Diese Rolle spielen Key Performance Indikatoren im Organisationsdesign

Nachvollziehbare Messungen sind wichtig für die optimale Gestaltung von Organisationen. Sie sind ein entscheidender Aspekt für die Beurteilung, wie das Org Design verbessert werden kann, um die Leistung zu steigern. Im Idealfall regen Messung zudem zur Reflexion darüber an, was getan wird, wie es getan wird, welche Auswirkungen es auf die Organisation und deren Umwelt insgesamt hat und wie die Dinge anders laufen könnten. Sie dienen daher dazu, Lernfortschritte zu erzielen, um die Konzeption und die Art und Weise, wie Reorganisationen umgesetzt werden, zu verbessern. In diesem Beitrag erläutern wir, welche Rolle KPIs im Organisationsdesign spielen, welche relevanten Parameter es gibt und wie man diese konkret anwendet.

Zu den relevanten Messgrößen im Organisationsdesign gehören in der Regel die verwendeten Ressourcen (Wer und wo?), die Geschäftsprozesse (Was wird getan?), die Ergebnisse (Wie viele Dinge werden wie schnell produziert?) und die realen Ergebnisse (Einnahmen, Kundenzufriedenheit, Wohlbefinden der Mitarbeitenden usw.). Einige davon sind führende (Echtzeit-)Messgrößen, andere sind nachlaufend, d. h. sie werden erst im Nachhinein gemessen.

Ausrichtung auf Geschäftsziele
KPIs helfen dabei, die Struktur einer Organisation auf ihre übergeordneten Ziele auszurichten. Sie bieten messbare Ziele, die sicherstellen, dass jede Abteilung und alle Mitarbeitenden zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

Leistungsmessung
Durch KPIs können Organisationen die Leistung ihrer verschiedenen Abteilungen und Teams erheben. Dies ist besonders wichtig in einem gut strukturierten Org Design, wo jede Einheit spezifische Verantwortlichkeiten hat.

Entscheidungsfindung
KPIs liefern datenbasierte Einblicke, die bei strategischen Entscheidungen helfen. In einem effektiven Org Design ermöglichen sie es Führungskräften, informierte Entscheidungen über Ressourcenzuweisung, Prozessverbesserungen und strategische Ausrichtung zu treffen.

Transparenz und Kommunikation
Die Transparenz innerhalb der Organisation wird durch KPIs gefördert. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden auf allen Ebenen, die Unternehmensziele und ihren Beitrag zu deren Erreichung zu verstehen. Dies verbessert die Kommunikation und Ausrichtung im gesamten Unternehmen.

Anpassung und Flexibilität
In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ermöglichen KPIs Organisationen, ihre Strukturen und Prozesse schnell anzupassen, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Sie dienen zudem als Frühwarnsysteme für Bereiche, die Verbesserungen benötigen.

Förderung der Entwicklung der Mitarbeitenden
KPIs können auch dazu beitragen, individuelle Leistungen und Entwicklungsbereiche zu identifizieren. Dies ermöglicht es Organisationen, gezielte Schulungen und Karriereentwicklungsmöglichkeiten anzubieten, die zur Gesamtstruktur und den Zielen der Organisation passen.

Kultur und Engagement
Eine leistungsorientierte Kultur, in der Mitarbeitende motiviert sind, zur Erreichung der Organisationsziele beizutragen, wird durch die kontinuierliche Auswertung von KPIs gefördert. Dies steigert das Engagement und die Zufriedenheit.

Zu Beginn der Arbeit am Organisationsdesign, sei es bei projektbasierten Aufgaben oder beim kontinuierlichen Design, sollte man in der Regel einige Schlüsselfragen beantworten. Die meisten Themenkomplexe profitieren von der einen oder anderen Art von Messgröße:

Frage 1: Wo stehen wir jetzt? Können wir unsere Ausgangssituation in Bezug auf Zahl der Mitarbeitenden, Kosten, Standorte, Aktivitäten und Fähigkeiten messen?

Frage 2: Welche Ergebnismessungen deuten darauf hin, dass eine Neu-Konzeption erforderlich ist?

Frage 3: Sind wir ausreichend auf unseren Auftrag und unsere Werte ausgerichtet?

Frage 4: Wie sollte unser neues Konzept aussehen? Inwieweit können wir unseren Soll-Zustand in Bezug auf die Zahl der Mitarbeitenden, Kosten, Standorte, Aktivitäten und Kompetenzen quantifizieren? Inwieweit müssen wir unseren Soll-Zustand ggf. auch unbestimmt lassen?

Frage 5: Welche messbaren Lücken müssen wir dann schließen?

Frage 6: Was können wir während des Veränderungsprozesses der Organisationsgestaltung messen, um sicherzustellen, dass wir auf dem richtigen Weg sind?

Frage 7: Was können wir als Ergebnis der Organisationsentwicklung messen, um festzustellen, ob sie etwas gebracht hat oder nicht?

Die spezifischen KPIs, die im Rahmen des Organisationsdesigns verwendet werden, können je nach Art der Organisation, Branche und spezifischen Zielen variieren. Dennoch gibt es einige gängige KPIs, die häufig in verschiedenen Organisationstypen eingesetzt werden:

Finanzielle KPIs

• Umsatzwachstum
• Gewinnmargen
• Betriebskosten
• Return on Investment (ROI)
• Cashflow

Effizienz und Produktivität

• Produktivität der Mitarbeitenden (z.B. Umsatz pro Mitarbeitendem)
• Prozesseffizienz (z.B. Durchlaufzeiten)
• Auslastung von Ressourcen und Kapazitäten
• Kostenreduktion in Schlüsselprozessen

Auf Mitarbeitende bezogene KPIs

• Zufriedenheit und Engagement der Mitarbeitenden
• Fluktuationsrate
• Krankheitstage
• Fortbildungs- und Weiterbildungsbeteiligung
• Leistungsbewertungen

Kundenbezogene KPIs

• Kundenzufriedenheit und -treue
• Net Promoter Score (NPS)
• Kundenakquisitionsrate
• Kundenbindungsrate
• Reaktionszeit auf Kundenanfragen

Innovations- und Wachstumsindikatoren

• Anzahl neuer Produkte/Dienstleistungen
• Marktanteilsentwicklung
• Investitionen in Forschung und Entwicklung
• Anzahl der Patentanmeldungen

Qualitätsindikatoren

• Fehlerquote
• Kundenzufriedenheit mit der Produkt-/Dienstleistungsqualität
• Compliance-Rate (Einhaltung von Vorschriften und Standards)

Organisationskultur und -klima

• Befragungen von Mitarbeitenden zu Kultur und Werten
• Diversitäts- und Inklusionsindikatoren
• Interne Kommunikationseffektivität

Nachhaltigkeits- und CSR-KPIs (Corporate Social Responsibility)

• CO₂-Fußabdruck
• Nachhaltigkeitsberichterstattung
• Engagement in sozialen und gemeinnützigen Projekten

Diese KPIs helfen Organisationen nicht nur dabei, ihre aktuelle Leistung zu bewerten, sondern auch strategische Entscheidungen für zukünftiges Wachstum und Anpassungen im Organisationsdesign zu treffen. Es ist wichtig, dass die gewählten Parameter relevant, messbar und direkt mit den strategischen Zielen der Organisation verknüpft sind.

Die Arbeit mit KPIs im Rahmen des Org Designs erfordert einen strukturierten Ansatz. Hier sind einige konkrete Schritte, wie man mit diesen KPIs im Org Design arbeiten kann:

Zieldefinition:
Definieren Sie klare und messbare Ziele für die Organisation, Abteilungen und Teams. Diese Ziele sollten mit der Gesamtstrategie und den langfristigen Plänen des Unternehmens übereinstimmen.

Auswahl relevanter KPIs:
Wählen Sie KPIs aus, die direkt mit den gesetzten Zielen korrespondieren. Achten Sie darauf, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sind (SMART-Kriterien).

Integration in Organisationsstrukturen:
Stellen Sie sicher, dass die Organisationsstruktur die Erreichung der KPIs unterstützt. Dies kann die Anpassung von Teamstrukturen, Verantwortlichkeiten und Prozessen umfassen, um eine effektive Leistungsmessung zu ermöglichen.

Datenquellen und Messverfahren festlegen:
Bestimmen Sie, wie und woher die Daten für die KPIs bezogen werden. Implementieren Sie Systeme und Prozesse zur regelmäßigen Datenerfassung und -analyse.

Kommunikation und Transparenz:
Kommunizieren Sie die KPIs und ihre Bedeutung klar an alle Stakeholder. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden verstehen, wie ihre Arbeit zu diesen KPIs beiträgt.

Laufende Überwachung und Bewertung:
Überwachen Sie regelmäßig die Leistung im Hinblick auf die festgelegten KPIs. Nutzen Sie Visualisierungen in Org Charts, Management-Dashboards oder regelmäßige Berichte, um den Fortschritt zu verfolgen.

Feedback- und Anpassungsprozesse:
Etablieren Sie Prozesse für regelmäßiges Feedback und Anpassungen. Wenn KPIs nicht erreicht werden, analysieren Sie die Gründe und nehmen Sie notwendige Anpassungen im Organisationsdesign vor.

Entwicklung von Mitarbeitenden:
Fördern Sie die Entwicklung von Fähigkeiten und Kompetenzen, die erforderlich sind, um die KPIs zu erreichen. Dies kann Schulungen, Workshops oder Coaching umfassen.

Verknüpfung mit Belohnungssystemen:
Verknüpfen Sie die Erreichung von KPIs mit Belohnungs- und Anerkennungssystemen. Dies fördert die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden.

Überprüfung und Anpassung der KPIs:
Überprüfen Sie regelmäßig, ob die KPIs noch relevant sind und passen Sie sie bei Bedarf an, um sicherzustellen, dass sie weiterhin mit den sich ändernden Geschäftszielen und -strategien übereinstimmen.

Durch diese Schritte wird sichergestellt, dass KPIs effektiv im Org Design integriert werden, um die organisatorische Leistungsfähigkeit zu steigern und die strategischen Ziele des Unternehmens zu unterstützen. Jedoch geben wir Ihnen noch folgende Extra-Tipps mit auf den Weg:

• Es ist wichtig, eine ausgewogene Mischung von KPIs zu wählen, die finanzielle, operative, kundenbezogene und mitarbeiterbezogene Aspekte abdecken. Dies hilft, eine ganzheitliche Sicht auf die Organisation zu gewährleisten.
• Zu viele KPIs können überwältigend sein und den Fokus verwässern. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf eine handhabbare Anzahl von Schlüsselindikatoren.
• Beziehen Sie Mitarbeitende in den Prozess der Festlegung und Überprüfung von KPIs ein. Ihr Feedback kann wertvolle Einblicke in die Effektivität der KPIs und mögliche Verbesserungen bieten.