Konzeptionelle und technische Fehler vermeiden

In Teil 1 unserer neuen Serie zur Vermeidung von Fehlern beim Aufsetzen von Organigrammen haben wir grundlegende Probleme und deren Lösung angesprochen. Beim Erstellen von Organigrammen sind jedoch neben den rein gestalterischen Aspekten auch konzeptionelle und technische Fragestellungen zu beachten. Diese können sich ebenfalls signifikant auf die Effektivität und Funktionalität des Organigramms auswirken. Daher finden Sie hier einige zentrale Aspekte, die es zu vermeiden gilt.

1. Missachtung der Organisationskultur und -dynamik
   Ein Organigramm sollte nicht nur die formale Struktur abbilden, sondern auch die tatsächlichen Arbeitsabläufe und Beziehungen innerhalb der Organisation berücksichtigen. Eine Missachtung der Unternehmenskultur und informeller Netzwerke kann daher zu einem unrealistischen und unpraktischen Organigramm führen.
2. Fehlinterpretation der Hierarchieebenen
   Ein häufiger Fehler ist die falsche Darstellung der Hierarchieebenen, was zu Missverständnissen über Autorität und Verantwortlichkeiten führt. Es ist deshalb wichtig, dass das Organigramm die tatsächliche Machtstruktur innerhalb der Organisation genau widerspiegelt.
3. Ignorieren von Querverbindungen und Matrixstrukturen
   Moderne Organisationen sind oft komplex und haben Matrixstrukturen oder Querverbindungen zwischen verschiedenen Abteilungen. Ein Organigramm, das diese Verbindungen nicht darstellt, gibt ein unvollständiges Bild der Organisation ab.
4. Unzureichende Flexibilität für zukünftige Änderungen
   Organisationen entwickeln sich ständig weiter. Ein Organigramm, das nicht einfach zu aktualisieren oder anzupassen ist, wird schnell veralten und kann hinderlich für organisatorische Anpassungen sein.
5. Überbetonung von Positionen statt Rollen und Funktionen
   Ein weiterer Fehler ist die übermäßige Fokussierung auf Positionstitel anstelle von tatsächlichen Rollen und Funktionen. Dies führt zu einem mangelnden Verständnis dafür, wer wofür verantwortlich ist.
6. Vernachlässigung der Kommunikationsflüsse
   Ein Organigramm sollte auch die Kommunikationswege innerhalb der Organisation abbilden. Eine Vernachlässigung dieser Aspekte hat einen Mangel an Transparenz und ineffiziente Kommunikation zur Folge.
7. Unklare Definition von Teams und Arbeitsgruppen
   Nicht klar definierte Teams oder Arbeitsgruppen in einem Organigramm tragen zu Verwirrungen über die Zusammenarbeit und Verantwortlichkeiten bei.

Übermäßige Abhängigkeit von Vorlagen
Viele Organigramm-Software Lösungen bieten Vorlagen, die zwar die Gestaltung vereinfachen, aber möglicherweise nicht perfekt zur spezifischen Struktur Ihrer Organisation passen. Eine zu starke Abhängigkeit von diesen Vorlagen kann dann dazu beitragen, dass das Organigramm nicht die tatsächlichen Verhältnisse in der Organisation widerspiegelt.

Fehler bei der Datenintegration
Bei der Verwendung von Software, die Daten aus anderen Systemen importiert (z.B. HR-Systeme), können Fehler bei der Datenübertragung auftreten. Dies kann Ungenauigkeiten oder veraltete Informationen im Organigramm zur Konsequenz haben.

Mangelnde Anpassungsfähigkeit der Software
Einige Organigramm-Tools sind nicht flexibel genug, um spezifische Anforderungen oder ungewöhnliche Organisationsstrukturen abzubilden. Gegebenenfalls kann das erstellte Organigramm dann nicht die tatsächliche Komplexität oder Dynamik der Organisation darstellen.

Unzureichende Aktualisierungsmöglichkeiten
Software, die nicht einfach zu aktualisieren ist, kann zu veralteten Organigrammen führen. Es ist wichtig, dass die Software eine einfache Möglichkeit bietet, Änderungen in der Organisationsstruktur schnell und einfach zu integrieren.

Schwierigkeiten beim Teilen und Zugreifen
Es können Probleme beim Teilen des Organigramms oder beim Zugriff durch verschiedene Mitarbeitende auftreten, insbesondere wenn die Software keine Cloud-basierten oder kollaborativen Funktionen bietet.

Datenschutz und Sicherheit
Bei der Nutzung von Software, die sensible Unternehmensdaten verarbeitet, besteht immer das Risiko von Datenschutzverletzungen. Es ist deshalb wichtig, eine Lösung zu wählen, die hohe Standards in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit erfüllt.

Moderne Software-Lösungen wie der Ingentis org.manager lösen die dargestellten Herausforderungen konzeptioneller und technischer Art mit innovativen Ansätzen und ausgereiften Funktionen. Durch die direkte Anbindung an die unterschiedlichsten Datenquellen können die Anwender darauf zählen, dass das Organigramm stets den validen Status Quo widerspiegelt.