfolg beitragen sollten. Die HR-Branche hat eine breite Rolle und Expertise in mehreren Spezialgebieten – Mitarbeitererfahrung, Mitarbeiterbeziehungen, Gleichstellung, Vielfalt & Inklusion, Lernen & Entwicklung, Organisationsentwicklung & -gestaltung, Personalanalytik, Ressourcenbeschaffung, Vergütung, Talentmanagement und Wohlbefinden – alles wertsteigernde Aktivitäten, aber das Führen einer Personalabteilung beinhaltet oft eine hohe Menge an Verwaltungs- und Transaktionsaktivitäten. Personalabteilungen stehen vor der fortlaufenden Herausforderung, sich so zu organisieren, dass sie wertsteigernde Aktivitäten maximieren und Verwaltungs- und Transaktionsaktivitäten reduzieren. Das ständig wechselnde Profil des Personalwesens zeigt diese fortlaufende Herausforderung und die Notwendigkeit, als Ermöglicher für den Geschäftserfolg angesehen zu werden.

Die Personalprofession strebte danach, den organisatorischen Wettbewerbsvorteil durch „strategisches HR“ oder Personalmanagement zu unterstützen. Strategisches HR zielt darauf ab, HR-Praktiken an die Geschäftsstrategie anzupassen und hat dabei das Denken und die Arbeit der HR-Praktiker von der täglichen Verwaltung hin zu strategischem Denken verändert. Sie wenden ihre professionelle HR-Expertise auf die Personalagenda an und liefern mittel- bis langfristigen Wert für Organisationen. Die HR-Branche strebt weiterhin danach, ihren gewünschten Beitrag noch weiter auszudehnen, indem sie langfristigen, nachhaltigen Wert durch strategische Geschäftseinblicke und Personalexpertise vorantreibt. Auf dieser Betriebsebene ist die Software von org.manager besonders nützlich, indem sie die Fähigkeit einer Personalabteilung erweitert, HR-Daten für strategische Geschäftseinblicke und Entscheidungsfindung zu analysieren.

In jüngerer Zeit konzentriert sich die Rolle von HR mehr auf „Werte“, wie die Fähigkeiten, die eine Organisation benötigt, um Erfolg zu haben. Diese Fähigkeiten umfassen Kompetenzen, Führung, Kreativität und Innovation, Agilität, Zusammenarbeit & Teamarbeit, Kundenorientierung, Risikomanagement, Vielfalt und Kultur. Diese Fähigkeiten werden als „unternehmenskritisch“ angesehen und repräsentieren, wofür eine Organisation bekannt ist und worin sie gut ist, sowie die Ergebnisse von HR-Aktivitäten, die die Umsetzung der Geschäftsstrategie ermöglichen. Daher sollte die HR-Funktion so organisiert sein, dass diese Fähigkeiten definiert und bereitgestellt werden können.

Bei der Neugestaltung der HR-Funktion ist ein wichtiger Ausgangspunkt, HR als ein Geschäft innerhalb eines Geschäfts oder als eigenes Geschäft zu betrachten. Denken Sie immer kommerziell, egal ob Sie eine HR-Funktion in einer privaten oder öffentlichen Organisation leiten! Das Betriebsmodell von HR sollte so strukturiert sein, dass es die Struktur der Organisation widerspiegelt. Mit anderen Worten, die Personalabteilung sollte die Struktur ihres Geschäftsbetriebs nachahmen.

Das Ulrich-Modell war schon immer ein guter Ausgangspunkt für die Neugestaltung einer HR-Funktion, aber es gibt auch andere Modelle. McKinsey bietet in ihrem Artikel von 2022, HR’s New Operating Model, eine nützliche Zusammenfassung verschiedener HR-Modelle, die darauf hindeutet, dass Ulrichs Modell weiterhin relevant ist, jedoch alternative Betriebsmodelle für HR aus den Veränderungen im internen und externen Kontext von Organisationen heute hervorgehen.

Die Neugestaltung von HR-Dienstleistungen ist ein Prozess, bei dem eine Personalabteilung so umgestaltet wird, dass sie besser und enger auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Das Ergebnis des Prozesses ist ein HR-Betriebsmodell, das die wertschöpfende HR-Tätigkeit maximiert. Ein HR-Betriebsmodell ist die Art und Weise, wie die Funktion organisiert ist, um den Kunden und Stakeholdern einen Mehrwert zu bieten, insbesondere die Organisationsstruktur, die Rollen, die Fähigkeiten, die Prozesse und die unterstützenden Elemente wie Technologie und Governance-Regelungen.

Wie bereits erwähnt, gestalten Personalabteilungen ihre Organisation aus einer Vielzahl von Gründen neu. Die Treiber für die Neugestaltung umfassen neue Technologien, Fachkräftemangel, sich ändernde Bevölkerungsstrukturen der Arbeitskräfte, Globalisierung, politische Instabilität, organisatorisches Wachstum, organisatorischer Rückgang, Kostendruck, Innovation, Risiko und Compliance, Fusionen und Übernahmen, Stagnation, neue Führung, neue organisatorische Mission und strategische Ziele usw. In diesem Kontext muss HR sich weiterentwickeln und an seine Umgebung anpassen. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der internen und externen Treiber für Veränderungen, der Geschäftsbedürfnisse und -strategie und dann eine kontinuierliche Innovation der Personalabteilung, um effizienter und effektiver zu sein.

Der Prozess der Dienstleistungsneugestaltung gleicht einer Kette von Ereignissen, die zum Entwurf eines HR-Betriebsmodells führen. Jedes der Ereignisse in dieser Kette ist entscheidend für die Gestaltung eines effizienten und wirksamen HR-Betriebsmodells. Die Organisationsdesign-Software von org.manager ist besonders nützlich, wenn HR ihr aktuelles Betriebsmodell verstehen muss und die Prinzipien der Neugestaltung festgelegt hat.

Der beste Ausgangspunkt für eine Neugestaltung der HR-Dienste ist das Verständnis des aktuellen HR-Betriebsmodells in Bezug auf seine Organisationsstruktur, Aktivitäten, Rollen, Fähigkeiten, Prozesse, Technologie und Arbeitsweisen. Sie müssen auch einige Neugestaltungsprinzipien für Ihr neues HR-Betriebsmodell festlegen, z. B. Art der Struktur, Anzahl der Positionen, Gesamtbudget, Personalstärke, Kontrollspannen, erforderliche Fähigkeiten. Die Neugestaltungsprinzipien werden ihre Wahl des HR-Betriebsmodells beeinflussen. Die Organisationsdesign-Software von org.manager kann ihnen helfen, Daten für ihre gewählten Neugestaltungsprinzipien zu bewerten und zu visualisieren, die üblicherweise umfassen:

Ich habe mehrere Personalabteilungen überprüft, um die Funktion besser an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen. Die Überprüfung selbst kann eine zeitaufwendige Übung sein, die viele Datensammlungen und Analysen erfordert. Einmal nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert, gibt die Organisationsdesign-Software von org.manager den Entscheidungsträgern die Möglichkeit, Daten über die Personalabteilung zu bewerten und zu visualisieren.

Das nützlichste Merkmal von org.manager ist die Funktionalität, verschiedene Strukturen oder Betriebsmodelle zu vergleichen. Diese Funktionalität ermöglicht es Entscheidungsträgern, ihr aktuelles HR-Betriebsmodell mit verschiedenen HR-Betriebsmodellen zu vergleichen, die Struktur des Geschäftsbetriebsmodells auf unterschiedliche Weise nachzuahmen und verschiedene Optionen zu erkunden, um HR-Ressourcen jedem Teil des Geschäfts anzupassen.

Das Simulationstool von org.manager ermöglicht es Ihnen, gleichzeitig verschiedene HR-Betriebsmodelle auszuprobieren und deren Auswirkungen zu bewerten. Dies ist sehr hilfreich, denn bei der Neugestaltung von HR-Dienstleistungen erwägen Entscheidungsträger oft verschiedene Arten von HR-Betriebsmodellen und streben bestimmte Ziele an, z. B. Kostenreduzierung durch Verringerung von nicht wertschöpfenden Aktivitäten. Das Simulationstool von org.manager ermöglicht es HR, seine Betriebskosten detailliert zu untersuchen und verschiedene Modelle zu simulieren, um unterschiedliche Kostenniveaus zu reduzieren.

Mit Ingentis org.manager können Sie HR-Abteilungsdaten visualisieren, Ihre HR-Struktur und -Prozesse analysieren und Ihre Organisation optimieren. Dieses Tool ermöglicht die automatische Visualisierung von HR-Abteilungsdaten aus nahezu jeder Datenquelle. Der aktuelle Zustand Ihrer HR-Funktion kann dann analysiert, gewünschte Zielzustände entworfen und die gesamte Struktur optimiert werden. Ob es darum geht, ein Verständnis des aktuellen HR-Betriebsmodells zu gewinnen, eine Reorganisation oder eine Dienstleistungsneugestaltung durchzuführen.

Bei der Diskussion über Dienstleistungsneugestaltung beziehen wir uns auf die Verwendung datengesteuerter Bewertungsmethoden, um das Design der Abteilung zu optimieren. Mit Ingentis org.manager können Sie die HR-Abteilung detailliert analysieren und Bereiche für Verbesserungen und notwendige Änderungen identifizieren. Dies ermöglicht es Ihnen, HR-Betriebsmodelle und Prozesse zu erstellen, die die Wirksamkeit und Effizienz in der Abteilung verbessern und somit den Zielen der Organisation einen Mehrwert hinzufügen. Ingentis org.manager bietet verschiedene Möglichkeiten, das aktuelle HR-Betriebsmodell zu visualisieren, von klassischen Organigrammen bis zur Darstellung agiler Strukturen.

Die Software bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, ein besseres Verständnis Ihres aktuellen HR-Betriebsmodells, der Aktivitäten und Prozesse zu gewinnen. Mit anpassbaren Visualisierungsregeln können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, Optimierungspotenziale identifizieren und in kürzester Zeit die richtigen Maßnahmen ergreifen.

Ingentis org.manager hebt nicht nur kritische Gestaltungsprinzipien hervor, sondern bietet auch die Möglichkeit, strukturelle Veränderungen auf Basis des aktuellen Zustands zu simulieren. Dies ermöglicht es Ihnen, potenzielle zukünftige HR-Betriebsmodelle vor der Implementierung zu veranschaulichen und zu bewerten.