Organisationsgestaltung und HR-Analytik

Die Gestaltung von Organisationen ist ein grundlegender Bestandteil dessen, was eine Organisation erfolgreich macht, und eine strategische Geschäftsaktivität, die ich spannend und interessant finde. Als freiberuflicher Berater für organisatorische Effektivität ist meine Arbeit mit Kundenorganisationen in der Regel prinzipienorientiert, evidenzbasiert und ergebnisorientiert. Ich arbeite gerne mit Organisationen zusammen, die sich bewusst von ihren Grundsätzen leiten lassen, z. B. mit Organisationen, die die Ethik in den Vordergrund ihrer Entscheidungsfindung stellen wollen, die vielleicht eine Dienstleistung auf der Grundlage einer Reihe von Werten erbringen, die leistungsstark sind oder die sich selbst in ein effizientes und effektives Unternehmen verwandeln wollen.

Eine prinzipiengeleitete Organisation hat einen Sinn und eine Bedeutung, die ich unglaublich reizvoll finde. Diese Art von Organisation kann das Beste aus ihren Mitarbeitern herausholen, indem sie einen klaren Auftrag, eine Strategie und ein Ziel formuliert. Ich finde auch, dass solche Organisationen den besten „Berater“ in mir zum Vorschein bringen, „prinzipienorientiert, evidenzbasiert und ergebnisorientiert“ in meinem Ansatz. Für mich gibt es eine klare Korrelation zwischen dem Zweck der Organisation und der Leistung des Einzelnen. Während ich meine Kunden mit meinem Fachwissen berate, lege ich genauso viel Wert auf genaue und verlässliche Daten als Grundlage für organisatorische Entscheidungen und auf die Erzielung von Ergebnissen für meine Kunden.

Organisationsdesign ist eine großartige Gelegenheit, die Form und die Richtung einer Organisation zu beeinflussen, vielleicht in Richtung einer Organisation, die von Prinzipien geleitet ist. Ich bin gerne von Anfang an dabei, wenn ein Bedarf an Organisationsdesign festgestellt wird, bis hin zum Übergang der Organisation vom aktuellen zum zukünftigen Zustand. Organisationsdesign spricht meinen Sinn für Leistung und den Wunsch an, die Lebensumstände des Einzelnen am Arbeitsplatz zu verbessern und meinen Kunden zu helfen, durch die Schaffung einer neuen Organisation oder die Anpassung einer bestehenden Organisation organisatorischen Erfolg zu erzielen.

Ein effektiver Ansatz zur Organisationsgestaltung erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der aktuellen Organisation, d.h. ihrer Mitarbeiter, Struktur, Prozesse, Arbeitsweisen, Technologien und Kultur. Einer der besten Wege, um eine Organisation zu verstehen, besteht darin, aus Daten Erkenntnisse über die Organisation zu gewinnen. Eine Organisation ist nichts anderes als die lebendige Verkörperung einer Strategie. Das bedeutet, dass ihre „organisatorische Hardware“ (d. h. Menschen, Strukturen, Prozesse, Technologien und Steuerung) und ihre organisatorische Software (Werte, Normen, Kultur, Führung sowie Fähigkeiten und Bestrebungen der Mitarbeiter) ausschließlich im Dienste einer bestimmten Strategie gestaltet werden müssen (Ron Carucci und Jarrod Shappell, Design Your Organization to Match Your Strategy, Harvard Business Review, 6. Juni 2022).

Organisationsdesign ist eine Unternehmenspraxis, die sich auf organisatorische Hard- und Software konzentriert, mit dem Ziel, einer Organisation einen Sinn und eine Bedeutung zu geben und die richtige Organisationsstruktur zu entwickeln, um ihren Zweck zu erreichen.

Organisationsdesign ist ein systematischer und ganzheitlicher Ansatz zur Ausrichtung und Zusammenführung aller Teile einer Organisation, um die definierten strategischen Ziele zu erreichen (Jeroen van Bree. Organization Design: Frameworks, Principles, and Approaches. S.26). Bei der „Ausrichtung“ im Kontext der Organisationsgestaltung geht es nicht nur darum, Prioritäten zu kommunizieren und Ziele von oben nach unten durch intensive Kommunikationskampagnen, Leistungsmanagement und die Gestaltung von Budgets zur Unterstützung von Prioritäten zu kaskadieren. Das Problem besteht darin, dass solche Praktiken die Ausrichtung dem Einzelnen überlassen und die systematischen organisatorischen Faktoren ignorieren, die erforderlich sind, damit die Strategie funktioniert (Ron Carucci und Jarrod Shappell, Design Your Organization to Match Your Strategy, Harvard Business Review, 6. Juni 2022). Wenn es um die Umsetzung der Strategie geht, bedeutet Ausrichtung, dass alle Vermögenswerte des Unternehmens auf die Strategie ausgerichtet werden und dass sichergestellt wird, dass keine Verwirrung darüber entsteht, was jeder Teil des Unternehmens tut, um seinen Zweck und seine Bedeutung mit Leben zu erfüllen.

• Überprüfung der Wünsche und Bedürfnisse der Organisation (Bedürfnisse der Stakeholder)
• Analyse der Lücke zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand (zukünftiger Zustand)
• die Entwicklung organisatorischer Praktiken, die diese Lücke schließen (organisatorische Hardware und Software)

Um zu entscheiden, was funktioniert und was nicht, ist oft eine Überprüfung der gesamten Organisation und ihres internen und externen Kontexts erforderlich. Organisatorisches Design wird oft als organisatorische Neugestaltung bezeichnet. In den meisten Fällen gibt es eine bestehende Organisation, deren Design wir verbessern wollen, und in einigen Fällen gibt es keine Organisation, deren Design wir aufbauen wollen.

Die Bedingungen werden auch als die internen Eigenschaften der Organisation selbst bezeichnet. Sie sind typische Auslöser dafür, die Gestaltung einer Organisation zu überprüfen und die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um dysfunktionale Verhaltensweisen zu beseitigen oder sie ganz zu vermeiden.

Organisationsdesign ist in der Regel eine Aktivität, die von den Unternehmen geleitet wird; es ist jedoch auch durchaus möglich, dass die Personalabteilung die Praxis leitet, um die Unternehmensleistung zu steigern. Wenn die Personalabteilung federführend ist, hat dies den Vorteil, dass die Organisationskultur, die Fähigkeiten, die Werte und die Beziehungen in der Praxis eher berücksichtigt werden. Es bedarf eines systemischen Ansatzes, um diese Elemente zu verstehen und um zu erkennen, wie sie Verhalten und Leistung beeinflussen. Die Rolle der Personalabteilung bei der Förderung des Wandels in Organisationen durch einen ganzheitlichen und humanistischen Ansatz stellt den Menschen in den Mittelpunkt des Prozesses (van Bree, Jeroen. Organization Design: Frameworks, Principles, and Approaches, S.26).

Letztendlich besteht das Ziel des Organisationsdesigns darin, die Art und Weise, wie die Organisation organisiert ist, mit ihrem Auftrag, ihrer Strategie und ihren Grundsätzen in Einklang zu bringen und eine Organisation zu schaffen, in der sich ihre Mitarbeiter entfalten und etwas bewirken können.

Daten über den Personalbestand werden in der Regel aus den Systemen eines Unternehmens wie ERP- oder HR-Systemen und aus anderen Quellen wie Excel, PowerPoint und aktiven Verzeichnissen gesammelt. Am besten ist es, die Daten durch einen automatisierten Prozess zu erfassen, der den manuellen Aufwand überflüssig macht. Der nächste Schritt besteht dann darin, die Daten so zu visualisieren und zu analysieren, dass sie einen unmittelbaren Einblick in die Daten ermöglichen. All dies ist natürlich leichter gesagt als getan. Viele Personalabteilungen haben keinen Zugang zu modernen Datenanalyse- und Visualisierungstechnologien, was einen großen Nachteil für die Rolle der Personalabteilung bei der Organisationsgestaltung darstellt. Allzu oft ist die Personalabteilung durch mühsame Arbeitsabläufe eingeschränkt, die Personaldaten in statischen Excel-Tabellen und Diagrammen darstellen. Es ist klar, dass die Erfassung der Daten viel Aufwand bedeutet, aber sie schränkt auch das Potenzial der Personalabteilung als vertrauenswürdiger und glaubwürdiger Partner ein. Daten haben einen größeren Wert, wenn sie Analysen und Erkenntnisse liefern.

Die Visualisierung von Daten ist ein hervorragender Ausgangspunkt, um eine erkenntnisorientierte Entscheidungsfindung innerhalb einer Organisation zu fördern. Sie kann auf harten Zahlen beruhen (Positionen, Kontrollbereiche, Hierarchieebenen), aber auch weiche Elemente (Fähigkeiten, Mitarbeiterzufriedenheit, Kulturindikatoren) umfassen. Dies hilft den Entscheidungsträgern, das Vorhandensein oder Ausmaß eines Bedarfs oder Problems, mögliche Ursachen und potenzielle Lösungen zu erkennen.

Die Visualisierung und Analyse von Daten in der Organisationsentwicklung umfasst typischerweise:

• Visualisierung von Echtzeit-Organigrammen
• Visualisierung von Personaldaten: Positionen, Personalbestand/Vollzeitäquivalent, Besoldungsgruppen, Hierarchieebenen, Kontrollspannen, Gesamtpersonalkosten auf organisatorischer, funktionaler, abteilungsbezogener, Team- oder individueller Ebene, Personalbesetzungszahlen auf organisatorischer, funktionaler, abteilungsbezogener oder Teamebene.

Die Möglichkeit, von der Organisationsebene bis zur individuellen Ebene vorzudringen, ermöglicht es den Entscheidungsträgern, das Ausmaß oder die Art eines Problems aus mehreren Perspektiven zu betrachten. Ein erkenntnisorientierter Ansatz kann den Entscheidungsträgern organisatorische Faktoren oder objektive Indikatoren an die Hand geben, die Aufschluss darüber geben, wie gut die Organisation arbeitet, wie sie Verbesserungen verfolgt und wie groß ein Problem ist. Dies kann dazu dienen, die Notwendigkeit einer umfassenderen Organisationsgestaltung zu begründen.

HR Analytics stellt auch sicher, dass organisatorische Entscheidungen auf Fakten beruhen und nicht auf veralteten Erkenntnissen, kurzfristigen Modeerscheinungen, natürlichen Vorurteilen, überholten Weisheiten oder oberflächlichen Schnelllösungen. Sie schafft einen Kernbestand an präzisem und zuverlässigem Wissen und damit ein größeres Vertrauen in die Personalarbeit.

Sie verleiht der Personalabteilung mehr Gewicht, führt zu einem größeren Einfluss auf die Entscheidungsträger und wirkt sich positiv auf die Arbeit aus:

Wie Sie bereits wissen, entspricht diese Art von Wirkung meinem eigenen Gefühl von Erfolg. Es mag Sie überraschen zu hören, dass HR Analytics eine so zielgerichtete und sinnvolle Rolle für Organisationen und ihre Mitarbeiter spielen kann.

Die größte Herausforderung besteht darin, die Prinzipien der Organisationsgestaltung in Zielkriterien zu übersetzen. In der Anfangsphase der Organisationsentwicklung höre ich mir genau an, was mein Kunde erreichen möchte. Ich versuche, die expliziten und impliziten Annahmen zu erkennen, die die neue Organisation prägen werden, und erstelle oder konfiguriere dann ein HR Analytics Dashboard, um diese Annahmen zu visualisieren und zu analysieren. Oft beziehe ich den Kunden in die Konfiguration des Dashboards mit ein. Dies trägt dazu bei, den Entscheidungsträger in die Ergebnisse des Dashboards einzubeziehen und so seine Entscheidungsfindung zu beeinflussen.

Drei Dinge kommen mir in den Sinn, wenn ich darüber nachdenke, was in meinem Ansatz zur Organisationsgestaltung gut funktioniert und das Beste in mir als „prinzipiengeleiteter, evidenzbasierter und ergebnisorientierter“ Praktiker für organisatorische Wirksamkeit zum Vorschein bringt:

Ingentis org.manager kombiniert People Analytics und Org Design, um das volle Potenzial von Menschen und Organisationen zu erschließen. Auf der Grundlage von Org-Charting bietet Ingentis umfassende datengestützte Bewertungs- und Prognosemethoden zur Optimierung von HR-Verfahren und Organisationsentwicklung.