So werden Organigramme zum Business Enabler

Agilität und Flexibilität sind für Unternehmen die Gebote der Stunde, wenn sie im schärfer werdenden Wettbewerb mithalten wollen. In diesem Kontext bestimmen Reorganisationen den Alltag. Doch nicht wenige Organisationen denken, dass ihre Transformation ein Prozess sein kann, der irgendwann beendet ist. Das zeigt beispielsweise die aktuelle Studie „Agile Pulse 2023“ der Management- und Technologieberatung BearingPoint. Wer jedoch seinen eigenen organisatorischen Wandel für abgeschlossen erklärt, der hemmt genau das, was Agilität im Kern bewirken soll. In diesem Blogbeitrag wird daher erläutert, wie man dauerhaft anpassungsfähig bleibt und welche entscheidende Rolle Organigramme in diesem Zusammenhang spielen.

Ein wichtiges Beispiel für den sinnvollen Einsatz von Organigrammen betrifft den Bereich der guten Unternehmensführung, denn sie bestimmt mittlerweile auch über das Abschneiden in Bewertungsprozessen wie ESG (Environment, Social, Governance). Die sogenannte „Good Governance“ sorgt dafür, dass Unternehmen sich finanzieren und versichern können, dass sie in der Öffentlichkeit positiv wahrgenommen werden und dass Menschen gerne bei ihnen arbeiten möchten. Der Einblick und Überblick, den Organigramm-Software hier ermöglicht, ist dabei unverzichtbar.

Dies gilt auch für das gesamte Thema New Work, denn damit einher gehen zahlreiche neue Organisationsformen: Arbeit von zu Hause oder unterwegs, Arbeit in agilen Strukturen sowie selbstorganisierten Netzwerken oder Projektgruppen. Immer öfter bestehen unterschiedliche Strukturen nebeneinander (Ambidextrie) oder wechseln sich ab: Linienorganisation, Matrixorganisation, Projektorganisation, Netzwerkorganisation. Das alles muss transparent sein und funktionieren.

Organigramme, auch „Org Charts“ genannt, stellen all das sicher. Doch vor allem Organigramm-Software leistet heute noch viel mehr als das. Hier nur ein kurzer Überblick:

• Struktur- mit Personaldaten verknüpfen
• Komplexität handhabbar machen
• Mit Veränderungen Schritt halten
• Zusammenhänge und Wirkungen aufzeigen
• Prognosen abgeben und Szenarien simulieren
• Entscheidungen auf Datenbasis treffen
• Organisation und Unternehmensführung optimieren

Organigramm-Software gibt ihren Anwender:innen Einblicke, wie Unternehmen sich aufstellen, wer an wen berichtet, wie Einheiten zusammenhängen und zusammenspielen. Sie liefert aber auch Angaben zu einzelnen Mitarbeitenden, Jobprofilen, Teams und Bereichen. Sie ermöglicht Erkenntnisse, wie People Management und Organisationsdesign zusammenspielen, wie Einzelaspekte guter Unternehmensführung und zeitgemäßer Personalarbeit sich entwickeln, wo Risiken bestehen und wie ihnen zu begegnen wäre.

Das gelingt, wenn Erkenntnisse anschaulich aufbereitet, auf dieser Basis Probleme erkannt und Lösungen simuliert werden. In der Folge können der Zuschnitt eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Teams angepasst, und Prozesse optimiert werden. Best-in-Class-Software ermöglicht so den Dreischritt Visualize – Analyze – Optimize, sie bildet also nicht nur komplexe Unternehmensstrukturen, Berichtslinien, Zuständigkeiten, Abhängigkeiten und Personalpraktiken tagesaktuell ab. Sie hilft auch, Entscheidungen zu treffen, wie Unternehmen, Abteilungen oder Teams besser aufgestellt werden und Arbeits- und HR-Prozesse besser laufen könnten.

Klarheit über die Organisationsstruktur gewinnen
Organigramme geben eine deutliche Übersicht über die Struktur eines Unternehmens. Sie zeigen, wie verschiedene Abteilungen miteinander verbunden sind und welche Rollen bestimmte Personen oder Teams spielen.

Effiziente Kommunikation gewährleisten
Mit einem Organigramm wissen Mitarbeitende genau, an wen sie sich bei bestimmten Problemen oder Anfragen wenden müssen. Dies kann Missverständnisse reduzieren und die Kommunikationseffizienz erhöhen.

Einfaches Onboarding
Für neue Mitarbeitende kann es eine Herausforderung sein, die Strukturen und die Rollen in einem Unternehmen zu verstehen. Ein Organigramm bietet eine schnelle und visuelle Darstellung der Organisation, die dabei helfen kann, sich schneller einzuarbeiten.

Planung und Reorganisation
Organigramme helfen Führungskräften dabei, Lücken in der Organisationsstruktur zu erkennen oder Bereiche zu identifizieren, in denen Ressourcen umverteilt werden müssen. Somit sind sie ein nützliches Werkzeug für das Management bei strategischen Entscheidungen.

Transparente Entscheidungen
Ein klar definiertes Organigramm fördert die Transparenz innerhalb des Unternehmens, indem es zeigt, wie Entscheidungen getroffen werden und wer für was verantwortlich ist.

Unternehmenswachstum ermöglichen
Mit der Expansion von Unternehmen, insbesondere international oder über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg, kann die Organisationsstruktur komplexer werden. Organigramme unterstützen dabei, diese Komplexität zu managen und allen Beteiligten einen klaren Überblick zu bieten.

Förderung der Unternehmenskultur
Ein Organigramm kann auch dazu beitragen, die Kultur und Werte eines Unternehmens zu kommunizieren. Es kann zum Beispiel zeigen, wie Teamarbeit und Zusammenarbeit verbessert werden oder wie flach oder hierarchisch eine Organisation strukturiert ist.

Technologischer Fortschritt
Mit modernen Softwarelösungen können Organigramme heute einfach erstellt, aktualisiert und geteilt werden. Dies macht sie zu einem leicht zugänglichen und interaktiven Werkzeug für Mitarbeitende auf allen Ebenen.

Organigramme tragen also dazu bei, die Effizienz, Kommunikation und das Verständnis innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Es ist daher mehr als nachvollziehbar, warum ihre Bedeutung im Geschäftsumfeld weiter zunehmen wird.