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Organisationsdesign

Grundverständnis und erste Schritte

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In unserer schnelllebigen Welt gibt es nur eine Konstante: den Wandel. Daher ist es für Unternehmen von großer Bedeutung, flexibel zu sein und sich schnell an veränderte Bedingungen anpassen zu können. Nur Firmen, die sich tiefgreifend mit dem Thema Organisationsdesign auseinandersetzen und so ihre organisatorische Leistungsfähigkeit erhalten, sind heute überlebensfähig – und sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Was genau ist Organisationsdesign – und warum ist es wichtig?

Wir verstehen unter Organisationsdesign das Schaffen einer Umgebung, die es Unternehmen ermöglicht, die gesetzten Ziele zu erreichen, den Corporate Purpose zu erfüllen und – besonders wichtig! – die eigene Vision umzusetzen. Da sich die genannten Aspekte von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, gibt es bei der Gestaltung von Organisationsdesigns keine pauschal richtige Vorgehensweise. Vielmehr muss jede Firma den Ansatz finden, der zu ihrer Strategie und ihren Anforderungen passt.

Die Mischung aus sich ständig ändernden äußeren Umständen und eigenem Wachstum oder Fortschritt macht es für Organisationen heutzutage unerlässlich, etablierte Prozesse und Strukturen permanent auf den Prüfstand zu stellen. Nur so bleiben sie effizient, effektiv und letztlich wettbewerbsfähig. Organisationsdesign ist daher nicht als einmaliges Projekt zu verstehen, sondern vielmehr als kontinuierlicher, zyklischer Prozess. Typischerweise beginnt er damit, dass die bestehenden Prozesse und Strukturen kritisch hinterfragt werden. Daraus lassen sich dann in der Regel viele Handlungsempfehlungen ableiten, wie die Arbeitsergebnisse verbessert und die angestrebten Ziele leichter erreicht werden können. Sind die Veränderungen in Kraft getreten, folgt eine erneute Evaluation, um zu überprüfen, ob sich die gewünschten Resultate einstellen. Der Organisationsdesignprozess beginnt somit von vorne.

Erst wenn dieser Zyklus fester Teil der Grundwerte eines Unternehmens geworden ist, wird nachhaltige organisatorische Effektivität möglich.

Worauf gilt es in puncto Organisationsdesign zu achten?

Vor und während des Organisationsdesignprozesses gibt es einige Aspekte zu beachten:

Welche Strategie verfolge ich?

Die jeweils verfolgte Unternehmensstrategie ist der vielleicht wichtigste Faktor, den Sie beim Organisationsdesign berücksichtigen sollten. Schließlich besteht das übergeordnete Ziel darin, die Mitarbeiter samt ihren Aufgaben und Kompetenzen mit der Strategie und den Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Wer ein niedrigpreisiges Produkt für die große Masse anbietet, braucht in aller Regel eine andere Organisationsform als jemand, der exklusive Artikel für eine kleine Zielgruppe im Sortiment hat. Fragen Sie sich daher beispielsweise, ob und in welchem Ausmaß eine Koordination und Kooperation zwischen verschiedenen Abteilungen nötig ist. Die Antwort darauf sollte sich im Ergebnis Ihres Organisationsdesignprozess widerspiegeln.

In welchem Umfeld bin ich unterwegs?

Wie eingangs erwähnt muss heutzutage jedes Unternehmen mit sich ständig verändernden Bedingungen zurechtkommen. Fakt ist aber auch: Für einige Firmen kommen diese Veränderungen häufiger und mit größerem Ausmaß als für andere. Wie stabil das Umfeld eines Unternehmens ist, wird unter anderem beeinflusst durch:

  • den Industriezweig, in dem das Unternehmen tätig ist,
  • die Rohstoffe, die für die Produktion benötigt werden,
  • die Arbeitsmarktsituation,
  • die jeweils geltenden Regelungen und Vorschriften und
  • die Kultur des Landes, in dem das Unternehmen tätig ist.

Generell gilt: Je instabiler das Umfeld eines Unternehmens, desto wichtiger ist dessen Anpassungsfähigkeit. Firmen, die in einem tendenziell stabilen Umfeld unterwegs sind, können hingegen auf standardisierte Prozesse setzen und ihre Effizienz so erhöhen.

Welche Technologie nutze ich?

Bevor Sie damit beginnen, die gesamte Firma umzustrukturieren, sollten Sie einen Blick auf die aktuell genutzte Technologie werfen. Sind bereits Systeme im Einsatz, die Sie schnell mit allen notwendigen Informationen versorgen, damit Sie fundierte Geschäftsentscheidungen treffen können? Oder müssen Sie sich die benötigten Daten erst aus verschiedenen Excel-Tabellen zusammensuchen? Die Antwort auf diese Frage kann großen Einfluss auf Ihren Organisationsdesignprozess haben.

Sind Ihre Mitarbeiter bereit für Veränderung?

Organisationsdesign führt früher oder später immer auch dazu, dass sich Ihre bisherigen Geschäftsprozesse und/oder -strukturen verändern. Daher ist es von größter Bedeutung, dass Sie Ihre Mitarbeiter vorab ins Boot holen und Ihr Team bereit ist, die veränderten Bedingungen mitzutragen. Das kann herausfordernd sein! Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, warum die alten Gewohnheiten abgelegt werden sollen – und zeigen Sie Verbesserungspotenziale auf, die dadurch entstehen. Halten Sie Ihre Mitarbeiter während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden und kommunizieren Sie Pläne, Ergebnisse und so weiter. Wichtig ist, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt!

Größe und Entwicklung des Unternehmens

Wenn Unternehmen mit der Zeit wachsen, verändern sich automatisch auch die Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Umso wichtiger ist es, dass Sie den eigenen Entwicklungsstand auf dem Schirm haben und sicherstellen, dass Ihre Strategien und Ziele dazu passen. Je größer Ihr Unternehmen wird, desto komplexer werden die Prozesse. Finden Sie also Wege, Ihre Organisationsstrukturen anzupassen – und verlieren Sie Ihre Ziele dabei nicht aus den Augen.

Mehr als nur die Struktur

Beim Organisationsdesign sollten Sie nicht nur die Organisationsstruktur im Fokus haben. Es ist ebenfalls wichtig, die Prozesse, Strategien und deren Zusammenhänge zu verstehen. Denn letztlich sind sie es, die das Unternehmen – im Positiven wie im Negativen – ausmachen. Wenn Sie erstmal identifiziert haben, wo Dinge falsch laufen und wie sie gefixt werden können, ergeben sich notwendige Veränderungen der Organisationsstruktur fast von allein.

Wie Ingentis org.manager den Organisationsdesignprozess erleichtert

Ingentis org.manager hält viele Features bereit, die Sie bei Ihrem Organisationsdesignprozess unterstützen. Dank der erweiterten Funktionen zur Datenvisualisierung können alle möglichen Daten in fast jeder gewünschten Form dargestellt werden. Auf diesem Wege gewinnen Sie schnell einen umfangreichen Überblick über alle Informationen, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Dabei bestimmen Sie, auf welche Aspekte Sie sich konkret fokussieren wollen.

Zudem verfügt Ingentis org.manager über ein leistungsstarkes Workforce-Modeling-Feature und stellt so eine noch wertvollere Lösung rund um Ihren Organisationsdesignprozess dar. Beispielsweise können Sie verschiedene „Was wäre wenn“-Szenarien auf Basis der aktuellen Organisationsstruktur durchspielen. Alle betroffenen Kennzahlen werden automatisch aktualisiert, die Folgen einer möglichen Umstrukturierung sind somit sofort ersichtlich und evaluierbar. Auf diese Weise erleichtert Ingentis org.manager den Prozess des Organisationsdesigns nicht nur, sondern hilft Ihnen auch dabei, Entscheidungen zu treffen, die tatsächlich zum gewünschten Ergebnis führen.

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