Was ist Organisationsdesign?

Dem Grundkonzept des Organisationsdesigns liegt die Annahme zugrunde, dass sich Mitarbeitende in Unternehmen nie zufällig verhalten. Es ist viel eher so, dass sie ihr eigenes Verhalten an die Rahmenbedingungen im Unternehmen bzw. in ihrer Abteilung anpassen. Dabei ist es egal, ob es das Verhalten im Innenverhältnis oder zu Lieferanten und Kunden betrifft. Die Strukturen, Rollen, Regeln und Prozesse, die Unternehmen für ihre Leistungserbringung wählen, nennt man dann Organisationsdesign. In diesem Beitrag lernen Sie, was Organisationsdesign ist und welche Ziele es verfolgt, warum Organisationsdesign wichtig ist und welche Schritte ein Unternehmen gehen muss, um ein effizientes Organisationsdesign aufzusetzen.

Beim Organisationsdesign wird daran gearbeitet, die effizienteste Organisationsstruktur für das eigene Unternehmen zu finden. Zwei zentrale Ebenen sind dabei besonders relevant:

1. Die Aufbauorganisation
In der Aufbauorganisation wird die Organisationsstruktur des Unternehmens bestimmt. Dabei geht es darum, die notwendigen Rahmenbedingungen für nachhaltiges Wachstum und effiziente Abläufe aufzusetzen. Hier wird dann auch definiert, welche Bereiche sinnvoll sind, welche Ebenen existieren sollen und wie eine angemessene Hierarchie aussehen kann.

2. Die Ablauforganisation
Die Ablauforganisation wird u.a. auch als Zusammenarbeitsmodell bezeichnet. Hier wird definiert, welche Rollen in der Organisation existieren und nach welchen Regeln die Zusammenarbeit organisiert ist. Hierzu zählt auch die Abstimmung darüber, auf welche Art Entscheidungen herbeigeführt werden und welche Formen von Meetings als sinnvoll zu betrachten sind.

Ein gutes Organisationsdesign bezieht beide Perspektiven gleichberechtigt mit ein. Dadurch werden die angestrebten Ziele des Unternehmens auf der einen Seite mit der Aufbauorganisation strukturell verankert und andererseits in der täglichen Arbeit mit der Ablauforganisation nachhaltig verinnerlicht.

Zu den grundlegenden Zielen bei der Entwicklung eines Organisationsdesigns gehören:

Wenn es darum geht, unterschiedliche Zielsetzungen unter einen Hut zu bekommen, dann kommt Ambidextrie ins Spiel. Hier geht es um das Ausbalancieren von fixen und flexiblen Strukturen sowie Mindsets, um an den richtigen Stellen Effizienz zu gewährleisten und gleichzeitig an anderen Orten Exploitation, d. h. Ausprobieren und Innovieren, zu ermöglichen. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die ambidexter arbeiten, in der Lage sind, sowohl neue Ideen und Konzepte zu entwickeln als auch ihre bestehenden Geschäftspraktiken zu verbessern.

Eine ambidextre Organisation fördert Innovationen, indem sie Ressourcen, Kreativität und Zeit in die Entwicklung neuer Ideen investiert. Gleichzeitig optimiert sie ihre Arbeitsroutinen, um sicherzustellen, dass ihr Bestandsgeschäft leistungsfähig, schlank und wettbewerbsfähig bleibt. Letztendlich kann dies zu einem besseren Geschäftsergebnis führen, da das Unternehmen in der Lage ist, schneller auf Veränderungen in der Geschäftswelt zu reagieren und seine Wettbewerbsvorteile zu erhalten oder auszubauen.

Unternehmen müssen einige Prozessschritte durchlaufen, um die für sie effizienteste Organisationsform herauszuarbeiten und langfristig eine bessere Unternehmensperformance zu gewährleisten. Dabei geht es darum, das Potenzial der eigenen Organisation voll zur Entfaltung zu bringen.

1. Schritt
Den Ausgangspunkt bilden die Definition einer Vision, einer Strategie und von Unternehmenszielen. Die Vision repräsentiert dabei den Kundennutzen und das Business in der Zukunft. Gleichzeitig legt sie die Basis für die Strategie, die beschreibt, wie die Vision zu realisieren ist. Diese wiederum wird durch Ziele, die gleichzeitig auf die Strategie und Vision einzahlen, operationalisiert.

2. Schritt
Im zweiten Schritt klärt eine Analyse des Status quo, wo Ihr Unternehmen aktuell steht, bezogen auf Fragen wie: Was funktioniert gut und was nicht? Was sind die wichtigsten Herausforderungen? Wie sieht die Organisationskultur aus? Welche Rahmenbedingungen sind zu beachten? Wie sieht die Einhaltung von Governance und rechtliche Anforderungen aus? Wie sehen die internen Stärken, also der Resource Based View, gegenüber externen Anforderungen des Markts, des Wettbewerbs, der Branche, also des Position Views, aus?

3. Schritt
Beim iterativen Organisationsdesign wird dann auf der Grundlage des bereits definierten Zielbilds und der Analyse des Status quo schrittweise ein passendes Organisationsdesign konzipiert. Hierbei ist es wichtig, eine ganzheitliche Perspektive zu berücksichtigen und verschiedene Aspekte sowie Feedback zu integrieren.

4. Schritt
Relevant ist zudem ein an die Unternehmenskultur und die Umfeldbedingungen angepasster Transformationsprozess. Dies ist ein entscheidender Faktor, um das geplante Resultat der Organisationsentwicklung auch wirklich zu erreichen.

Was muss bei der Transformation von einem alten Organisationsdesign hin zum neuen beachtet werden? Für die Entwicklung eines Organisationsdesigns gibt es fünf Leitfaktoren:

1. Die Strategie
Hier werden die strategischen Prioritäten Ihrer Organisation definiert. Damit ist die Strategie der wichtigste Einflussfaktor für die Entwicklung des Organisationsdesigns.

2. Die Umwelt
Die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens und seine Positionierung werden durch das Umfeld beeinflusst, in dem Ihr Unternehmen agiert. Wenn sich ein Umfeld in kurzen Zyklen verändert, wie es zum Beispiel in der Digitalwirtschaft der Fall ist, sollte das Organisationsdesign seinen Fokus mehr auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit richten. Sind die Umweltfaktoren hingegen tendenziell stabil, verläuft das Organisationsdesign eher in Richtung Effizienz.

3. Die Technologie
Auf welche Software-Lösungen Ihr Unternehmen zurückgreifen kann, bestimmt den Erfolg des Organisationsdesigns. Innovative Lösungen wie Ingentis org.manager liefern wichtige Erkenntnisse, unterstützen neuartige Prozesse und schaffen Transparenz.

4. Die Unternehmensgröße
Die Größe Ihres Unternehmens hat einen signifikanten Einfluss auf das Organisationsdesign. So liegt es auf der Hand, dass 30 Mitarbeitende an einem einzelnen Standort andere Abläufe und Strukturen benötigen als 30.000 über verschiedene Länder und Kulturen verteilte Mitarbeitende.

5. Die Kultur
Für Mitarbeitende und auch potenzielle Kandidat:innen ist die Kultur im Unternehmen zu einem der Hauptfaktoren für die eigene Zufriedenheit bei der Arbeit geworden. Daher ist die Frage, welche Kultur im Unternehmen vorherrscht, sowohl entscheidend für das Organisationsdesign als auch relevant für dessen Umsetzung. So verträgt sich flexible, selbstbestimmte Arbeit nicht so gut mit starren und zahlreichen Hierarchiestufen.

Professionelle Software-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, ein durchdachtes und auf Fakten basierendes Organisationsdesign zu entwerfen. Ingentis org.manager sorgt für die Visualisierung von Zusammenhängen, damit eine fundierte Analyse der aktuellen Situation möglich wird. Auf dieser Grundlage werden Optimierungen vorgenommen, die sich vor der eigentlichen Umsetzung auch über Simulationsfunktionen testen und bewerten lassen.

Ingentis org.manager versetzt Unternehmen jeglicher Branche damit in die Lage, HR- und Organisationsdaten automatisch und bedarfsgerecht zu visualisieren, den Ist-Zustand der Organisation umfassend zu analysieren, Soll-Zustände zu designen und die Strukturen in der Folge zu optimieren.